Year: 2021

FÜNF LEGAL TECH TRENDS, DIE AUS DER PANDEMIE HERVORGEHEN WERDEN 

DAS NEUE „NORMAL“ DES RECHTSWESENS 

Zweifelsohne waren die letzten 12 Monate hart. Tatsächlich sogar extrem schwierig und stressig. Wir mussten uns schnell anpassen – an eine neue Lebens- und Arbeitsweise, die längst nicht so familiär und angenehm ist wie die, die wir zuvor als selbstverständlich erachtet haben. Das alles geschah mehr oder minder über Nacht und wir mussten es akzeptieren, denn es galt Leben zu retten. 

Noch nie gab es eine so schnelle und globale Änderung der Lebensweise. Insbesondere die Art, wie wir arbeiten, erfuhr drastische Einschnitte. Langes Pendeln und ablenkende Büroarbeitsplätze gehören nun der Vergangenheit an. Untersuchungen haben ergeben, dass wir unsere neue Arbeitsweise sogar eigentlich ziemlich mögen: Mehr als 50% der Arbeitnehmer gaben an, auch nach der Pandemie von daheim arbeiten zu wollen. 

COVID-19 hat nicht nur dazu geführt, dass Menschen von zu Hause aus arbeiten, sondern auch dazu, dass sie zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten arbeiten. Da Schulen und Betreuungseinrichtungen geschlossen waren, hatten viele Menschen damit zu kämpfen, ihre Arbeit mit dem Homeschooling, der Pflege von Familienmitgliedern, ehrenamtlichen Tätigkeiten oder anderen Verpflichtungen zu vereinbaren. Dies führte zu einer unvermeidlichen Umstrukturierung des Arbeitstages.  Um mithalten zu können, starteten viele ihre Arbeit früher als üblich oder arbeiteten abends und am Wochenende. Durch diese Flexibilität konnten Einige ihre Produktivität maximieren, denn sie waren nicht länger gezwungen, zu traditionellen Geschäftszeiten zu arbeiten. Wenn nicht gerade ein Lockdown stattfindet, entscheiden sich die Mitarbeiter:innen auch dafür, anderorts zu arbeiten. Zwischen den Lockdowns gab es manche Kolleg:innen, die von Cornwall, Polen und Dubai aus gearbeitet haben. Das alles bedeutet, dass ein Großteil der Belegschaft zu anderen Zeiten und an anderen Orten arbeitet. 

Diese neue Work-from-Home-Revolution wird enorme Auswirkungen auf viele Branchen haben, aber was bedeutet das für die Rechtsbranche, und vor allem, welche Rolle wird Technologie dabei spielen? Hier sind fünf Legal Tech-Trends, die in den kommenden Monaten und Jahren als Ergebnis der Pandemie hervorgehen werden. 

1) ASYNCHRONES ARBEITEN 

Anwält:innen müssen asynchrone Kollaborations- und Kommunikationstools einführen, um produktives Arbeiten in Teams zu ermöglichen. Während viele von ihnen schnell synchrone Tools (z.B. Videoanrufe und Instant Messaging) eingeführt haben, wurde der Sprung zu asynchronen Plattformen für echtes Projektmanagement meist nicht gewagt. Immer mehr Anwält:innen werden mit Team-Collaboration-Tools wie Confluence oder Notion sowie mit Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello, Asana und Monday experimentieren. Wer weiß – vielleicht sehen wir sogar, dass Teile von agilen Projektvorgehensmodellen, wie tägliche Sprints und Stand-ups, eingeführt werden! 

Es ist auch wahrscheinlich, dass dieser Trend das Entwickeln von modernen Matter Management-Tools beschleunigen wird, die sich von Aufzeichnungssystemen zu vollwertigen Engagement- und Collaboration-Systemen entwickeln. Dies wird nicht nur Tools zur Produktivitätssteigerung betreffen: Es wird auch einen Anstieg bei der Nutzung von asynchronen Lernplattformen geben. So kann sichergestellt werden, dass Remote-Mitarbeiter:innen zu einer für sie passenden Zeit Zugang zu Schulungen und Fortbildungen haben. 

