Year: 2015

SIND MEINE DATEN IN DER EBILLING SOFTWARE SICHER? 

Selbst viele erfahrene CFOs und hochentwickelte Finanzabteilungen tun sich schwer damit, Ausgaben angemessen zu prognostizieren und somit die erforderlichen Schritte in Buchhaltung und Rechnungswesen zu betreiben. 

Wahrscheinlich geht es Ihnen ähnlich – Sie wissen, dass es an der Zeit für Veränderung ist, sind jedoch vom Angebot überwältigt und fragen sich, wer Ihnen die maximale Datensicherheit bieten kann? Sie sind bereits überzeugt von dem Mehrwert, den Ihnen juristische eBilling Software bieten kann und benötigen nun Unterstützung dabei, Ihre Legal Operations Prozesse zu digitalisieren? 

Es gibt gute Gründe, auf die Sicherheit Ihrer Daten zu achten. So kann es zum Beispiel durchaus vorkommen, dass einige Anbieter ihre Software nicht vorab auf kundenspezifische Anforderungen testen, was Sie und Ihr Team bei der Implementierung dieser Software vor große Herausforderungen stellt. Gleichzeitig birgt gewisse Software die Gefahr, durch unpassende Prozesse und Funktionen Ihre tägliche Arbeit sogar zu erschweren oder stellt Sie – im äußersten Fall – sogar beim etwaigen Durchdringen wichtiger Rechnungsinformationen vor elementare Haftungsfragen. 

Im Folgenden finden Sie sieben Kriterien, mit denen Sie dafür Sorgen können, dass Ihre Daten in der ausgewählten Anwendung sicher sind: 

  1. Anbieterauswahl: Wählen Sie einen Anbieter, der das Thema Informationssicherheit ernst nimmt. Unsere Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space ist ISO 27001-zertifiziert, was bedeutet, dass wir über spezifische Richtlinien und Verfahren zum Identifizieren und Kontrollieren von Datenrisiken verfügen. 
  2. Softwareauswahl: Entscheiden Sie sich für eine Software mit einer repräsentativen Erfolgsbilanz. Wir arbeiten mit vielen Finanzinstituten, Banken und Anwaltskanzleien zusammen und weisen daher die notwendige Expertise hinsichtlich komplizierter regulatorischer Anforderungen auf. Wir verwenden daher ausgefeilte Verschlüsselungstechniken sowie anspruchsvolle Passwortkriterien, um Ihre sensiblen Daten bestmöglich zu schützen. 
  3. Fragenkatalog: Bevor Sie eine eBilling-Software wählen, sollten Sie sich relevante Fragen genau formulieren. Wie können Sie zum Beispiel Ihre Daten und Abrechnungsinformationen davor schützen, dass sie durch unbefugten Zugriff, Manipulation oder gar Zerstörung (etwa durch einen Brand oder Unfall) gefährdet sind? 
  4. Wachsamkeit: Seien Sie wachsam und systematisieren Sie das Überprüfen und Sichern von Daten. Selbst wenn die besten Hacker Ihre Systeme nicht knacken können, sollten Sie dennoch Anomalien oder Schwachstellen identifizieren, um Probleme zu vermeiden. 
  5. Professionalität: Vermeiden Sie die Verwendung von ungetesteten eBilling-Lösungen. Unser skalierbares SaaS-Modell ermöglicht es uns, verschiedene Module rund um Ihre Legal Operations anzubieten. Unsere Produkte sind professionell und einzigartig. 
  6. Geschwindigkeit: Reagieren Sie sofort, wenn Sie ein Sicherheitsproblem erkennen. Schnell genug erkannt, kann eine Datenpanne oder der Verlust von wichtigen Informationen eingedämmt werden. Indem Sie Ihre Abrechnungsprozesse präzise und genau verfolgen, können Sie schneller reagieren, falls ein Problem auftritt. 
  7. Verschlüsselung BusyLamp ist Vorreiter in Sachen End-to-End-Kommunikationsverschlüsselung. 

Lesen und bookmarken Sie unsere Checkliste für weitere Überlegungen zur Datensicherheit

Wir würden gerne mehr über Ihre Bedenken bezüglich Legal eBilling erfahren und Ihnen helfen, eine Lösung zu finden, die für Ihr Team und Budget geeignet ist. Treten Sie mit uns in Kontakt.  

Aus dem englischen Originalblog übersetzt. 

How Can I Be Sure My Data Is Safe with Legal E-Billing Software?

Even many otherwise highly sophisticated CFOs and financial departments have difficulty estimating expenses and doing fundamental accounting and bookkeeping, they need to control costs and keep outside counsel appropriately reined in.

