ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE LEGAL E-BILLING IMPLEMENTIERUNG 

Der Geschäftsprozess der elektronischen Rechnungsstellung (Legal e-Billing) zwischen der internen Rechtsabteilung und externen Anwälten nimmt stetig zu und es existieren viele erfolgreiche Implementierungen, von denen wir lernen können. Dabei gibt es einige Erfolgsfaktoren, die bei der Einführung von e-Billing hilfreich sein können und dazu beitragen, dass sowohl die interne Rechtsabteilung als auch die Anwaltskanzleien in vollem Umfang von den Veränderungen profitieren. 

 Zwar ist das Thema Legal e-Billing in der Rechtsbranche inzwischen allgemein verbreitet, doch scheint es immer noch an detaillierten Informationen und Fachwissen zu mangeln, wenn es um die genauen Schritte geht, die sowohl die Inhouse Rechtsabteilung als auch die Anwaltskanzlei unternehmen müssen, um e-Billing zum Erfolg zu führen. 

Oberflächlich betrachtet mag e-Billing aus der Perspektive von internen Rechtsteams recht einfach erscheinen. Wir sind jedoch der Meinung, dass sich viele Rechtsabteilungen der Probleme nicht bewusst sind, die auftreten können, wenn eine e-Billing-Initiative nicht von Anfang an mit den erforderlichen Mitteln ausgestattet ist oder das Projekt nicht richtig verwaltet wird. Auch gibt es eine Reihe von „Best Practices“, die Rechtsteams kennen und anwenden sollten, um die Möglichkeiten von Legal e-Billing zu maximieren. 

Unserer Erfahrung nach sollten einige Vorbereitungen für e-Billing getroffen werden, bevor Rechtsabteilungen sich an ihre externen Kanzleien wenden, um ein e-Billing-Projekt durchzuführen – entweder direkt oder über einen der e-Billing-Vermittler. 

ERFOLGSFAKTOR 1: 
DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Es ist wichtig, dass die Einführung von Legal e-Billing als ein zweiseitiger Prozess betrachtet wird und nicht nur als etwas, das von der internen Rechtsabteilung aufgezwungen wird. Eine Checkliste für Legal e-Billing sollte erarbeitet werden, in der die wichtigsten Fragen aufgeführt sind, welche die Anwaltskanzlei beantworten können muss, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Idealerweise sollte mit der schlussendlichen Arbeit erst begonnen werden, wenn alle Fragen beantwortet sind, da sich sonst die Umsetzung erheblich verzögern kann. 

Die Checkliste sollte die folgenden Fragen enthalten: 

• Welches LEDES-Format soll verwendet werden? 
• Welche UTBMS-Codes und welches Zeiterfassungssystem sollen verwendet werden? 
• Welche Abrechnungsregeln (e-Billing Guidelines) sollen eingeführt werden? 
• Welchen Umfang hat das Projekt – einschließlich der Mandanten und der Art der Rechtsangelegenheiten? 
• Was muss die Kanzlei tun, um eine erfolgreiche Abrechnung zu erreichen? 

Im Gegenzug zu einer strengeren und transparenteren Abrechnungsdisziplin sollte sich die Inhouse Rechtsabteilung zu einer Mindestzahlungsfrist nach Genehmigung der elektronischen Rechnung verpflichten. Wenn diese Bedingungen nicht von Anfang an vereinbart werden, ist es für die Kanzlei schwierig, nachträglich Bedingungen aufzuerlegen. 

ERFOLGSFAKTOR 2: 
AUSREICHENDE E-BILLING PROJEKT RESSOURCEN AUF KANZLEISEITE 

Legal e-Billing ist ein relativ ressourcenintensiver Prozess. Eine größere Anwaltskanzlei hat wahrscheinlich mit mehr als fünf verschiedenen e-Billing-Anbietern und verschiedenen LEDES-Formaten zu tun. Das zuständige Team muss in der Lage sein, sich in jedes System einzuloggen, die Unterschiede zu verstehen und zu wissen, was zu tun ist, wenn eine Rechnung abgelehnt wird, um die Durchlaufzeit der Rechnung zu minimieren. Darüber hinaus müssen die Systeme ständig mit neuen Informationen über Gebühren und Änderungen der Abrechnungssätze aktualisiert werden, da sie sonst vom System abgelehnt werden. Man schätzt, dass eine Firma pro 200 ausgestellten elektronischen Rechnungen im Monat eine Person zur Verwaltung der Systeme einstellen muss. Ohne die nötige Erfahrung und Kompetenz bei der Verwaltung der Systeme kann sich die Einzugsdauer erheblich verzögern. 

Interne Rechtsabteilungen müssen sich dessen bewusst sein und sicherstellen, dass sie einen e-Billing-Anbieter ausgewählt haben, der den Kanzleien bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht. Professionell aufgestellte e-Billing-Anbieter wie Onit legen den Schwerpunkt auf die schnelle und qualitativ hochwertige Beantwortung von Fragen der Anwaltskanzleien, um sicherzustellen, dass nicht nur der Kunde, sondern auch die Kanzleien den bestmöglichen Service erhalten und somit der Kreislauf von Aufträgen und Rechnungen in Gang gehalten wird. 

ERFOLGSFAKTOR 3: 
E-BILLING STAKEHOLDER VON ANFANG AN MIT EINBEZIEHEN 

E-Billing muss von einer Führungsebene aus geleitet und vorangetrieben werden und erfordert gleichzeitig den Beitrag aller am Prozess Beteiligten. In Anwaltskanzleien ist e-Billing nicht nur eine Funktion der Rechnungsabteilung. Es ist etwas, das von den Sachbearbeitern, Business Development, Finanzwesen und der Rechnungsstellung verstanden werden muss und zu dem sie aktiv beitragen müssen. Die strategische Implementierung wird noch wichtiger, wenn eine Reihe von e-Billing-Projekten mit konkurrierenden Prioritäten gleichzeitig eingeführt werden. Auch innerhalb des Unternehmens, das eine Legal Spend Management Lösung einführt, müssen alle Beteiligten in den Prozess einbezogen werden – einschließlich der Rechtsabteilung, des General Counsels und neuerdings auch des Corporate Legal Operations Teams. 

ERFOLGSFAKTOR 4: 
DURCHFÜHRBARKEIT MIT DEN INTERNEN ABRECHNUNGSPROZESSEN 

Die Einführung von e-Billing erfordert auch Ressourcen des internen Teams. Insofern unterscheidet sich die Einführung eines e-Billing-Systems nicht von jeder anderen Prozessänderung vergleichbaren Umfangs. Die Rechtsabteilungen müssen sicherstellen, dass ihre eigenen internen Prozesse und Systeme in der Lage sind, die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu maximieren. Dies kann Änderungen am Kreditorenbuchhaltungssystem bedeuten, um die elektronische Annahme von Rechnungen zu ermöglichen, sobald sie zur Zahlung freigegeben wurden. Auch die internen Rechnungsprozesse sollten den Anforderungen, die eine Umstellung auf e-Billing mit sich bringt, gerecht werden. Dies wiederum kann Änderungen der bestehenden Verfahren für die Budgetgenehmigung, die Erteilung von Anweisungen in bestimmten Rechtsangelegenheiten und die Abläufe für Rechnungsprüfung und -bezahlung bedeuten.