5 METHODEN FÜR DIE ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG IHRER MATTER MANAGEMENT-LÖSUNG

Dieser Artikel ist die vierte Ausgabe unserer vierteiligen Blogreihe, die sich ausführlich mit Matter Management und dessen verschiedene Aspekte beschäftigt. Wenn Sie die ersten drei Artikel noch nicht gelesen haben, können Sie diese hier einsehen:

Teil 1 Effizientes Matter Management: Grundlagen, Komponente und digitale Transformation
Teil 2 Effizientes Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform
Teil 3 7 Aspekte, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl eines Matter Management-Anbieters beachten sollten

In den vorherigen Beiträgen unserer Blogreihe zu Matter Management haben Sie gelernt, wie Sie die Herausforderungen, vor denen Ihr Legal Team steht, sorgfältig abschätzen und Anforderungen detailliert ausarbeiten können. Wenn Sie diesen Blog lesen, haben Sie vermutlich bereits Ihre Anforderungen aufgelistet, den Genehmigungsprozess erfolgreich durchgeführt, verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren geprüft und eine geeignete Matter Management-Plattform ausgewählt – wir gratulieren Ihnen dazu! Doch wie geht es nun weiter? Leider hören viele Rechtsabteilungen an dieser Stelle auf, sich Gedanken darüber zu machen, wie das neue System passend konfiguriert und erfolgreich eingeführt werden kann. Ein neues Matter Management- System einzusetzen erfordert Zeit, Geld und Aufwand. Deswegen ist die weitere Planung grundlegend, um sicherzustellen, dass das neue Tool den erwarteten Mehrwert erzielt und die gewünschten Vorteile für Ihre Rechtsabteilung und Ihr gesamtes Unternehmen erbringt.

Im vierten und letzten Teil unserer Matter Management-Blogreihe präsentieren wir fünf Methoden, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Einführung Ihres neuen Matter Management-Tools ein echter Erfolg wird.

1. Kleine Schritte führen zum Ziel

Sie sind sicherlich mit der englischen Redewendung „Start small, but aim big“ aus anderen Zusammenhängen vertraut. Tatsächlich handelt es sich hierbei mehr um eine Grundhaltung als um eine konkrete Vorgehensweise. Viele Rechtsteams sind begeistert über die Möglichkeiten, die ein neues Matter Management Tool bietet und erhoffen sich, diese Effekte so schnell und umfassend wie möglich zu realisieren. Beteiligte Projektteams verspüren womöglich einen gewissen Druck, den Mehrwert der Software für das Unternehmen schnellstmöglich unter Beweis zu stellen. Doch dies führt häufig zu überambitionierten Zielen, die die nachhaltige und erfolgreiche Einführung der Software gefährden kann.

Für den Erfolg einer Softwarelösung, ist ein schrittweises Vorgehen von entscheidender Bedeutung. Konkret könnte das bedeuten, dass lediglich ein kleines, dediziertes Team mit dem Tool startet oder alternativ eine größere Gruppe mit dem System beginnt, jedoch zunächst nur mit einem begrenzten Funktionsumfang. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, erfolgreich Support zu leisten, Feedback zu sammeln sowie positive Effekte gezielt messen zu können. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen helfen das Gesamtprojekt erfolgreich zu steuern.

2. Holen Sie Ihr Team an Bord und führen Sie qualifizierte Trainings durch

Vermutlich war lediglich ein spezialisiertes Projektteam im Beschaffungsprozess für Ihr neues Matter Management-System involviert, so dass ein Großteil der Endnutzer nicht an dem Entscheidungsprozess beteiligt waren. Ein häufig begangener Fehler bei der Einführung neuer Software liegt darin, anzunehmen, dass alle Nutzer gleichermaßen von der Umstellung begeistert sein werden. Das Spektrum der Nutzerakzeptanz kann hierbei von geringer Zustimmung bis hin zu tatsächlichem Widerstand reichen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Sie können von einer generellen Abneigung gegenüber Technologie (auch bekannt als Technophobie) bis hin zur allgemeinen Scheu vor Veränderungen reichen. Oftmals liegt das Problem jedoch lediglich im mangelnden Verständnis für die neu eingeführte Softwarelösung. Daher empfiehlt es sich, Zeit zu investieren, um den Nutzern zu erläutern, aus welchen Gründen die neue Matter Management-Lösung eingeführt wird, und diese Erklärung mit konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag zu untermauern. Wir versprechen Ihnen, diese Zeit ist gut investiert. Sobald Ihre Kollegen nachvollziehen können, wie die neue Matter Management-Lösung ihre tägliche Arbeit erleichtert, wird sich ihre Haltung zur Umstellung ändern. Erfahren Sie mehr über die Einführung von Legal Tech in diesem Blog.