You know it is time for a change to bring your legal billing process up to date. But you face a problem. Over the past several years, many legal e-billing software and billing apps have sprouted up. While you see the value of this kind of software, in the abstract, you are probably overwhelmed by all the choices and concerned about security and safety.

You’re not being paranoid. There are excellent reasons to be concerned. First of all, untested software (or at least software untested for the kinds of billing needs you need to get done) is out there and can expose you and your team to problems.

You want to maintain control of the billing process and avoid exposure to liability risks (for instance, what if billing data somehow got leaked?). Likewise, you want software without superfluous features that could complicate what you are trying to do.

LEGAL E-BILLING: HOW TO TELL IF YOUR BILLING SOFTWARE IS SECURE ENOUGH

Here are some tips for ensuring your data is safe with the legal e-billing application you select.

  • Choose a provider that takes information security seriously. BusyLamp is ISO 27001 certified, meaning we have a framework with specific policies and procedures around data risk identification, implications, and control.
  • Choose software with an excellent track record. BusyLamp works with many financial institutions, banks, and law firms. Our software helps them comply with complicated regulatory requirements, and we successfully work with institutions with significant data and privacy concerns. We use sophisticated encryption techniques as well as password-protected access to safeguard data.
  • Before purchasing billing software and installing it, ask good questions. For instance, how can you protect data and billing information from being vulnerable to unauthorized access, manipulation, or destruction due to a fire or accident?
  • Be watchful and systematize data review and backup. Even if the best hacking minds could not crack your systems, you still want to assess your billing statements and processes regularly to identify anomalies or red flags that could indicate problems.
  • Avoid using untested legal e-billing solutions. BusyLamp’s scalable software as a service model has allowed us to provide diverse e-billing and fee-tracking tools. Our product is unique in the world of legal expense management.
  • Respond immediately if you identify a security issue. A data breach or loss of important information is containable if caught quickly enough. By tracking your billing processes precisely and accurately, you will be able to respond faster if a problem occurs.
  • Remember: Encryption is key. To our knowledge, BusyLamp is the only provider that encrypts stored data and not only the end-to-end communication.

Read and bookmark our checklist for more data security considerations.

We would love to understand more about your e-billing concerns and help you find the right solution for your team and budget. Contact us today.

VERHANDLUNGEN MIT EXTERNEN BERATERN – 5 BEWÄHRTE TIPPS ZUR OPTIMIERUNG IHRER LEGAL SPEND INVESTITIONEN

Die Beauftragung eines externen Rechtsbeistands mit dringenden, zeitkritischen Aufgaben (oder sogar laufenden, nicht sensiblen Projekten) kann verunsichernd sein – vor allem, wenn Sie die Finanzen Ihres Teams monitoren und die Ausgaben geringhalten müssen. Im Folgenden finden Sie daher fünf praxiserprobte Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihren externen Legal Spend sinnvoll einsetzen und eine angemessene Rendite für jede Investition erhalten. 

1. FESTLEGEN UND DURCHSETZEN VON BILLING GUIDELINES 

Erstelle Sie spezifische und detaillierte Abrechnungsrichtlinien. Als Orientierung hilft unser Guide „Getting started with Billing Guidelines“. Dieser Ansatz mag bürokratisch erscheinen und sogar zu dem Vorwurf des Mikromanagements führen. Aber Budgetprozesse, die nicht gemanagt werden, neigen dazu, sich für die Bequemlichkeit der Beteiligten zu entwickeln und nicht für das größere Wohl des Unternehmens oder des Kunden. Wenn alle Beteiligten intern und extern wissen, was bei der Rechnungsstellung erwartet wird, gibt es weniger Überraschungen und weniger Raum für überhöhte Zahlen. 

2. PRÜFEN SIE VERGANGENE AUSGABEN- UND ABRECHNUNGSGEWOHNHEITEN UND LERNEN SIE DARAUS 

Was ist bei der Zusammenarbeit mit externen Anwälten in der Vergangenheit schiefgelaufen? Untersuchen Sie die verschiedenen Metriken und führen Sie Interviews mit Ihrem Team durch, um die Stärken und Schwächen Ihres Prozesses zu ermitteln. Betrachten Sie zunächst Ihr Ist-Budget und legen Sie dann fest, wo Sie hinwollen. Achten Sie nicht nur auf die Probleme, sondern auch darauf, was derzeit gut funktioniert, damit Sie mehr davon machen können. 

