WAS IST LEGAL SPEND MANAGEMENT? 

Mit dem Begriff Legal Spend Management lassen sich zusammengefasst alle Maßnahmen zur Steuerung von Kosten für externe Rechtsberatung bezeichnen. Dies beinhaltet sowohl die Steigerung der Ausgaben-Transparenz als auch die Identifizierung und Reduktion von Kosten sowie die Budgetierung zukünftiger Ausgaben. 

WIESO EINE SPEZIFISCHE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DAS LEGAL SPEND MANAGEMENT NOTWENDIG IST: 

Ein klassisches Legal Team erhält Tausende von Rechnungen pro Jahr. Die manuelle Überprüfung dieser Rechnungen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Der erste Schritt im Managen von Kosten auf Matterbasis besteht darin, die Prüfung der Rechnungen zu automatisieren – auch bekannt als eBilling oder Legal eBilling. Legal eBilling unterscheidet sich in einigen Punkten von einem allgemeinen Kreditorenbuchhaltungssystem und ist für das Legal Spend Management unerlässlich: 

• Je nach Unternehmen greifen unterschiedliche Billing Guidelines – diese regeln, welche Posten durch Kanzleien in Rechnung gestellt werden dürfen und wie diese abzurechnen sind. Sich als Inhouse-Jurist:in all diese Regeln zu merken und beim Sichten einer Rechnung anzuwenden ist nahezu unmöglich, weshalb bei dem Versuch die Rechnungsprüfung manuell abzubilden immer wieder Fehler geschehen werden. An dieser Stelle setzen eBilling-Systeme an: Sie ermöglichen es dem Inhouse Legal Team, Regeln aufzustellen anhand derer eingehende Rechnungen automatisiert auf Billing Guidelines überprüft, genehmigt, abgelehnt oder für weitere Prüfungen markiert werden. 
• Eine Rechnung für anwaltliche Dienstleistung kann eine Vielzahl von Line Items für verschiedene Arbeits- und Aufgabencodes enthalten. Ein Standard Accounts Payable (AP)-System kann diese nicht effektiv verfolgen. Ein eBilling-System ermöglicht es Kanzleien, Rechnungen im LEDES-Format einzureichen, was das Verwalten und das Reporten anhand der Aufgabencodes ermöglicht. Zudem wird dem Rechtsteam erlaubt, die Kosten verschiedener Tätigkeiten zu analysieren, den Wert zwischen verschiedenen Kanzleien zu vergleichen und den Personalbestand sowie die Ausgaben für zukünftige Arbeit zu budgetieren. 
• Einige Legal eBilling-Tools ermöglichen es Kanzleien, ihren Work-In-Progress (WIP) einzureichen. Das Inhouse Rechtsteam überprüft die Arbeit, die die Kanzlei in Rechnung stellen möchte, und kann diese direkt annehmen oder ablehnen. Dies bedeutet, dass Rechnungen theoretisch genehmigt werden, bevor sie offiziell eingereicht werden. So werden unerwartete Rechnungsbeträge vermieden und die Anzahl der abgelehnten Rechnungen reduziert, sowie die Begleichung offener Rechnungen an die Kanzleien beschleunigt. 
• Die meisten Legal Spend Management-Tools enthalten auch Funktionen für die Verwaltung von Matter, die in einem AP-System nicht vorhanden wären. Die Matter-Daten geben ein umfassenderes Bild der juristischen Arbeit und der damit verbundenen Kosten ab. 

EBilling-Systeme lassen sich auf Wunsch in die Kreditorenbuchhaltung integrieren, so dass die Buchhaltungsprozesse des Unternehmens weiterhin eingehalten werden können und das Rechtsteam ein zusätzliches Maß an Transparenz und Kontrolle erhält, um die juristischen Ausgaben effektiv zu verwalten. 

LEGAL SPEND MANAGEMENT SOFTWARE: MEHR ALS NUR ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG 

Während die elektronische Rechnungsstellung in Rechtsabteilungen durch die Durchsetzung von Abrechnungsrichtlinien und die Steigerung der Teamproduktivität schnell zu einer Kosteneinsparungen führt, geht ein umfassendes Legal Spend Management noch weiter darüber hinaus. Wenn die durch die Kanzleien eingereichten Rechnungen nach gewisser Zeit konformer mit ihren Abrechnungsrichtlinien werden, beginnen sich die Einsparungen durch die Einhaltung der Richtlinien zu stabilisieren. Dies geschieht in der Regel 1-2 Jahre nach der Implementierung einer LSM-Lösung. An diesem Punkt beginnen die Rechtsabteilungen, die gesammelten Daten zu den Matter-Ausgaben zu nutzen, um strategischere Ausgabenmanagement-Entscheidungen zu treffen. Die Software ermöglicht es der Rechtsabteilung, Reports über die Ausgaben für Projekte zu erstellen und die Ausgabendaten zu nutzen, um datenbasierte Beschaffungsentscheidungen zu treffen, Verhandlungen voranzutreiben und kooperative, wertorientierte Beziehungen zu ihren Kanzleien aufzubauen. Zu den Funktionen der Legal Spend Management Software gehören neben der elektronischen Rechnungsstellung auch Ausgaben-Dashboards und -Reports, RFP-Tools und spezifische juristische Analysefunktionen. 

DIE VORTEILE EINER LEGAL SPEND MANAGEMENT SOFTWARE 

Der Return on Investment (ROI) lässt sich bei Legal Spend Management Lösungen sehr leicht nachweisen, da die Kostensenkungen direkt spürbar sind und mit vielen weiteren Vorteilen einhergehen: 

• Signifikante Reduzierung der Rechtskosten. Eine typische Rechtsabteilung kann 4 EUR pro Rechnung, 5 % der externen Rechtskosten im ersten Jahr und 8 % der externen Rechtskosten nach dem zweiten Jahr einsparen (alle Angaben sind durchschnittliche Erfahrungswerte). Laden Sie unseren Inhouse Guide „Ein Business Case für Legal Spend Management“ herunter, um Ihr Einsparungspotenzial zu berechnen. 
• Beschleunigen Sie die Rechnungsbearbeitungszeit und machen Sie Gebrauch von „Frühzahlerrabatten“ der Kanzleien. 
• Sichtbarkeit von Work-In-Progress und anfallenden Kosten, ohne auf die Rechnung warten zu müssen. 
• Verfolgen und Reporten Sie über Matter-Budgets und verbessern Sie die Genauigkeit ihrer Prognosen im Laufe der Zeit. 
• Verbessern Sie die Sichtbarkeit ihrer Matter und der damit verbundenen Kosten durch Echtzeit-Dashboards und automatisierten Reports für alle Beteiligte.