Ein weiterer Grund für geringe Nutzerakzeptanz liegt auch in fehlenden qualifizierten Schulungsmaßnahmen. Obwohl zahlreiche moderne Software-Plattformen sehr intuitiv und nutzerfreundlich sind, ist eine Softwareeinweisung unbedingt erforderlich, um die optimale Nutzung zu gewährleisten. Wenn Sie nach einem neuen Matter Management-System suchen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung eine Nutzereinführung und integrierte Hilfebereiche bereitstellt. Koordinieren Sie Schulungen, die auf Ihre Organisation und Ihre Prozesse zugeschnitten sind, und stellen Sie ein internes Wissensmanagement für Ihre Nutzer zur Verfügung. Dabei können Sie Wissensressourcen anbieten, die bei der Nutzung des Systems unterstützen. Holen Sie sich von Ihrem Anbieter Anregungen für die Gestaltung Ihres Schulungsprogramms ein, denn viele Softwareanbieter, die sich auf den Erfolg ihrer Kunden konzentrieren, verfügen über entsprechende Materialien und umfangreiche Erfahrung im Schulungs- und Einführungsprozess. Eine weitere Empfehlung – es lohnt sich auch nach sogenannte „Internal Champions“ zu suchen, die von dem System überzeugt sind und freiwillig interne Unterstützung sowie Schulungen für neue Nutzer anbieten möchten.

Messen, messen, messen

Für die Beantragung des Budgets für ein neues Matter Management-System ist es wichtig, einen Business Plan zu erstellen, der detailliert den Mehrwert für Ihre Rechtsabteilung und Ihr Unternehmen aufzeigt, der durch den Einsatz eines solchen Tools erzielt werden kann. Dieser Mehrwert setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, darunter Kostenreduktion, gesteigerte Effizienz, Risikoerkennung und mehr.

Aber wie ermitteln Sie nach der Einführung des neuen Systems, ob der der gewünschte Erfolg eingetreten ist? Die Antwort lautet: Messen. Um den Erfolg einer Softwarelösung zu messen, ist es notwendig, den Status Quo vor der Einführung der Lösung festzuhalten und Kennzahlen dafür festzulegen. Sie können diese auch als Ihre Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Wenn Sie zum Beispiel ermitteln wollen, inwieweit ein Matter Management-System die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines bestimmten Vorgangs reduziert, ist es notwendig, die durchschnittliche Bearbeitungszeit vor der Einführung des Systems zu erfassen. Anschließend müssen Sie diesen Messwert (KPI) überwachen, um die Veränderungen zu erkennen und im Laufe der Zeit Trends abzuleiten. Gehen Sie also datenbasiert vor. Indem Sie diese Methode anwenden, können Sie fundierte Entscheidungen treffen und auf klare Ergebnisse aufbauen. Weitere Einblicke in klassische KPIs in Rechtsabteilungen finden Sie in diesem ausführlichen eBook.

Des Weiteren ist es ratsam, regelmäßige Feedbackrunden einzuführen. Bei der Einführung neuer Technologien verlaufen die Prozesse selten absolut reibungslos. Um das volle Potenzial des neuen Matter Management-Systems auszuschöpfen, ist es wichtig, den Nutzern aufmerksam zuzuhören und deren Verbesserungsvorschläge einfließen zu lassen. Daher empfiehlt es sich, bei der Einführung eines neuen Systems einen Kommunikationskanal zur Sammlung von Nutzerfeedback zu etablieren. Teilen Sie diese Initiative mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Ermöglichen Sie die Erfassung einer breiten Palette an Rückmeldungen, um Trends zu identifizieren, und kommunizieren Sie die Ergebnisse sowohl mit Führungskräften als auch mit sämtlichen Nutzern. Transparenz spielt hierbei eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Beachten Sie, dass die Einführung des Systems lediglich den ersten Schritt in Ihrer gemeinsamen Reise darstellt. Stellen Sie sicher, dass ein fortlaufendes Lernkonzept und kontinuierliche Optimierungen implementiert werden.

Als Anbieter von Legal-Operations-Software haben wir schon oft beobachtet, dass diese Methode sogar bisher unentdeckten Mehrwert in Ihrer neuen Applikation aufdecken kann, der den ursprünglich prognostizierten ROI bei weitem übertrifft!

Innovative Funktionen für eine zukunftsorientierte Rechtsabteilung

Legal Tech hat sich im letzten Jahrzehnt rasant entwickelt. Hatten Rechtsabteilungen bislang klassische Mail- und Dokumentenmanagement-Lösungen wie MS Office und MS Outlook für die Verwaltung ihrer internen Daten im Einsatz, verwenden sie nun innovative Lösungen zur Unterstützung von effizienten Arbeitsabläufen, Vertragsanalysen, Dokumentenmanagement, Genehmigungs-Workflows und mehr. Viele dieser neuen Systeme sind flexibel konfigurierbar, haben einen lösungsorientierten Fokus und können zudem zur Optimierung von Prozessen genutzt werden. Diese technologische Neuausrichtung ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit in die juristische Beratung Ihrer internen Mandanten zu investieren und sich als kompetenter Rechtsberater aktiv in die unternehmensinternen Abläufe einzubringen.