3. STÄNDIGES MONITOREN ZUR QUALITÄTSSICHERUNG 

Nachdem Sie Billing Guidelines definiert haben und festgelegt haben, wie viel Sie wofür ausgeben wollen, Ihre Leistungen gemessen und festgelegt haben, wie mit Nichteinhaltung umgegangen werden soll, haben Sie noch viel zu tun. Als Nächstes gilt es den Prozess weiterzuverfolgen und etwaigen Leerlauf oder unnötige Einschränkungen zu ermitteln. Achten Sie bei der Analyse auf doppelte Arbeitsschritte, Verschwendung von Aufgaben, überflüssige Recherchen im Rahmen von Projekten, mangelhafte Kommunikation und ungewöhnlich hohe Abrechnungssätze für Verwaltungsaufgaben wie Korrekturlesen oder Ablegen von Dokumenten. 

4. ERMITTELN SIE BENCHMARKS, UM DIE LEISTUNG DER EXTERNEN ANWÄLTE ZU MESSEN 

Wenn eine Kanzlei Ihnen beispielsweise das 1,5-fache dessen in Rechnung stellt, was Sie anderen externen Anwälten zahlen, sollten Sie den Grund dafür herausfinden. Warum zahlen Sie diesen zusätzlichen Betrag? Lohnen sich die Ausgaben oder nicht? Durch ein Benchmarking Ihrer Beziehungen zu verschiedenen Kanzleien können Sie die besten Praktiken identifizieren und Ihre Erwartungen durchsetzen. 

5. PRÜFEN SIE INTERNE ALTERNATIVEN VOR DEN VERHANDLUNGEN MIT EXTERNEN BERATERN  

Vielleicht hat der externe Berater gute Arbeit geleistet, aber auch einen relativ hohen Preis für seine Arbeit verlangt. Bevor Sie sich auf Verhandlungen einlassen, sollten Sie zuerst festlegen, welchen Satz Sie akzeptieren würden und was Ihre beste Alternative wäre, wenn Sie diesen Satz nicht erreichen können. Sie könnten zum Beispiel die Geschäftsbeziehung beenden und sich einen neuen Partner suchen, oder Sie könnten den betreffenden Vertrag kündigen und dennoch andere Geschäfte abschließen. 

Nutzen Sie Onit‘s Legal Spend Management Software BusyLamp eBilling.Space, um die Kosten für externe Anwälte zu tracken und Ihr Unternehmen effizienter und effektiver zu verwalten. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

Looking Inward to Control Outside Legal Counsel Costs

Hiring outside counsel to handle urgent, time-sensitive work (or even ongoing, non-sensitive projects) can be heartburn-inducing, particularly if you must keep your team’s financials in line and reduce costs. Here are five battle-tested tips for ensuring that the money you spend on outside counsel gets spent wisely and that you get an appropriate return on any investment.

1. SET GUIDELINES FOR THE SPEND AND ENFORCE THEM.

Be specific and detailed when you create guidelines. Download “Getting Started with Billing Guidelines” for examples. Conduct record keeping, invoicing, and tracking attorney time and expenses according to strict formulas. This “by the book” approach may seem bureaucratic and even lead to accusations of micromanaging. But budget processes left unmanaged tend to evolve for the convenience of those involved rather than for the greater good of the company or customer. When everyone involved internally and externally understands billing expectations, there will be fewer surprises and less room for overinflated numbers.

2. EXAMINE PAST SPENDING AND BILLING HABITS AND LEARN YOUR LESSONS.

What’s gone wrong when you’ve worked with outside counsel? Examine metrics related to your relationship and conduct interviews with your team to gauge your process’s strengths and weaknesses. Map out how you spend money now (your “as is” budget), and then identify where you want to go. Don’t just harp on the problems; pay attention to what is working well, so you can do more of that.

3. MONITOR TO ENSURE QUALITY CONTROL.

After establishing a billing policy, defining how much you want to spend and for what, measuring your deliverables, and determining how to handle noncompliance, you still have work to do! Next, you must follow up on your process and identify slack and unnecessary constraints. When analyzing, look for duplicated steps, task waste, redundant research done on projects, poor communication, and billing at abnormally high rates for administrative tasks, like proofreading or document filing.

4. IDENTIFY BENCHMARKS TO MEASURE OUTSIDE COUNSEL’S OUTPUT.

For instance, if one firm is billing you at 1.5 times the rate you pay other outside counsel, you want to understand why. Why are you paying this extra amount? Is the spend worth it or not? By benchmarking across your relationships with various firms, you can clarify best practices and enforce expectations.

5. WHEN NEGOTIATING WITH OUTSIDE COUNSEL, FIRST LOOK INWARD TO DEVELOP THE BEST ALTERNATIVE TO NEGOTIATED ARRANGEMENT (OR BATNA).