2) KNOWLEDGE MANAGEMENT: DER AUSTAUSCH UND ZUGANG ZU INFORMATIONEN 

Nur wer von überall und zu jederzeit auf (juristisches) Know-how zugreifen kann, wird als Remote-Mitarbeiter:in auf dem aktuellen Stand bleiben. Ein asynchroner Informationsaustausch ist also entscheidend für die Leistung jedes Einzelnen. Anrufe und Instant Messaging helfen nicht immer; häufig haben Mitarbeiter:innen ohnehin schon mit digitalen Ablenkungen zu kämpfen. Auch sind Kolleg:innen vielleicht nicht immer online, wenn Hilfe benötigt wird. Asynchrone Kollaborationstools helfen also bis zu einem gewissen Grad, denn sie ermöglichen das Erfassen und Teilen von Know-how. Es ist daher absehbar, dass in Zukunft die Akzeptanz von Wissensmanagementlösungen steigt, denn Teammitglieder:innen wird so geholfen, einfach auf Informationen zuzugreifen, wann und wo immer sie sind. 

Hier können auch KI-Tools zum Einsatz kommen, die das Auffinden von Informationen vereinfachen, Know-how aus verschiedenen Quellen verbinden, strukturieren und aktualisieren und im passenden Kontext innerhalb von Workflows bereitstellen. Eine Suchfunktion scheint zunächst zwar nicht als das spannendste Feature, wird in Zukunft aber zu einem der wichtigsten Werkzeuge des Remote Workers werden. Zusätzlich werden sich daraus weitere Softwarelösungen entwickeln, die das Zentralisieren von Daten ermöglichen und somit das Sucherlebnis vereinfachen und optimieren. Um nicht nur Suchergebnisse, sondern auch spezifische Antworten zu generieren, werden Chatbots und Tools zur Entscheidungsautomatisierung immer ausgereifter und häufiger eingesetzt werden. Diese bieten nämlich den Vorteil, dass sie neben den zugrundeliegenden Quellen auch direkte Antworten liefern. 

3) GIG ECONOMY IM RECHTSWESEN 

Flexibles Ressourcenmanagement ist in der Rechtsbranche nicht unbedingt neu – Unternehmen wie Lawyers on Demand (LOD), Axiom, Peerpoint und Vario praktizieren es bereits seit einiger Zeit. Aufgrund der großen Anzahl von Mitarbeiter:innen, die während der Pandemie von Zuhause aus arbeiteten, konnten sich die Unternehmen jedoch ein besseres Bild davon machen, was eine Remote-Belegschaft leisten kann. 

Umfragen haben durchweg gezeigt, dass die Produktivität der Mitarbeiter:innen während der Pandemie hoch ist. Die Unternehmen beschleunigen daher ihre Umstellung auf ein flexibleres Betriebsmodell, indem sie bei Bedarf temporäre, freiberufliche Ressourcen für bestimmte juristische Aufgaben oder Projekte hinzuziehen. Dies bietet einen wesentlich kosteneffizienteren Ansatz und ermöglicht es den Unternehmen, auf einen breit gestreuten Talentpool zurückzugreifen. Die Nachfrage wird folglich also steigen. Aber auch das Angebot wird steigen, da Anwält:innen und Paralegal die Flexibilität des remoten Arbeitens nutzen werden, um ihre Karrieren auszubauen oder eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen. 

Es ist also wahrscheinlich, dass ein großes Wachstum von flexiblen Online-Resourcing-Plattformen entsteht. Unternehmen werden so mit vielen Remote-Anwält:innen und -Paralegals in Kontakt treten können, die wiederrum die Vorteile des neuen Normalzustands nutzen wollen. Die Plattformen werden entweder alle Arten von juristischen Ressourcen abdecken – oder sich auf Nischen konzentrieren und Unternehmen mit Rechtsexpert:innen in bestimmten Bereichen verbinden. 

