VERWALTEN SIE IHREN LEGAL SPEND OHNE KOSTENÜBERRASCHUNGEN 

Üblicherweise erwarten Sie keine bösen Überraschungen, wenn Sie über die Ausgaben für externe Kanzleien oder die Rechtsabteilung informiert werden. Es gibt nichts Schöneres, als wenn die Ausgaben mit dem geplanten Budget übereinstimmen. 

Es ist dennoch unrealistisch zu glauben, dass angesichts der vielen und unvorhersehbaren Rechtsthemen eine präzise Vorhersage über die entstehenden Kosten möglich ist. Einiges lässt sich aber tun, um Schwankungen zu reduzieren und eine bessere Risikokontrolle vorzusehen, einschließlich Maßnahmen durch e-Billing.  

HISTORIE 

Um die Zukunft zu gestalten, werfen Sie einen Blick in die Vergangenheit. Ermitteln Sie, was bislang in der Rechtsabteilung bearbeitet wurde und welche Mandate extern vergeben wurden, bestimmen Sie die jeweiligen Rechtsgebiete, ermitteln Sie, mit welchen Kanzleien Sie in welchem Rechtsgebiet zusammengearbeitet haben, die verschiedenen Abrechnungsmodelle, die Anzahl der budgetierten und tatsächlich in Rechnung gestellten Stunden, und welche Abweichungen zu den Abrechnungsrichtlinien es gegeben hat. Durch diesen Abgleich und das Erkennen von Trends wird es einfacher, Ihre Kosten besser einzuschätzen. 

SCHÄTZEN, BUDGETIEREN, KONTROLLIEREN 

Moderne e-Billing-Software erleichtert den Prozess des Schätzens, Budgetierens und Kontrollierens, da die gesammelten Informationen detaillierter und präziser verfügbar sind. Es wird erkennbar, welche Kosten, Teamzusammensetzungen und Bearbeitungszeit in vergleichbaren Mandaten zu erwarten sind, so dass die Kostenschätzung zukünftig genauer ist. Kalkulieren Sie ein Jahresbudget und unterteilen Sie dieses nach Monaten, prüfen Sie regelmäßig den Sachstand und ermitteln Sie, welche Abweichungen es gibt und warum. Treffen Sie klare Absprachen mit externen Anwälten und lassen Sie sich regelmäßig einen Statusbericht erstellen; notfalls fordern Sie kostenlose Leistungen ein. 

LEITFADEN 

Abrechnungsrichtlinien sind von wesentlicher Bedeutung und sollten das gesamte Leistungsspektrum abdecken: Stundensätze, Teamanforderungen, Rechnungsformate, erstattungsfähige Aufwendungen, Bearbeitungszeiträume. Es sollten Regelungen bei Nichteinhaltung dieser Richtlinien vereinbart werden, z.B. was passiert, wenn für die Rechnungsstellung 90 Tage vereinbart sind und eine Kanzlei erst nach 6 Monaten ihre Rechnung stellt? Laden Sie sich jetzt unseren Guide „Getting started with Legal Billing Guidelines„ herunter, um Beispiele zu erhalten und zu erfahren, wie Sie Abrechnungsrichtlinien verfassen können. 

ALTERNATIVE VERGÜTUNGSMODELLE 

Alternative Vergütungsmodelle können ein Weg sein, um Ausgaben zu steuern, zu reduzieren oder Überraschungen zu vermeiden. Dies können Retainer sein (feste Beträge für einen bestimmten Zeitraum), Mischkalkulationen (für Partner und angestellte Anwälte), Festpreise für bestimmte Projekte, eine Obergrenze für Stundensätze oder ein Mengenrabatt, sobald das Budget mit einer externen Kanzlei erschöpft ist.  

Mit Legal Spend Managment-Systemen, wie BusyLamp eBilling.Space von Onit, können Budgets erstellt, geteilt und eingereicht werden; Projekte, Fortschritte und Ausgaben können verfolgt werden; Reports können erstellt werden; und Daten können leicht und automatisch gesammelt und analysiert werden. Angesichts des technologischen Fortschritts der letzten Jahre sollt der Legal Spend natürlich keine Überraschung mehr sein. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.