Dies erfordert jedoch eine stete Optimierung des Softwareeinsatzes und die Anschaffung neuer Tools, um alle Bereiche in Ihrer Abteilung zu professionalisieren und in die Zukunft zu investieren. Angesichts des gesteigerten Technologieeinsatzes und der ständig wachsenden Palette an Technologien empfiehlt es sich, sowohl rechtliche als auch technische Kompetenzen in Ihre Rechtsabteilung zu integrieren. Damit bauen Sie eine gute Beziehung zu den verschiedenen Anbietern auf, können nach Synergien Ausschau halten sowie den Kontakt zur zentralen IT-Abteilung besser pflegen. Auch Ihr Rechtsteam profitiert davon und wird aus technologischer Perspektive professionell unterstützt.

An dieser Stelle sollte erwogen werden, ob die Verstärkung Ihres Teams durch einen Legal Operations oder Legal Technology Manager sinnvoll ist. Diese Aufgaben können nicht nebenbei von einem Anwalt übernommen werden. Legal Tech ist mittlerweile zu einer eigenständigen Disziplin mit entsprechenden Experten auf dem Markt geworden. Immer mehr Rechtsteams setzen daher auf die Expertise solcher Fachkräfte. Nutzen auch Sie diese neuen Möglichkeiten und stellen Sie Ihr Rechtsteam noch vielfältiger und agiler auf.

Unterstützen Sie Ihre neuen Nutzer

Anwenderschulungen zur neuen Matter Management-Lösung im Vorfeld reichen allein nicht aus – steter Zugang zu Support und Knowledge Management sind entscheidend, um unerwünschte Probleme zu vermeiden. Technische Fehler oder Anwenderprobleme sollten umgehend bearbeitet werden, damit kein Frust aufkommt, der im schlimmsten Falle dazu führen kann, dass die User die Software nicht mehr nutzen möchten. Ursachen sind häufig mangelndes Verständnis von Funktionen, Performanceprobleme oder Bugs. Unabhängig von der Ursache ist es empfehlenswert, von Anfang an klare Systeme und Prozesse zur Meldung von Problemen und zur Anfrage von Unterstützung für die Nutzer einzuführen.
Dabei ist es sinnvoll, von Beginn an festzulegen, wer in Ihrem Unternehmen das neue Matter Management-System betreuen wird (siehe dazu auch Punkt 2). Nur selten übernehmen interne IT-Abteilungen diese Rolle, da sie selbst häufig mit begrenzten Ressourcen arbeiten. Es ist daher ratsam, das Thema Support bereits vor der Einführung des Systems zu besprechen. Definieren Sie Verantwortlichkeiten und Service Level Agreements (SLAs), z.B. welche Probleme wurden gemeldet, von wem und ab wann wurde Support bereitgestellt. Legen Sie fest, welcher Support verfügbar ist und auf welche Weise er erreichbar ist. Viele professionelle Anbieter bieten auch einen Supportbereich innerhalb ihrer Applikation an. Dies ermöglicht eine Analyse und Erkennung von Problemen bereits bei ihrer Entstehung, was Frustration verringert und die Arbeitslast für Ihre Kollegen minimiert.

Ein zusätzlicher Tipp: Sollten Sie einen erhöhten Bedarf an Support feststellen, empfiehlt es sich, die Art der Supportanfragen genauer zu betrachten. Durch die Analyse der vorliegenden Daten können Sie schnell erkennen, um welche Fragen es sich handelt, und Ihre internen Schulungen entsprechend anpassen.

Zusammenfassend lässt sich folgendes festhalten: Die Implementierung eines neuen Matter Management-Plattform kann mit gewissen Herausforderungen einhergehen. Dennoch lassen sich diese durch eine gründliche Planung und die frühzeitige Einrichtung von Prozessen und Unterstützungsmechanismen gut bewältigen. Mithilfe der hier aufgeführten Methoden können Sie sicherstellen, dass jeder Nutzer den tatsächlichen Mehrwert der neuen Softwarelösung erkennt und dieser kontinuierlich optimiert und nachhaltig realisiert wird.

Wir hoffen, dass diese Ratschläge Ihnen bei der erfolgreichen Einführung Ihrer Matter Management-Lösung hilfreich sind. Wenn Sie mehr über die Vorteile unserer Matter Management-Lösung OnitX Matter Management erfahren möchten oder ein Beratungsgespräch wünschen, klicken Sie bitte hier.