Ein Vorteil der Büroarbeit ist, dass Manager sehen können, was ihre Teams tun. Sie wissen, wie das Team arbeitet und ob bestimmte Teammitglieder:innen Schwierigkeiten haben. Das ist natürlich bei Remote arbeitenden Teams schwieriger. Unternehmen müssen daher Wege finden, um die Produktivität und das Arbeitsverhalten der Mitarbeiter:innen zu messen. 

Es geht jedoch nicht nur darum, dass die Leistung den geforderten Standards entspricht, sondern auch darum, das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Remote zu arbeiten brachte für viele sogenannten „Technostress“ mit sich, auf dessen Warnzeichen Manager achten müssen. Gleichzeitig gilt es sicherzustellen, dass sie weiterhin Schulungs- und Unterstützungsbedarf erkennen und unangemessenes Verhalten (Mobbing, Diskriminierung, sexuelle Belästigung usw.) aufdecken, da dies in Remote-Umgebungen zunehmen kann. 

Einer der Hauptgründe, warum viele Anwält:innen eine Inhouse-Tätigkeit einer Kanzlei vorziehen, besteht darin, dass sie hier ihre Zeit nicht erfassen müssen. Doch auch in Unternehmen ist zu erwarten, dass immer mehr Rechtsabteilungen in digitale Aufzeichnungssysteme für Mitarbeiter:innen investieren werden. So kann die Produktivität aufrecht erhalten werden und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen sichergestellt werden. Außerdem erhöht sich die Transparenz, sowohl nach innen wie auch nach außen. Diese drei Punkte bilden schließlich die wichtigsten Messgrößen für einen effizienten juristischen Betrieb. Möglicherweise werden auch bereits bestehende Legal-Tech-Plattformen Optionen zum Tracken der internen Produktivität integrieren, sodass Arbeitgeber KPIs messen und das Mitarbeiterverhalten besser verstehen können. Eine Möglichkeit, einer dauerhafte Zeiterfassung wie in Kanzleien zu vermeiden, besteht darin, die Arbeitsweise für begrenzte Zeiträume in Intervallen zu analysieren, anstatt einen „Always-on“-Ansatz zu verfolgen. 

Produktivität kann aber auch auf eine andere Weise gemessen werden, bei der man sich weniger auf den Output und mehr auf die Ergebnisse konzentriert. Wenn Teams auf eine Projektmanagement-Software umsteigen, werden sie wahrscheinlich damit beginnen, die Leistung anhand von OKRs und KPIs zu verfolgen. Dies ist ein guter Weg, um eine hohe Produktivität zu gewährleisten, ohne dabei zu anmaßend zu sein. Letztendlich werden Organisationen und Teams wahrscheinlich verschiedene Tools einsetzen, die ihnen helfen, die Leistung aufrechtzuerhalten und die gewünschten Ergebnisse zu liefern, wenn sie remote arbeiten. 

5) VON DER RECHTSPLATTFORM ZUR UNTERNEHMENSINTEROPERABILITÄT 

Der wohl bemerkenswerteste Effekt der Pandemie ist die beschleunigte und standardisierte Einführung von Tools zur Steigerung der digitalen Produktivität und Kollaboration. Zwar hatten viele Inhouse-Teams bereits Videokonferenzen und Instant-Messaging für sich entdeckt, hatten aber noch keine Erfahrungen mit Tools für die Remote-Zusammenarbeit und Kommunikation. Durch COVID-19 änderte sich das allerdings schlagartig. Die Nutzerzahlen von Microsoft-Teams stiegen zwischen März und November 2020 um 160% von 44 auf 115 Millionen Personen. Gleiches war bei Slack und Zoom zu sehen. Die Tools gehören mittlerweile also zur Standardausrüstung für das Arbeiten von zu Hause aus. 