Maybe outside counsel has been delivering good work but charging a relatively high rate. Before you dive into negotiations, determine in advance what you will accept in terms of a rate and your best alternative if you cannot get that rate. For instance, you might end the relationship, seek new partners, terminate the contract in question, and still do other business.

To control outside counsel costs and manage your business more efficiently and effectively, leverage Onit’s European legal management solution BusyLamp.space unique software. Explore our website for more details or call or email our team with any questions.

Request a demo of BusyLamp eBilling.space.

Outside Counsel Management 101: How Often Should You Review the Performance of Your Outside Counsel?

Whether you task outside counsel with predictable ongoing requirements or you and your team send work out ad hoc, you need metrics to track performance and processes to keep your budget in line and deliverables appropriate.

Developing a systematic approach to performance review can eliminate some financial uncertainty, assist your project managers, and identify key performance indicators (KPIs) to measure efficacy. Good reviews can help you purge, if necessary, or overhaul the process you use with counsel to make it work better and more efficiently.

OUTSIDE COUNSEL MANAGEMENT: THE SECRETS TO GREAT REVIEWS

There is no hard and fast rule regarding your review’s ideal timing or depth. These elements will depend on diverse factors, such as:

  • The size and scale of your team. Do you have a Chief Operating Officer or Legal Operations Manager in-house?
  • The length and stability of the relationship you have developed. For instance, have you worked with counsel for years and automated many aspects of the relationship, or are you still getting to know one another and trying to figure out how to work together?
  • The cycle and timing of the work. Are you engaged in long projects with relaxed timeframes or small projects with tight deadlines?
  • Whether you’ve encountered challenges with counsel before.
  • Whether you’re working with (or testing out) multiple attorney teams to determine the best fit.
  • Whether regulatory or compliance requirements necessitate certain types of reporting.
  • The degree to which you’ve solidified your business model. How well do you know what you need from outside counsel? Do you have a clear idea of the ideal relationship, or are you still evolving your business and developing your processes?
  • In general, the more problems you’ve had in the past (or you anticipate that you might have, based on experience), the shorter your review timeframes should be. Similarly, the less familiar you are with counsel and your processes and expectations, the more frequently you should conduct performance reviews.

TESTED TIPS FOR MAKING YOUR REVIEWS SUCCESSFUL (AND AS STRESS-FREE AS POSSIBLE, GIVEN THE STAKES):

1. Quantify the expectations of everyone involved. As we touched on before, the more precisely you can identify your KPIs, the easier it is to give feedback. It’s a lot easier to say, “you didn’t meet such and such a number in quarter three” than it is to say, “we are generally unhappy with how you have been communicating.”

2. Solicit internal and external feedback to determine how the performance evaluation process can improve. Don’t assume. Ask good questions. Ask the people inside the process to tell you what could be improved and what works well.

3. Document the performance review process. Even if you’ve worked with outside counsel for a dozen years, and your people know their people intimately, document everything. For instance, someone can quickly fill in if a critical stakeholder leaves. Documentation also lets you improve the process over time. Write down exactly what happens (your “As Is” map). Separately determine precisely how to conduct the review. Then build towards a better process.

4. Use powerful software to automate the review. Explore Onit’s European legal spend management solution BusyLamp eBilling.Space for insights. Our product can help you streamline your outside counsel performance review and strengthen and improve this crucial relationship.

How Performance Reviews Can Help the Outside Counsel Management Process

The process of formal performance reviews is not always the most eagerly anticipated part of the work year for most managers and employees. So why should outside counsel or general counsel and their in-house legal department look upon it more positively?

The answer is that, as with a successful performance review system at any progressive company, the process can help nurture and sustain a good, productive working relationship, which in the end, is what both parties desire. It gives general counsel a chance to discuss and confirm expectations; it can reveal possibilities for improving the efficiency or effectiveness of processes through reviewing reports and procedures; and it provides an opportunity for GCs to praise outstanding performance and bring up any areas for improvement.

Some law firms these days are proactively asking to be evaluated, believing that constructive criticism can be beneficial in the long run, and displaying a positive attitude about the process can only help their relationship.

One of the keys to a proper outside counsel review is to make law firms aware of client objectives/expectations and milestones and the metrics used.

OUTSIDE COUNSEL MANAGEMENT PERFORMANCE AREAS

Some suggested areas of performance for review include:

  • Quality of work — How does it compare with work performed with similar matters, in similar situations, or by this firm in the past?
  • Expertise — Did outside counsel exhibit proper knowledge in such important areas as procedural law and substantive law, opposing counsel, judges, etc.?
  • Timing in delivery of work against expectations
  • Adhering to the budget and staffing plan — and if there were adjustments, were they discussed with plenty of advance notice?
  • Communication with in-house management, including responsiveness and availability
  • Outside counsel collaboration, as appropriate
  • Results

Some of these performance areas should be monitored during outside counsel engagement as progress unfolds, at regular intervals, or in real-time. This is often when feedback and conversation can make a real difference — and this is where versatile tracking, e-billing, and legal spend and matter management software can provide valuable capabilities for compiling data, issuing reports, and analyzing performance.

