LEGAL TECH ERFOLGREICH IMPLEMENTIEREN: SCOPE DOKUMENT 

Diese dreiteilige Blogserie dient als Leitfaden für die Implementierung eines erfolgreichen juristischen Technologieprojekts. Dies ist der erste Teil. Klicken Sie unten, um Teil zwei und drei zu lesen: 

Teil 2 – Sicherstellen, dass die internen und externen Interessengruppen mit an Bord sind 
Teil 3 – Change Management während und nach der Implementierung 

Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Bereiche auf, die es bei der Implementierung einer Rechtstechnologie zu berücksichtigen gilt. 

Im ersten Teil werden wir die folgenden Fragen beantworten: 

• Warum ein Scope Dokument verwenden? 
• Was sollte ein Scope Dokument enthalten? 
• Welche Schritte sollten auf die Erstellung des Scope Dokuments folgen? 

WARUM EIN SCOPE DOKUMENT VERWENDEN? 

Viele Projekte im Bereich der Rechtstechnologie scheitern, weil das Tool nicht den grundlegenden Anforderungen der Rechtsabteilung entspricht. Wir empfehlen, zunächst die Anforderungen zu dokumentieren und dann das/die richtige(n) Tool(s) zu beschaffen, um diese Anforderungen zu erfüllen. An dieser Stelle müssen wir den Dichter Kipling zitieren: “Six honest serving men – they taught me all I knew; their names are What and Why and When; and How and Where and Who”. Wenn Sie sich die W-Fragen vor Augen halten, sind Sie auf dem richtigen Weg, um einen erfolgreichen Projektumfang und eine erste Definition der Benutzeranforderungen festzulegen. Das Scope Dokument muss nicht komplex und umfassend sein. Es werden die Erwartungen Ihres Teams und anderer Beteiligter in Bezug auf die zu erreichenden Ziele, die zur Erfüllung dieser Erwartungen erforderlichen Schritte und den damit verbundenen Kosten- und Ressourcenaufwand festgehalten – sowohl intern als auch extern. 

Mittels eines Scope Dokuments: 

• Werden Sie angehalten, die Elemente des Legal Tech Projekts und des Softwarekaufs zu durchdenken. 
• Erhalten Sie ein Dokument, das Sie mit Ihrem Team und anderen Endbenutzern teilen können, um sicherzustellen, dass Sie deren Bedürfnisse richtig interpretiert haben. 
• Es verifiziert das Warum, Wer, Was, Wann, Wo und Wie des Legal Tech Projekts. 
• Es bietet die Grundlage für die Angebotsanfrage (Request for proposal oder RFP), die Sie an die Software-Anbieter senden werden, und spart wertvolle Zeit bei der Erstellung der Ausschreibung. Wenn Sie das Projekt nicht zuerst ausarbeiten, laufen Sie Gefahr, die Ausschreibung mehrfach zu wiederholen, wenn die Anbieter bereits beteiligt sind. Das kostet Zeit und führt sowohl intern als auch extern zu Unklarheiten über die wesentlichen Anforderungen. 

WAS SOLLTE EIN SCOPE DOKUMENT ENTHALTEN? 

Der Detaillierungsgrad des Dokuments hängt von der Komplexität der Anforderungen ab, die erfüllt werden müssen. Im Folgenden wird kurz erläutert, was beim Scoping eines potenziellen Technologiekaufs dokumentiert werden sollte. 

1. PROBLEM ODER PROJEKTBEDARF 

Beschreiben Sie das Problem oder die Projektanforderung. Auf diese Weise werden die von der Rechtsabteilung beschriebenen Herausforderungen dokumentiert, um Missverständnisse bei den Erwartungen zu vermeiden, und die Ziele des Technologieprojekts für den Rechtsbereich definiert. Dieser Abschnitt muss nicht lang sein, aber er muss ausreichend detailliert sein, um sicherzustellen, dass die Anforderungen und Ziele klar umrissen sind. 

2. ARBEITSPLAN 

Dieser Teil des Dokuments wird erstellt, sobald eine Lösung ausgewählt wurde. Zu diesem Zeitpunkt lassen sich wichtige Meilensteine und potenzielle Probleme leichter dokumentieren. In der Phase vor der Auswahl der Lösung sollte Ihr Scope Dokument einen geschätzten Zeitrahmen enthalten, damit die internen Stakeholder und Anbieter über die Erwartungen informiert sind. Zu diesen zeitlichen Erwartungen gehören die Termine für die Inbetriebnahme und wie schnell Sie die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens einbinden wollen. 

3. RESSOURCENBEDARF 

Bestimmen Sie die internen Ressourcen, die für Ihr Legal Tech Projekt benötigt werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig, die wichtigsten Projektbeteiligten und Interessengruppen zu ermitteln. Es gibt eine Reihe von Instrumenten und Techniken, um diese Interessengruppen durch den Prozess zu leiten; diese werden im nächsten Blog erläutert. Viele Projekte sind Joint Ventures, bei denen Ressourcen aus der Rechtsabteilung, anderen internen Teams, Softwareanbietern, Anwaltskanzleien und Beratern benötigt werden. Sprechen Sie mit Teams in anderen Unternehmen, die ähnliche Projekte durchgeführt haben, und lernen Sie von deren Erfahrungen. 

4. KOSTEN 

Es gibt sowohl interne als auch externe Kosten. Legen Sie ein Budget für die Softwarelösung selbst fest, aber berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Projektmanager, die viele verschiedene Kostenmodelle anwenden, wie z. B. die Abrechnung nach Zeit und Material, feste Projektkosten oder eine monatliche Gebühr für die Arbeit. Es können auch Kosten für interne IT-Ressourcen anfallen; SaaS-basierte Lösungen sind in dieser Hinsicht deutlich billiger als ressourcenintensive Systeme, die Sie selbst hosten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Lösung zu entwickeln, kalkulieren Sie die damit verbundenen Kosten. 

NEXT STEPS 

Geben Sie das Dokument über den Anwendungsbereich an die Nutzer und Beteiligten in der Rechtsabteilung und darüber hinaus weiter. Einer der Hauptvorteile ist die Klarstellung, dass die Anforderungen richtig interpretiert wurden. Daher ist es wichtig, dass das Dokument geprüft und genehmigt wird. Nutzen Sie dieses Dokument, um potenzielle Tools zu recherchieren, Ihre Ausschreibung zu verfassen und mit der Beauftragung von Anbietern zu beginnen. 

FAZIT 

Die Erstellung eines Umfangsdokuments trägt dazu bei, Unklarheiten innerhalb des Projekts zu beseitigen und die Erwartungen zu steuern, um Unzufriedenheit und Probleme bei der Benutzerakzeptanz zu vermeiden, wenn schließlich eine Lösung ausgewählt wird. Es spart Zeit, wenn Sie mit der Beauftragung von Softwareanbietern beginnen, da Ihre Anforderungen klar sind. Es wird sichergestellt, dass die Lösung, die Sie kaufen oder entwickeln, tatsächlich mit den Prioritäten der Rechtsabteilung übereinstimmt, um die Benutzerakzeptanz und den geschäftlichen Nutzen zu maximieren. 

Teil 2 dieser Serie befasst sich mit der Identifizierung und Sicherstellung, dass die Stakeholder des Legal Tech Projekts mit an Bord sind. 

Aus dem Original-Blog übersetzt.