Legal Tech-Anbieter müssen daher umdenken und ihre Strategien anpassen. Statt eigene Plattformen und IT-Systeme anzubieten, sollten sie den Nutzer:innen durch Plugins, Softwareintegrationen und APIs ermöglichen, weiterhin in ihrem bevorzugten System arbeiten zu können. Möglicherweise führt dies zu sogar zur Rekonstruktion bestehender Produkte, sodass sie in anderen Tools wie Microsoft Teams integriert werden können. 

IST DIE DIGITALE TRANSFORMATION DES RECHTSWESENS ENDLICH DA? 

Was alle oben genannten Punkte miteinander verbindet, ist die Tatsache, dass Technologie absolut unverzichtbar sein wird, um Arbeitnehmer:innen und ihren Organisationen den Übergang zum neuen dezentralen Arbeitsmodell zu erleichtern. Ausnahmsweise rennt die Technologie offene Türen ein – Arbeitnehmende und Arbeitgebende können digitale Produktivitäts-, Kollaborations- und Kommunikationstools gar nicht schnell genug einführen. 

Die Revolution des Remote-Arbeitens hat erst begonnen, die Zeit wird also zeigen, ob die oben genannten Vermutungen eintreffen. Wie es sich auch entwickeln mag, COVID-19 hat den Status Quo für Remote-Arbeiten verändert und der normale Dienst wird in der alten Form nicht wieder aufgenommen. Remote-first wird der Trend der 2020er Jahre sein, und Legal Tech-Anbieten sollten dies zu einem Kernbestandteil ihrer Produkt- und Kundenerfolgsstrategien machen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

Contract Management in Procurement is Fueling Transformation and Streamlining Processes

At its core, contract management for procurement enables a team to manage spend against budget and automate the contracting process. We’ve previously explored how technologies like contract lifecycle management (CLM) and contract AI increase efficiency and reduce risk for general counsel, legal operations and sales operations. Now, we’ll examine the power of contract management for procurement and how it increases visibility and cuts time through automation.

Procurement is a critical role in any organization. As Chief Procurement Officer at a global enterprise, you’re ultimately responsible for all procurement transformation efforts around the world, and you’re expected to lead those efforts efficiently and effectively. In doing so, you enable spend owners, such as business units and functional partners, to maximize the value they receive from suppliers to meet their objectives.

Technology is integral to effective and efficient procurement in the modern era. Because contracts are such a key part of procurement activities, having the right contract management (CLM) tool for procurement can make all the difference.

CLM and Contract AI in Procurement

A Chief Procurement Officer is responsible for accomplishing some of the organization’s most critical business goals, including ensuring that the company has ongoing value creation via a world-class supply base, developing the company’s overall procurement strategy and identifying and realizing cost-saving and cost reduction opportunities for the enterprise. There’s also the need to manage budgets and an overall expectation for procurement transformation to create a center of excellence resulting in lasting value for the organization.

In addition to these crucial overarching functions, Chief Procurement Officers must also control and manage the inner workings of the procurement department, including its employees and the systems they use. They must manage procurement staff in and across sourcing, contracting, transactional purchasing, supplier management, and miscellaneous internal procurement support activities, while also managing the skills and competency development of that staff, including training development and knowledge management capabilities.

As a foundation for all of these important roles and expectations, the Chief Procurement Officer is responsible for the selection and management of procurement systems. This can, and indeed should, include incorporating the technologies necessary to build the procurement center of excellence the organization expects and needs. Because contract management for procurement, along with contract AI, is imperative, having the right CLM tool for procurement will boost effectiveness and efficiency across all those activities, increasing excellence and bringing value to the enterprise as a whole.

Benefits for Procurement

In selecting a CLM tool to transform your procurement operations, keep in mind the importance of understanding the needs of different stakeholders who will be impacted by any new system. Consider the benefits of contract management for various different roles within your procurement staff, and balance their needs to get the most out of your system. At its core, your CLM solution for procurement must be flexible enough to meet a variety of needs and be easily applied across all the different tasks that make up the procurement function.