The in-house team should also remember that outside counsel management is a two-way street, and the best performance reviews will also consider their performance. For example:

How did the general counsel/legal operations team do in managing processes? How did they partner and collaborate to help deliver value? What part of their performance can be better next time?

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Matter Management: Using BusyLamp to Monitor Outside Counsel

As much as they may not want to admit it, some general counsel find themselves thinking that, at times, monitoring and controlling outside counsel activity begins to resemble the proverbial task of herding cats. Fortunately, tracking and e-billing software today can help define, monitor, and control outside counsel spending to gather and guide these cats within the established parameters, with instant notification if one strays outside the lines.

Onit’s European legal spend management solution BusyLamp eBilling.Space offers a Legal Fee Tracker that allows you to establish budgets, staffing limits, and other expectations and then measure the billable activity against those pre-defined totals and milestones along the way. Having access to pre-billing time entries makes it easy to stay on top of how legal spend is progressing on each separate legal matter, recognize potential issues developing, and make corrections before they get worse. Moreover, the updates come in without either party having to chase after the other.

BusyLamp’s Legal e-Billing accelerates the process of receipt and review of billing through automation, efficiently mapping it against your customized guidelines, including fee arrangements, negotiated discounts, spending caps, timekeeper rates, etc. It can capture the detailed billing information submitted by each firm, seamlessly translate manual or LEDES formats into a single form, and then route it to any designated approver. By automatically noting any violations, the software dramatically reduces the chance of error while increasing the review speed, substantially decreasing the support staff time needed to go over invoices.

MATTER MANAGEMENT AND CONTROL

Non-compliance with guidelines isn’t necessarily a deliberate act by outside counsel. Many firms deal with so many clients and differing contracts that it is understandably difficult to completely comply with each guideline. It’s not unusual for law firms to comply with widely varying terms regarding staffing (allocations for different experience levels, diversity requirements, etc.), expenses (including travel and other allowable or unallowed items), and time limitations. Billing software leverages technology to signal when actions are out of compliance, providing a straightforward, non-confrontational method of resolving the matter.

In addition to helping to manage matters and keeping operations running smoothly, the enhanced transparency and detailed information gathering, and analytics also help to set the stage for open and honest communication and collaboration between general and outside counsel. The additional insight provided through analytics can also deliver deep insights into the nature of your legal expenditures, providing a foundation for evaluating options for using outside counsel going forward and such considerations as internal cost allocation.

Compliance and cost-containment are necessary concerns for general counsel. But with a well-considered process in place, supported by versatile software capabilities such as those available from BusyLamp, maintaining a compliant working relationship can become less stressful, more productive, and in the best case, just the expected course of business.

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WIE SIE DIE AUSGABEN FÜR EXTERNE ANWÄLTE OHNE QUALITÄTSEINBUSSEN REDUZIERE 

Kostensenkungen sind für Rechtsabteilungen ein ständiges Streben und Diskussionsthema. Wie die Buchhaltung, die Personalabteilung oder das Marketing wird sie als Kostenstelle betrachtet und steht oft an vorderster Front in Sachen Budget-Kürzungen. Doch möchte man gleichzeitig natürlich seine Ziele ohne Qualitätseinbußen erreichen – was die Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung schwierig macht. Zum Glück gibt es jedoch einige Werkzeuge und Strategien, die diese Bemühungen unterstützen und auch helfen, die Kosten am Ende jeder Periode und zum Zeitpunkt der Budgetierung zu bewerten. So lassen sich Ausgaben untermauern, damit Stakeholder sie als notwendig und durchdacht erkennen. 

MIT TECHNOLOGIE DIE EXTERNEN RECHTSANWALTSKOSTEN REDUZIEREN 

Eine der effektivsten Techniken zur Ausgabenkontrolle ist die Erstellung und Einhaltung eines monatlichen Budgets zusätzlich zu den individuellen Projektbudgets. eBilling-Systeme können diese Aufgabe einfacher und vorteilhafter gestalten, da sie die Eingabe detaillierterer Informationen und eine komplexere Analyse der Daten ermöglichen, ohne dass ein unverhältnismäßig hoher Zeit- und Ressourcenaufwand für die Bearbeitung erforderlich ist. 

