5 WEGE FÜR EINE BESSERE ZUSAMMENARBEIT VON RECHTSABTEILUNG & BERATER 

Das beste Mandatsverhältnis zwischen Rechtsabteilung und einer externen Kanzlei reflektiert die wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung und einem langen Vertrauensverhältnis. Es sind zwei Parteien, deren Bedürfnisse und Fähigkeiten exakt aufeinander abgestimmt sind, sich gegenseitig respektieren und vertrauensvoll und partnerschaftlich zusammenarbeiten. 

Ein solches Verhältnis macht externes Beratungsmanagement nicht unentbehrlich oder gar einfacher. Es ist vielmehr ein Indiz für ein erfolgreiches Zusammenwirken zwischen Rechtsabteilung und externer Kanzlei unter Zuhilfenahme moderner Technologie und deren intelligenter Nutzung. 

Dabei gibt es 5 Wege, um die Zusammenarbeit mit externen Beratern zu optimieren. 

• Regelmäßige Kommunikation: Dies ist oberste Priorität und von Anfang an grundlegend für eine partnerschaftliche Zusammen-arbeit. Dazu gehört es, jederzeit klare Erwartungen zu setzen, sie regelmäßig abzugleichen und gegenseitig Feedback zu geben. Ein externer Berater muss die Ziele, Maßnahmen und Prioritäten sowohl des Unternehmens als auch der Rechtsabteilung kennen. Maßnahmen und Prioritäten können sich über Zeit ändern, von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein und Anpassungen unterliegen. Dabei empfiehlt es sich, Erwartungen regelmäßig zu überprüfen und ggfs neu festzulegen, sofern dies erforderlich wird.   
• Regelmäßige Statusberichte: Kommunikation umfasst zugleich einen regelmäßigen Statusbericht über das jeweilige Mandat oder Projekt. Dabei können externe Berater nicht nur über die laufende Mandatsbearbeitung berichten und nächste Schritte erläutern, sondern auch auf unvorhergesehene Umstände oder Ausweitungen hinweisen, die sich im Rahmen der Bearbeitung abzeichnen. Auch etwaige Auswirkungen auf das vereinbarte Budget können frühzeitig diskutiert werden.
• Budgetplanung: Budgetobergrenzen sollten klar und frühzeitig festgelegt werden. Dies hat Einfluss auf die Zusammensetzung des externen Anwaltsteams und sollte mit der Rechtsabteilung abgestimmt sein. Beide Parteien sollten sich vergegenwärtigen, dass das Budget abhängig ist von den im Zeitpunkt der Planung bekannten Fakten und dem Vergleich mit ähnlichen Projekten. Anpassungen sind daher ggfs. nicht ausgeschlossen.  
• e-Billing Software: Moderne e-Billing Software beschleunigt Zahlungsvorgänge und Rückbelastungen und sorgt zugleich für hohe Transparenz und Präzision. Dadurch können beide Parteien jederzeit Honorargespräche führen, da beide in Echtzeit über den jeweiligen Stand des Mandats und die aufgelaufenen Kosten informiert sind. 
• Persönlicher Ansprechpartner: Ein persönlicher Ansprechpartner in der Kanzlei, der nicht nur die fortlaufende Betreuung des Mandats übernimmt, sondern zugleich für Rechnungsthemen und Budgetfragen zur Verfügung steht, kann dabei helfen, das Mandatsverhältnis zu festigen und zusätzliche Klarheit zu schaffen. 

Zusammengefasst können diese Maßnahmen zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und externer Kanzlei führen. Zögern Sie nicht, die ein oder andere Maßnahme in Erwägung zu ziehen, falls Sie diese noch nicht anwenden. Sie kann Ihrer Zusammenarbeit möglicherweise den entscheidenden Schub geben, um noch besser und effizienter zu werden.