EFFIZIENTES MATTER MANAGEMENT: GRUNDLAGEN, KOMPONENTEN UND DIGITALE TRANSFORMATION

Dieser Artikel ist der erste unserer vierteiligen Blogserie, die sich eingehend mit dem Thema Matter Management und seinen vielfältigen Aspekten sowie Best Practices beschäftigt. In dieser Einführung widmen wir uns den Grundlagen. Wir werden erklären, was genau unter Matter Management und rechtlichen Angelegenheiten zu verstehen ist und gleichzeitig beleuchten, weshalb die Bedeutung des digitalen Matter Managements stetig zunimmt. 

Matter Management ist ein häufig verwendeter Begriff in der Rechtsbranche. Die Weite dieses Begriffs kann jedoch leicht zu Verwirrung führen, wenn es darum geht, was genau unter „Matter Management“ zu verstehen ist. Um diese Unklarheiten zu beseitigen, teilen wir in diesem Beitrag unsere Ansichten zu diesem Thema. Wir möchten erläutern, wie wir Matter Management sehen, und die Rolle beleuchten, die Technologie in diesem Kontext spielen kann. 

DIE 7 KOMPONENTEN EINER LEGAL MATTER 

Trotz der wachsenden Verbreitung von juristischen Tools zur Prozessoptimierung hat Matter Management schon lange vor der Entstehung jeder Software-Unterstützung große Bedeutung erlangt. 

Der Begriff Matter Management beschreibt den Prozess der Verwaltung einer rechtlichen Angelegenheit – mit oder ohne Einsatz von Technologie. Doch was genau bedeutet das? Die beste Erklärung ergibt sich durch eine Betrachtung der einzelnen Elemente, aus denen eine rechtliche Angelegenheit besteht. 

1. DOKUMENTE 

Beim Gedanken an Anwälte entstehen oft Bilder von umfangreichen Verträgen und gut gefüllten Aktenordnern. Jede rechtliche Angelegenheit erfordert eine gewisse Form der Dokumentation – sei es in Form von Verträgen, Lizenzen, E-Mails oder Briefen. All diese Dokumente müssen zentral und sicher gespeichert und verwaltet werden. 

2. KNOWLEDGE 

Obwohl Rechtsteams über beachtliches Fachwissen verfügen, können sie unmöglich auf jede Frage eine Antwort wissen. Daher benötigen sie einen raschen Zugang zu erstklassigen und präzisen Informationen sowie Fachkenntnissen, um die Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten optimal zu unterstützen. Das Bereitstellen dieses Wissens zur richtigen Zeit stellt einen essenziellen Bestandteil des Matter Managements dar. 

3. KOLLABORATION 

Rechtswesen ist ein Mannschaftssport. Bei jeder Legal Matter sind zahlreiche verschiedene Akteure involviert – sowohl innerhalb der Rechtsabteilung und des Unternehmens als auch extern. Effektives Matter Management erfordert eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen sämtlichen Beteiligten. 

4. WORKFLOW 

Während viele Legal Matter zweifellos komplex sind und ihre eigenen Nuancen aufweisen, folgen die meisten Rechtsangelegenheiten einem gewissen Regelwerk. Anders ausgedrückt, sie durchlaufen eine spezifische Abfolge von Phasen und Stadien, die von den jeweiligen Fakten und Umständen der Angelegenheit beeinflusst werden. 

5. VERWALTUNG 

Da es sich bei Rechtsangelegenheiten um eigenständige Projekte handelt, ist eine ebenso gewissenhafte wie aufmerksame Verwaltung unerlässlich. Angefangen von der Umfangsdefinition, Budgetierung und Ressourcenallokation bis hin zur Zuweisung von Aufgaben, Überwachung von Risiken und Erstellung von Statusberichten – Matters müssen wie jedes andere Projekt mit Präzision verwaltet werden, um termingerechte und budgetkonforme Ergebnisse sicherzustellen. 

6. KOSTENKONTROLLE 

Die Überwachung der Ausgaben im Verhältnis zum Budget ist eine Schlüsselkomponente in jeder Matter, in der externe Anwälte oder andere Rechtsdienstleister beauftragt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Verlauf der Matter-Ausgaben im Vergleich zum Budget zu verfolgen, die laufenden Arbeiten (WIP) und Rückstellungen zu überwachen sowie potenzielle Herausforderungen zu erkennen, die sich negativ auf das Budget und die Matter-Ausgaben auswirken könnten. 

7. REPORTING 

Eine angemessene Verwaltung einer Rechtsangelegenheit oder eines Portfolios von Matters erfordert den uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Informationen im Zusammenhang mit den relevanten Akten. Ganz gleich, ob es um den Status, Risiken, Ressourcen, Ausgaben, Verträge oder die eigentlichen Matters geht – diese Daten müssen erfasst, leicht zugänglich und auswertbar sein. 

Matter Management umfasst die effiziente Koordination, Organisation und Bereitstellung all dieser essentiellen Kernelemente für rechtliche Angelegenheiten. 

