DIE RICHTIGEN DATEN HERAUSFILTERN: LEGAL OPS UND MANAGEMENT VERBESSERN 

„Lies, damned lies, and statistics“ ist ein häufig zitierter Satz, der die Datenanalyse verspottet. Rohdaten stellen jedoch eine wichtige Fakten-Quelle für die Rechtsabteilung dar. Erst die Interpretation und Präsentation der Daten ermöglicht es den Menschen, ihre eigene Absichten durchzusetzen. 

Im Laufe der Jahre haben Inhouse Teams eine beträchtliche Menge an Daten gesammelt. Dabei treffen viele unterschiedliche Quellen aufeinander: Matter Management-Systeme und Dokumentenmanagementsysteme, eBilling-Lösungen, Risikoregister, Kanzleiberichte, E-Mails und Rechtsberatung. Diese Daten stellen ein äußerst wertvolles und oft unterschätztes Gut dar. Legal Data kann nicht nur die strategische Planung und Trendanalyse unterstützen, sie sind auch ein unverzichtbares Werkzeug für: 

1. Das Verwalten von Strategien 
2. Das Verwalten von externen Kanzleien 
3. Das Verwalten von internen Ressourcen 
4. Das Verstehen und Unterstützen des Geschäfts 
5. Das Managen von rechtlichen Risiken 
6. Das Verwalten von Finanzen der Rechtsabteilung 

Darüber hinaus bilden die Daten einen wichtigen Teil des Knowledgemanagements des Unternehmens. Die eigentliche Herausforderung ist der Umgang mit den Daten: Wie hält man sie sauber? Wie lassen sie sich zusammenführen und wie werden sie optimalerweise präsentiert? Im Folgenden finden sie deshalb Antworten auf diese Fragen: 

STAKEHOLDER-REPORTS 

Oftmals gilt es verschiedene Stakeholder mit verschiedenen Reports zu versorgen. Dabei kann es vorkommen, dass jeder Stakeholder einen individuellen Report benötigt, da die Daten für verschiedene Zwecke genutzt werden müssen. Dazu können gehören: 

• General Counsel, die Daten dazu nutzen möchten, die strategische Ausrichtung der Rechtsabteilung festzulegen 
• Teamleiter:innen, welche die Daten wahrscheinlich nutzen werden, um den Ressourcenbedarf aufzuzeigen und zu verwalten sowie zur Förderung der Teams 
• Teamadministrator:innen, die sicherstellen wollen, dass ihre Teamdaten korrekt und aktuell sind 
• Beschaffungsabteilung, die in der Lage sein wird, den Legal Spend innerhalb der Organisation besser zu verstehen und zu unterstützen 
• Finanz-/Steuerabteilung, die (unter anderem) sicherstellen kann, dass die Rückstellungen angemessen sind und dass die Mehrwertsteuer korrekt angewandt/erstattet wird 
• Risikoabteilung, die die Daten nutzt, um Änderungen im Risikoprofil besser zu verstehen und das Reporting an Aufsichtsbehörden zu unterstützen 

LEGAL DATA PRÄSENTIEREN 

Die Präsentation in einer klaren, prägnanten Art und Weise, die die eigentliche Botschaft vermittelt, ist eine häufig auftretende Herausforderung. Der Grund dafür ist, dass die verschiedenen Stakeholder die gleichen Daten oft in unterschiedlichen Formaten präsentiert haben möchten. Das Erstellen von so vielen unterschiedlichen Reports ist sowohl zeitaufwendig als auch ressourcenintensiv. Online-Dashboards können es den verschiedenen Stakeholdern erleichtern, die Daten auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Obwohl jede Option neben Vorteilen auch Herausforderungen mit sich bringt, kann ein hybrides Modell aus Reports und Dashboards Ihre Arbeit stark erleichtern. 

Damit die Reports und Dashboards genaue und konsistente Daten anzeigen, ist essenziell die Daten sauber zuhalten. Trotz bester Bemühungen wird die manuelle Eingabe unweigerlich zu Fehlern – wie beispielsweise Tippfehlern oder Fehler durch fehlende Felder – führen. Ein Legal Spend Management-System wie BusyLamp eBilling.Space automatisiert die Rechnungsprüfung, sodass eine konsistente Eingabe der Daten ermöglicht wird. Datenvalidierungsregeln, Reports und Aufgabenerinnerungen helfen den Manager:innen in der Rechtsabteilung etwaige Daten sauber zu halten. Eine Reihe unserer Kunden verwenden Datenlückenberichte, um fehlende Daten hervorzuheben und dann zu ergänzen. Die Anwendung dieser auf einer regelmäßigen Basis reduziert den Workload und verhindert, dass die Datenmenge zu groß und unhandlich wird. 