Because contract management for procurement is so foundational, your CLM solution needs to serve as a centralized tool for managing procurement contracts across the organization, regardless of where around the globe they originate – think of your CLM solution as a single point of truth for your procurement activities across the enterprise.

Being able to centrally manage contracts will help you handle some of your most critical Chief Procurement Officer tasks, including improving business outcomes, decreasing risk and managing spend against budget. With a CLM solution, you’ll always be able to know exactly where every procurement contract is and see the status of current contract negotiations. If someone is causing delays, you’ll know who it is and how you can help move them forward. CLM tools can also automate routine contracts like NDAs, bringing even more efficiency to the procurement function and shifting your focus to tasks that create more value for your organization.

When you’re the head of procurement at an organization responsible for high levels of spend, you understand the importance of contract management in procurement to deliver savings and value. You need the right CLM tool for procurement to make the most of those contracts and support the critical activities of your enterprise.

Onit’s CLMs solution provides the flexibility and efficiency your procurement function needs to become a center of excellence for your enterprise. Contact us today to learn more.

How Legal AI and Automation Work for Law Department Operations

Implementing legal AI and automation is not a one-size-fits-all proposition. With numerous forms of both technologies, it helps to examine specific use cases and the corresponding benefits that come to the table.

In the first part of this blog and podcast series, we outlined what AI is at its foundation. In part two, we tackled how artificial intelligence and law departments are already working together.

Now, we’re back for the third and final segment of his AI series, which covers the combination of legal AI and automation. With the many different types of legal automation and AI assistance available today, we have some crucial points to consider for automation and AI’s role in it.

Starting the Journey of Combining Artificial Intelligence and Law Departments

Start by asking yourself some basic questions about the drivers you’re trying to achieve through automation. Is your goal to increase productivity, efficiency and quality? Are you most concerned about risk mitigation and compliance? Or are you trying to be efficient about identifying trends and actionable insights with the data you currently have?

For example, if your goal is to enhance efficiency, contract AI software and automation can speed up contract approval by up to 70% and increase user productivity by 51.5%.

Your reason for automating your law department will have an impact on how you go about implementing it. Regardless of your goals, you always need to be considering how automation can help your legal department become more valuable to the rest of the organization.

The Different Types of Legal AI and Automation

Automation isn’t one-size-fits-all and there many varieties of it available now. Before you start implementing automation and legal AI, it’s helpful to understand the different automation types that exist today. The goals you have might impact the kind of automation you choose.

There are three significant types of automation, plus a fourth that ties them all together:

  1. Intelligent process automation (IPA) focuses on optimizing tasks that traditionally require some form of human interaction. It assumes that companies have already digitized business processes and created workflows. IPA uses software to perform processes and automate tasks while completing workflows and automating and integrating digital processes. It extends the scope of process automation that has capabilities for reading documents. Think OCR, machine learning and natural language processing. It also manages processes through event triggers and intelligent workflow and helps collate and process data across multiple systems. For example, in the legal domain, an IPA-based platform can read and analyze contracts to automate the identification, extraction and evaluation of contract terms, identify business-critical information such as contract entities and assess them against standard clause statements.
  2. Business process automation (BPA) is the technology-enabled automation of tasks that accomplishes a specific workflow or function. BPA has somewhat similar goals as IPA, but its primary goal is to automate a business process while improving and simplifying business flows. A critical difference between BPA and IPA is that IPA is more about optimizing existing digital workflows, while BPA is about digitization. An example of this in the legal world would be digitizing all incoming matter-related documents and forms, with BPA capturing and validating information in any format as soon as such information is available.
  3. Robotic process automation (RPA) uses intelligent automation technology to handle high-volume, repeatable tasks, enabling business users to devote more time to other, higher-value work. The distinguishing characteristic of RPA is its capacity for awareness and ability to adapt to changes in circumstances.
  4. Hyperautomation brings together several components of legal automation and AI and machine learning to amplify work automation. The goal of hyperautomation is to optimize and deliver work more effectively, more efficiently and at a lower risk to drive innovation. A crucial component of hyperautomation is the ability to include humans in the digitization process. Hyperautomation can provide insights into ROI and leverage AI to enable end-to-end intelligent automation. For example, consider a law firm utilizing two technologies – one that intelligently reads data and documents and the other being an RPA tool (robot). An incoming email from a client triggers the RPA robot to read the email and its attachment. It logs in to the client’s system as an accredited user and downloads the data to be processed by the reading tool. The tool reads all the document’s data (which a human usually had to do) and extracts the relevant information utilizing machine learning to pass back to the RPA robot to populate the case management system and the finance system. It then notifies the supervising partner of the critical case information. With hyperautomation, the time to open a file decreases from 90 minutes to 10 minutes. It meets the service-legal agreement for the first response and the file opening administration team – through AI-assisted automation – focuses on higher-value work for the more complex cases.