Eine solche Software kann auch das Monitoren von Kosten und etwaige Einsparungen unterstützen, indem sie automatisch alle auftauchenden, nicht richtlinienkonformen Abrechnungen meldet. Ob es sich um eine ignorierte Obergrenze für Stunden oder Gesamtausgaben handelt, um eine unangemessene Personalbesetzung (warum erledigt ein Partner Arbeiten, die ein Associate erledigen könnte?) oder um Gebühren für Dienstleistungen und Auslagen, die nicht genehmigt oder erstattungsfähig sind – ein modernes System kann sicherstellen, dass keine unzulässigen Beträge durchrutschen. Dies ist besonders wichtig für Festhonorarvereinbarungen, wo sichergestellt sein muss, dass entsprechende Matter auch von einem erfahrenen Mitarbeiter bearbeitet werden – und nicht alles über Junior Associates läuft, was dann im Festhonorar versteckt wird. 

Die Technologien bieten außerdem einen guten Rahmen für die Definition von Erwartungen für das nächste Projekt oder den nächsten Zeitraum, sei es in Gesprächen mit demselben externen Anwalt oder einer potenziellen neuen Kanzlei. In Gesprächen zwischen dem General Counsel und einem CEO oder CFO zeigt ein gründliches Reporting Kosteneinsparungen, Ausgabentrends und Budget Soll-Ist-Vergleiche auf. Dieses Maß an Offenheit führt zu stärkeren, strategischeren Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. 

WER SOLLTE DIE ARBEIT MACHEN? 

Sicherlich ist einer der größten Kostenkontroll-Faktoren in einer Rechtsabteilung die Arbeitsverteilung. Welcher Mitarbeiter, welches Team oder welche Kanzlei eignet sich am besten für welche Aufgabe? Eine Matter sollte zunächst bewertet werden, um dann individuell eine Kosten-Nutzen-Entscheidung zu treffen. 

  • Was auch immer nötig ist: In manchen Fällen gibt es keine Alternative zu einem hochkarätigen externen Anwalt, der über die nötige Erfahrung und Expertise verfügt, um in einer kritischen Angelegenheit die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Ganz gleich, ob Ihr Team aus einem breiten Spektrum an Talenten oder aus Nischenspezialisten besteht, alle müssen an Bord sein. Der Schlüssel liegt also darin, im Vorfeld klare Parameter bezüglich des Umfangs und der Erwartungen festzulegen – und Unterstützungsaufgaben, soweit möglich, an kostengünstigere alternative Ressourcen zu delegieren. 
  • Zweite Ebene: Nicht für alle Fälle müssen die größten Kanzleien beauftragt werden – die damit einhergehenden Kosten sind oft einfach nicht verhältnismäßig. Besonders, wenn der Fall kein „Must-Win“ für das Unternehmen ist oder es sich um eine relativ unkomplizierte Matter handelt, bei der eine bereits Einigung in Sicht ist, können auch kleinere Kanzleien ausreichen. 
  • Inhouse-Option: Insourcing ist, wenn möglich und entsprechende Ressourcen vorhanden sind, eine offensichtliche Möglichkeit, die Ausgaben für externe Anwälte zu reduzieren. Die Entkopplung zur Nutzung von Technologie und internem Personal ist heutzutage üblich und die neue intelligente Art, Geschäfte zu machen. 
  • Ausweitung der Inhouse-Fähigkeiten: Es kann passieren, dass das Volumen und die Konsistenz der Arbeitsanforderungen darauf hindeuten, dass die Einstellung zusätzlicher Ressourcen die kosteneffektivste Maßnahme ist. Auch diese Entscheidung kann durch eindeutige Daten, die den Bedarf an bestimmten internen Optionen für die Zukunft belegen, am besten getroffen werden – die Reporting-Funktionen von Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space liefern genau diese Daten in einer Single-Source-of-Truth. 

Wenn Sie neue, kostengünstigere Anwaltskanzleien beauftragt haben, oder andere Abrechnungsregeln für Ihr bestehendes Panel eingeführt haben, muss trotzdem eine mindestens gleichbleibende Qualität der Arbeit und der Beratung gewährleistet sein. Mit Hilfe von Umfragen, in welchen Ihre Inhouse Juristen die Kanzleien bewerten, lässt sich das Preis-Leistungs-Verhältnis bewerten. Mit Hilfe von Software können Sie außerdem den Ausgang von Fällen und die Einhaltung der Billing Guidelines durch eine Kanzlei verfolgen. Oft können Sie weniger bezahlen und erhalten trotzdem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Manchmal ist das Sprichwort „Sie bekommen, wofür Sie bezahlen“ wahr und wenn Ihnen Daten über die Kanzlei-Leistungen zur Verfügung stehen, können Sie intern argumentieren, dass Sie mehr für einen Experten ausgeben sollten, wenn nur die Besten in Frage kommen. Der Schlüssel zum Erfolg ist, nicht die Kosten um ihrer selbst willen zu reduzieren, sondern die Kosten zu kontrollieren und das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. 