DIE DATEN NUTZEN 

Die Daten der Rechtsabteilung helfen Ihnen bei den oben genannten sechs Aufgaben: 

#1 Strategien verwalten:  

• Bedarf und Ausgaben der Rechtsabteilung verstehen und priorisieren 
• Leistung des Teams durch die Verwendung von KPIs verbessern 
• Kosteneinsparungen erkennen/erzielen bspw. durch: 
  • Outsourcing vs. Insourcing 
  • Reduzierung von unwichtigen Aufgaben 
• Risikoprofil Ihres Inhouse-Teams verstehen und die interne Steuerung durch Verwendung von KPIs optimieren 

#2 Externe Kanzleien verwalten: 

• Größere Transparenz der Aktivitäten und Ausgaben, was wiederum zukünftige Diskussionen mit den Kanzleien erleichtert, insbesondere während der Panel-Prüfungen 
• Nachvollziehbarkeit der Kanzlei-Leistungen, was bei der Überprüfung von Kanzleien hilfreich ist 
• Sicherstellung der fristgerechten Bezahlung von Rechnungen, was Skonto-Vereinbarungen mit Kanzleien zu Gute kommen kann 

#3 Interne Ressourcen verwalten. 

• Arbeitshöhen und -tiefen können leichter identifiziert werden, was eine bessere Ressourcenplanung und -zuteilung ermöglicht (Produktdesign/-prüfung, Immobilienverwaltung, Erneuerung von Lieferantenverträgen, Schlüsselphasen in Rechtsstreitigkeiten, regulatorische Projekte usw.) 
• Das Verständnis der Auswirkungen früherer Geschäftsinitiativen hilft der Abteilung, sich auf zukünftige Initiativen vorzubereiten 

#4 Ihr Geschäft verstehen und unterstützen. 

• Ein Beispiel: Ein erhöhtes Bewusstsein für die Volumen-Veränderungen einer bestimmten Art von Arbeit wird Ihnen helfen sicherzustellen, dass Sie 
  • die richtige rechtliche Unterstützung zur Verfügung haben (entweder intern oder durch externe Kanzleien) 
  • Schulungsbedarf für Ihre Geschäftskontakte und die Anwälte entwickeln 
• Die Sichtbarkeit der geschriebenen Verträge wird das Risikomanagement unterstützen, insbesondere wenn es zu einer Änderung der rechtlichen oder regulatorischen Landschaft oder einem wirtschaftlichen Abschwung kommt. 
• Unterstützen Sie die Produktentwicklung, indem Sie aus früheren Iterationen lernen. 

#5 Rechtliche Risiken verwalten 

• Volumen-Veränderungen einer bestimmten Art von Arbeit oder innerhalb eines Geschäftsbereichs helfen, aufkommende Risiken zu identifizieren. Dazu könnten gehören: 
  • Häufige Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen könnten darauf hinweisen, dass Ihre Dokumente nicht mit den Veränderungen des Marktes Schritt halten 
  • Lokale Änderungen von Standardbedingungen könnten auf ein mangelndes Bewusstsein oder Verständnis für die Dokumentation hinweisen 
• Hilft möglicherweise, neuen Schulungsbedarf zu identifizieren. 

#6 Finanzen der Rechtsabteilung verwalten. 

• Größere Klarheit darüber, wie viel ein Projekt kostet (intern vs. extern). 
• Bezahlen für doppelte Beratung vermeiden 
• Kostenreduzierung bei externen Kanzleien 

Es ergeben sich viele geschäftliche Vorteile, wenn Sie Ihre Systeme integrieren und die darin enthaltenen juristischen Daten sinnvoll nutzen. Seien sie sich Ihrer Ziele bewusst und bewerten Sie individuell, welche der oben genannten Bereiche Ihnen dabei helfen, sie zu erreichen. Es kann sich lohnen rückwärtszuarbeiten, um die relevanten Datenpunkte zu identifizieren, die helfen die nötige Transparenz oder Messungen zu erhalten. Schließlich werden Sie dann in der Lage sein, Reports und Dashboards zu erstellen, die Sie und Ihre Stakeholder benötigen. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.