Once you understand the different types of legal AI and automation and what you’re trying to achieve through automation, you can start to develop and implement your ideal technology plan for your law department.

To hear more about legal AI and automation, the benefits of combining artificial intelligence and law departments and the essential elements to consider before deciding on technologies, you can listen to our entire podcast (see below.)

February Digest: The Latest in Legal Operations Trends and News

Welcome to our February run-down of the latest in legal operations trends and news. In this digest, we dig into the results from the Association of Corporate Counsel’s 2021 Chief Legal Officers survey and how ADM controls legal spend. Experts will share real-life numbers that illustrate contract AI benefits and a new approach to legal operations maturity models. Finally, we’ll talk about CLOC and its strategy for expanding membership.

#1

Contract Management Tops General Counsel Wish Lists, According to Survey

 According to the 2021 Chief Legal Officers survey conducted by the Association of Corporate Counsel, corporate legal departments are pursuing more hiring as privacy and compliance challenges increase. More than 30% plan to add in-house lawyers and nearly half said they will send more work to outside counsel this year and increase headcount for corporate legal.

Artificial Lawyer analyzed the results as well, focusing on the types of legal technology GCs and CLOs want in the next two years. Taking first place: Contract management, with 67%. With contract AI accelerating contract approvals by up to 70%, it isn’t hard to understand why this is a priority corporate legal top brass.

The ACC survey includes feedback from 947 participants in 44 countries.

(sources: Corporate Counsel and Artificial Lawyer)

#2

ADM Legal Chief Redesigned Law Firm Relationships and Cut Spend. Here’s How.

In legal operations news regarding outside counsel spend, Cam Findlay, Senior Vice President, General Counsel & Secretary at Archer Daniels Midland, shares how his team significantly reduced legal spend. The company dropped its legal spend from 85% to 50% of its budget. How? The department relied on technology, best practices and a law firm panel.

As he explains to Bloomberg Law:

“One of the first things we did was get better technology. We put in place a matter management system that allows us to track every penny—well, we think we track every penny—of spending by an outside law firm. We can even track the diversity of the lawyers who are working for us, how many hours were done by women or people of color.

“We use Onit, and we were one of the first major companies to use it, I believe. It’s a very good system because it’s beyond just matter management and e-billing, and we use it for all sorts of purposes throughout the company. It’s a good platform that you can plug and play other aspects onto.”

He also discusses how the law firm panel – called the ADM Law Firm Alliance – helped drive them to their global spending goals:

“We sit down with our top firms early in the year, every year, and through our Onit system, we’re able to prepare a firm report card for them that shows how their rates compare to other law firms, how their staffing compares, in terms of whether they are partner heavy or associate heavy. It also shows how they’re doing in terms of the diversity of the team that they’re putting on our matters. That’s been a really effective tool. We can sit down with a firm and say, ‘Your team was 100% white male. Your competitors here have been able to put much more diverse teams on our matters. That’s something we want you to work on for next year.’”