BUSYLAMP EBILLING.SPACE MACHT DIE VERWALTUNG IHRER EXTERNEN MATTER UND ANWÄLTE EINFACHER DENN JE. ÜBERZEUGEN SIE SICH SELBST UND FORDERN SIE NOCH HEUTE EINE DEMO AN

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.

Three Ways to Reduce Outside Counsel Spend Without Sacrificing Quality

Cutting costs is a never-ending quest and topic of discussion for legal departments. Like accounting, HR, or marketing, Legal is viewed as a cost center and often at the head of the line during cutbacks.

Of course, what makes the quest to bring down costs difficult is striving to do so without sacrificing quality and productivity. While there aren’t any magic tricks to make it happen, some tools and strategies are available to support the effort and help evaluate costs at the end of each period and at budgeting time. After all, the flip side of the cost-saving effort is demonstrating that spending has been carefully considered, determined to be necessary, and thoughtfully allocated and monitored.

1. USING LEGAL TECHNOLOGY TO STAY IN CONTROL OF OUTSIDE COUNSEL SPEND

One of the most effective techniques for controlling spend is establishing and adhering to a monthly budget and individual project budgets. Legal Spend Management software can make this task easier and more beneficial by allowing for input of more detailed information and more complex analysis of data without an unreasonable amount of time and resources needed for processing.

Such software can also support cost monitoring (and savings) by automatically flagging any out-of-policy billing that might pop up. Whether it’s an ignored cap on hours or total spend being busted, inappropriate staffing (why is a partner doing work an associate could do?), or charges for services and expenses that are not approved or reimbursable, a modern system can ensure that improper amounts don’t slip through. This is particularly important for fixed fee arrangements; you need to be able to ensure that you are still getting the proper staff attention on your matters and that not everything is going through junior associates and hidden in a fixed fee.

It also provides a good framework for setting expectations for the next project or period, whether in discussions with the same outside counsel or a potential new provider. A thorough report can point to cost savings, spending trends, and budget-to-actual comparisons during discussions between a general counsel and a CEO or CFO. This frank openness leads to stronger, more strategic relationships inside and outside the business.

2. DETERMINE WHO IS BEST QUALIFIED FOR THE JOB

Certainly, one of the most significant factors in cost control for a legal department is work allocation. Who is the best person, team, or firm for the job? It’s always a matter of assessing the matter and making the cost/benefit decision.

Whatever it takes: For some cases, there’s no alternative to top-dollar outside counsel with the experience and expertise to provide the best support possible in a critical matter. You need them on board, whether it’s the broad range of talent or the niche specialists they can provide. The key, then, is to provide clear parameters upfront regarding scope and expectations — and delegate support tasks as much as possible, to lower the cost-alternative resources.

Second tier: Some cases don’t justify the costs that come with the largest law firms. It’s not a “must-win” for the organization or a relatively straightforward matter with settlement in sight. There’s a reason that smaller firms exist, and it’s essential to utilize them wisely.

In-house option: Insourcing, when possible, is an obvious way to reduce outside counsel spend if the proper resources are available. Unbundling to leverage technology and in-house personnel is commonplace and the intelligent way to do business today, even if it wasn’t the case historically.

Expanding in-house capabilities: There may come a point where the volume and consistency of work requirements indicate that hiring additional resources will be the most cost-effective action. Make this decision when clear data, such as through Onit’s European legal spend management solution Busylamp eBilling.Space legal dashboards, demonstrates a need for particular in-house options in the future.

3. CONTINUOUSLY MONITOR AND MANAGE QUALITY

If you have instructed new law firms or implemented different billing rules for your existing panel, you want to be sure the quality of work and advice you receive stays consistent with the norm.

Modern Legal Spend Management solutions provide surveys or other similar functionality, providing reliable metrics that provide insights to your in-house team for review. This allows them to score and evaluate firms and make data-driven, informed decisions that ensure you get the most value for your money — and secure your return on investment.

Additionally, Legal Spend Management solutions allow you to track the outcome of cases and how compliant a firm was with your billing guidelines. This is a key advantage for budgeting, reporting, and spending. Having proven, verifiable data about law firm performance allows you to make an internal case for spending more on expert counsel when only the best will do. The key is not to reduce costs for the sake of it but to control costs and get the best value for money.

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LEGAL SPEND MANAGEMENT TOOLS ALS BASIS FÜR ALTERNATIVE HONORARVEREINBARUNGEN 

Die Erwartung an transparente Budgetentwicklungen und besseres Risikomanagement veranlassen immer mehr Rechtsabteilungen dazu, alternative Abrechnungsmodelle mit externen Beratern als Teil von Legal Spend Management in Betracht zu ziehen. 

Vor nicht allzu langer Zeit wäre es unüblich gewesen, anders als auf der Basis von Stundensätzen abzurechnen. Doch das ändert sich gerade: externe Kanzleien sind zunehmend offen für alternative Vergütungsmodelle. Dabei geht es darum, das für das jeweils zu bearbeitende Mandat beste Abrechnungsmodell zu finden: eines, welches beiden Parteien entgegenkommt, ihren Zielen und finanziellen Anforderungen entspricht, auf empirischen Daten basiert ,und die Rechtsabteilung darauf vertrauen kann, dass das Vergütungsmodell ausgewogen und angemessen ist. 

ERSTE ÜBERLEGUNGEN 

Es gibt inzwischen zahlreiche Vergütungsmodelle, deshalb sollte vorher überlegt werden, welchen Wert das Mandat für das Unternehmen hat und was im Ergebnis erzielt werden soll. Soll das Projekt um jeden Preis gewonnen werden, oder ist das Mandat weniger kritisch? Wird in einem Streitfall eine Einigung angestrebt? Beabsichtigen Sie, das Geschäftsverhältnis zu der Gegenpartei zu beenden oder wollen Sie es über einen langen Zeitraum aufrechterhalten? Für das zukünftige Mandatsverhältnis ist es wichtig, diese Fragen vorab zu klären. 

Im Zweifel hilft bereits diese Klärung, um eine passende externe Kanzlei zu finden. Sie kann aber auch dazu führen, dass Rechtsabteilung und externe Anwälte rechtzeitig abstimmen, welches der beste und kostengünstigste Weg ist, anstatt lediglich über die Zusammensetzung eines Teams zu sprechen. 

ALTERNATIVE ABRECHNUNGSMODELLE ERSTELLEN 

Kosteneinsparungen sind nicht der einzige Grund, um sich für ein alternatives Vergütungsmodell zu entscheiden. Vielmehr können auch andere wichtige Motive entscheidungsrelevant für die Rechtsabteilung sein: eine bessere Vorhersehbarkeit der Kostenentwicklung, die interne Kostenallokation, Mitverantwortung der externen Kanzlei für die Kosten oder einfach eine bessere Risikoverteilung zwischen Rechtsabteilung und externem Berater. Derartige Motive können die Wahl des jeweiligen Abrechnungsmodells erheblich beeinflussen. 

Für die Preisgestaltung in jedem Fall wichtig sind belastbare Daten. Eine gute Legal Spend Management Technologie stellt Ihnen Informationen zur Budgetierung, Leistungsnachweise und Rechnungen zur Verfügung, die aus früheren Mandaten mit derselben externen Kanzlei und/oder vergleichbaren Projekten mit anderen Kanzleien stammen. Sie brauchen sich daher nicht länger auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen, wenn konkrete und messbare Daten zur Verfügung stehen. 

Auf dieser Grundlage lässt sich am ehesten eine „Win-Win“ Struktur schaffen, die für beide Parteien nicht nur transparent und fair ist, sondern die sie im Laufe des Projekts zu schätzen wissen. 

Es gibt eine Vielzahl von alternativen Vergütungsmodellen, die sich zwischen Rechtsabteilung und externen Beratern einsetzen lassen: ein Festhonorar für das Gesamtprojekt, gestaffelte Vergütung pro Projektphase, wertabhängige Vergütung, z.B. Stundensätze, die sich abhängig vom Ausgang eines Projekts erhöhen, Contingency Fees, d.h. eine prozentuale Vergütung, bemessen an der erfolgreichen Geltendmachung einer ausstehenden Forderung oder ein Stundensatz auf Basis einer Mischkalkulation (einheitlich für alle Anwälte oder nach Fachbereich). 

Ganz gleich, welches der alternativen Vergütungsmodelle Sie wählen: Grundlage für Ihre Verhandlungen sollte stets eine solide Datenbasis sein. Zwar kann es Variablen und unvorhergesehene Abweichungen im Laufe eines Mandats geben. Die Stammdaten jedoch, die Ihnen mit Hilfe von Legal Spend Management Technologie zur Gestaltung von alternativen Vergütungsmodellen zur Verfügung stehen, stellen für beide Parteien eine gute Verhandlungsgrundlage dar.  

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.