MATTER MANAGEMENT AUF MIKRO- UND MAKROEBENE 

Gewöhnlich denkt man bei Matter Management zunächst an die Mikroebene – beispielsweise die Verwaltung einer einzelnen Rechtsangelegenheit. Dies betrifft vor allem diejenigen, die an einer bestimmten Matter beteiligt sind, und die einen Überblick über die Aktivitäten sowie Zugang zu den damit verbundenen Dokumenten und Fachwissen benötigen. 

Jedoch bearbeiten Rechtsabteilungen kontinuierlich eine Vielzahl laufender Angelegenheiten, die auf Portfolioebene (Makroebene) ebenfalls verwaltet und verfolgt werden müssen. Dies gilt insbesondere für General Counsel, Chief Legal Officers (CLOs) und Legal Operations Manager, die Transparenz, Berichterstattung und tiefgreifende Einblicke in sämtliche Angelegenheiten des Matter Managements erfordern. 

Somit ist es wesentlich zu erkennen, dass Matter Management auch das Management von Matter-Portfolios einschließt. 

DIE ÄRA DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS 

Es ist keineswegs überraschend, dass das digitale Matter Management (DMM) den Einsatz von Technologie zur Optimierung der Verwaltung und Abwicklung rechtlicher Angelegenheiten umfasst. Zahlreiche Software-Tools können dazu beitragen, die bereits erwähnten Einzelkomponenten einer rechtlichen Angelegenheit zu verbessern. Diese reichen von Systemen zur Vertragszusammenstellung und Dokumentenmanagement bis hin zu Legal Spend Management-Lösungen und unternehmensweiten Kollaborationsanwendungen. Selbst wenn es sich um einen grundlegenden Ansatz handelt, so stellt selbst die Nutzung von Tools wie Microsoft Excel und Dropbox eine Form des digitalen Matter Managements dar, die für viele Rechtsteams funktioniert. 

Gegenwärtig stehen diverse Einzel-Softwarelösungen zur Verfügung, die bei der Verwaltung und Optimierung verschiedener Aspekte rechtlicher Angelegenheiten unterstützen. Dennoch bergen separate technische Tools ihre eigenen Herausforderungen, wie Integrationsprobleme, Datensilos und Ineffizienzen aufgrund des ständigen Wechsels zwischen Anwendungen. Darüber hinaus stehen Rechtsabteilungen unter dem Druck ihrer unternehmensinternen IT-Teams, die auf eine Vereinfachung und Reduzierung der technischen Infrastruktur abzielen. 

Infolgedessen wandelt sich der Trend weg von isolierten Lösungen für das Matter Management hin zu umfassenden Plattformen, die den gesamten Lebenszyklus einer Legal Matter innerhalb eines zentralen Systems optimieren sollen. Aufgrund dieser Entwicklungen haben Rechtsabteilungen in den vergangenen Jahren vermehrt Full-Suite-Cloud-Plattformen eingeführt. 

GETRIEBEN VON DER DIGITALEN TRANSFORMATION: WARUM DER FOKUS AUF DIGITALES MATTER MANAGEMENT WÄCHST 

Die gezielte Optimierung des Matter Managements hat sich in den letzten Jahren für zahlreiche Rechtsteams zu einem zentralen Anliegen entwickelt, und sie setzen verstärkt auf Technologie, um diese Initiative voranzutreiben. Dies ist ein wesentlicher Aspekt eines dynamischen Trends zur digitalen Transformation in Rechtsabteilungen, der von verschiedenen Faktoren vorangetrieben wird, darunter: 

1. Anpassung an Remote-Arbeit: Die Umstellung auf Fernarbeit erfordert eine intensivierte Nutzung und Investition in juristische Produktivitäts- und Workflow-Tools. Zugleich steigt der Bedarf an mühelosem Zugang zu Fachkenntnissen von überall und zu jeder Zeit. 

2. Effizienz und Mehrwert: Unter dem Druck, kosteneffizienter zu arbeiten und einen gesteigerten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, setzen Rechtsabteilungen vermehrt auf innovative Ansätze. 

3. Globale Regulierung und Unsicherheit: Steigende globale Regulierungen und Unsicherheiten erhöhen die Arbeitsbelastung im Rechtsbereich, was verstärkte Maßnahmen zur Bewältigung dieser Herausforderungen erforderlich macht. 

4. Mehr interne Aufgaben: Die interne Erledigung von Aufgaben nimmt zu, ohne dass die personellen Ressourcen in der Rechtsabteilung zunehmen. 

5. Kundenbetreuung und Lieferantenmanagement: Die Notwendigkeit, die interne Kundenbetreuung zu optimieren sowie die Auswahl und das Management von Dienstleistern zu verbessern, trägt zur Notwendigkeit von effizientem Matter Management bei. 

6. Ausbau der Legal Operations: Die Entwicklung von Legal Operations und Legal Technology-Strategien in Unternehmen rückt den strategischen Einsatz von Matter Management-Plattformen in den Fokus. 

All diese Faktoren führen dazu, dass viele Rechtsabteilungen ernsthaft in Betracht ziehen, Matter Management-Plattformen einzuführen. Damit möchten sie den Druck mindern und gleichzeitig ihren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens steigern. 

Lesen Sie Teil II dieser Serie: Effizientes Legal Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform.