VERHANDLUNGEN MIT EXTERNEN BERATERN – 5 BEWÄHRTE TIPPS ZUR OPTIMIERUNG IHRER LEGAL SPEND INVESTITIONEN

Die Beauftragung eines externen Rechtsbeistands mit dringenden, zeitkritischen Aufgaben (oder sogar laufenden, nicht sensiblen Projekten) kann verunsichernd sein – vor allem, wenn Sie die Finanzen Ihres Teams monitoren und die Ausgaben geringhalten müssen. Im Folgenden finden Sie daher fünf praxiserprobte Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihren externen Legal Spend sinnvoll einsetzen und eine angemessene Rendite für jede Investition erhalten. 

1. FESTLEGEN UND DURCHSETZEN VON BILLING GUIDELINES 

Erstelle Sie spezifische und detaillierte Abrechnungsrichtlinien. Als Orientierung hilft unser Guide „Getting started with Billing Guidelines“. Dieser Ansatz mag bürokratisch erscheinen und sogar zu dem Vorwurf des Mikromanagements führen. Aber Budgetprozesse, die nicht gemanagt werden, neigen dazu, sich für die Bequemlichkeit der Beteiligten zu entwickeln und nicht für das größere Wohl des Unternehmens oder des Kunden. Wenn alle Beteiligten intern und extern wissen, was bei der Rechnungsstellung erwartet wird, gibt es weniger Überraschungen und weniger Raum für überhöhte Zahlen. 

2. PRÜFEN SIE VERGANGENE AUSGABEN- UND ABRECHNUNGSGEWOHNHEITEN UND LERNEN SIE DARAUS 

Was ist bei der Zusammenarbeit mit externen Anwälten in der Vergangenheit schiefgelaufen? Untersuchen Sie die verschiedenen Metriken und führen Sie Interviews mit Ihrem Team durch, um die Stärken und Schwächen Ihres Prozesses zu ermitteln. Betrachten Sie zunächst Ihr Ist-Budget und legen Sie dann fest, wo Sie hinwollen. Achten Sie nicht nur auf die Probleme, sondern auch darauf, was derzeit gut funktioniert, damit Sie mehr davon machen können. 

3. STÄNDIGES MONITOREN ZUR QUALITÄTSSICHERUNG 

Nachdem Sie Billing Guidelines definiert haben und festgelegt haben, wie viel Sie wofür ausgeben wollen, Ihre Leistungen gemessen und festgelegt haben, wie mit Nichteinhaltung umgegangen werden soll, haben Sie noch viel zu tun. Als Nächstes gilt es den Prozess weiterzuverfolgen und etwaigen Leerlauf oder unnötige Einschränkungen zu ermitteln. Achten Sie bei der Analyse auf doppelte Arbeitsschritte, Verschwendung von Aufgaben, überflüssige Recherchen im Rahmen von Projekten, mangelhafte Kommunikation und ungewöhnlich hohe Abrechnungssätze für Verwaltungsaufgaben wie Korrekturlesen oder Ablegen von Dokumenten. 

4. ERMITTELN SIE BENCHMARKS, UM DIE LEISTUNG DER EXTERNEN ANWÄLTE ZU MESSEN 

Wenn eine Kanzlei Ihnen beispielsweise das 1,5-fache dessen in Rechnung stellt, was Sie anderen externen Anwälten zahlen, sollten Sie den Grund dafür herausfinden. Warum zahlen Sie diesen zusätzlichen Betrag? Lohnen sich die Ausgaben oder nicht? Durch ein Benchmarking Ihrer Beziehungen zu verschiedenen Kanzleien können Sie die besten Praktiken identifizieren und Ihre Erwartungen durchsetzen. 

5. PRÜFEN SIE INTERNE ALTERNATIVEN VOR DEN VERHANDLUNGEN MIT EXTERNEN BERATERN  

Vielleicht hat der externe Berater gute Arbeit geleistet, aber auch einen relativ hohen Preis für seine Arbeit verlangt. Bevor Sie sich auf Verhandlungen einlassen, sollten Sie zuerst festlegen, welchen Satz Sie akzeptieren würden und was Ihre beste Alternative wäre, wenn Sie diesen Satz nicht erreichen können. Sie könnten zum Beispiel die Geschäftsbeziehung beenden und sich einen neuen Partner suchen, oder Sie könnten den betreffenden Vertrag kündigen und dennoch andere Geschäfte abschließen. 

Nutzen Sie Onit‘s Legal Spend Management Software BusyLamp eBilling.Space, um die Kosten für externe Anwälte zu tracken und Ihr Unternehmen effizienter und effektiver zu verwalten. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.