(source: Bloomberg Law)

#3

How Effective is Contract AI for Legal? Here Are the Numbers.

A panel of experts from Adobe and Onit gathered at Legalweek(year) tackled the latest legal operations trends by discussing contract AI and its impact on corporate legal. Instead of general benefits, though, these presenters provided quantitative numbers showing how effective this technology is.

A recent study of contract AI found that:

  • New AI users become 34% more efficient with their time and 51.5% more productive
  • Contracts are reviewed and redlined in less than two minutes
  • The technology helps corporate legal reduce contract processing costs by 33%
  • Users can shift work to higher-value activities, with one senior lawyer reallocating 15% of his time from contract work and team management to more strategic endeavors.

To hear the panel discussion, visit here.

(source: Legalweek[year])

#4

A New Approach to Legal Operations Maturity Models

According to the 2020 State of the Industry survey by the Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), there has been a steady growth trajectory in legal operations across organizations of all sizes. The outcome has been an increase in new hires and technology to deliver legal services efficiently, cost-effectively and across departments.

Nathan Wenzel, the co-founder of SimpleLegal, proposes an alternative to existing legal operations maturity models – one honed from working with more than 200 corporate legal departments.  While he outlines five distinct levels of legal operations maturity, he also emphasizes that the goal is to find the place in the spectrum that works best for your organization.

(source: Law Technology Today)

#5

CLOC Welcomes New Legal Technology Members

In 2016, CLOC allowed only in-house counsel as members. In 2019, they welcomed legal operations professionals. In the latest legal operations news, they’re opening the doors wider by inviting more members, including technology companies, service providers and law schools.

What should all CLOC members expect? According to Betsi Roach, CLOC’s executive director, there will be an expanded array of topics and perspectives. As she explains in the CLOC press release on the matter:

“Our members and the greater legal community are hungry for more resources to answer questions and advance their careers. Creating a place that champions diversity of ideas and thoughts will not only disrupt the business of law but will define professional growth paths and pave the way for future generations. This is an exciting advancement on our continued journey to make a real impact on both the legal industry and for those in our community to grow their networks.” 

To learn more about CLOC memberships, visit here.

(sources: Corporate Counsel and CLOC)

Discover More Legal Operations Trends with Lean Into Legal Ops

Speaking of legal operations, Onit is expanding our Lean Into Legal Ops virtual learning program to include even more members of the legal community and provide even more diverse content. Past webinars have included:

Get the inside track on legal operations trends, the very best events and helpful content from the legal community by joining Legal Into Legal Ops today. Visit this page to join.

Onit Honored as One of the Top Workplaces in Houston; Hear Why on this Podcast.

With more than 14,000 employers, including 21 Fortune 500 companies, the competition to be named one of the top workplaces in Houston is stiff. That’s all the more reason why Onit is honored to be included as one of the Houston Chronicle’s Top Workplaces for the third year in a row, coming in at number 30 for 2020.

We also earned the program’s only Communications Award. The award, also based on employee feedback, is reserved for the organization continually going above and beyond to keep employees informed.

The Houston Chronicle’s Top Workplaces awards program recognizes the most sought-out businesses in the Houston region, based on the feedback of more than 37,000 employees gathered through a third-party survey. The award considers 15 factors critical to any company’s success, including culture, organizational health, engagement, satisfaction, leadership, cooperation, communication, work-life balance, training, pay and benefits.

The Inside Scoop on Onit

What exactly makes Onit one of the best places to work in Houston? In a recent podcast (see below), employees Angela Mulligan, director of organizational health, and Carlos De Leon, senior recruiter, joined Nash Gates to share why they think Onit won this award – and what it means to prospective employees, including:

  • Entrepreneurial culture – Onit encourages employees to have an entrepreneurial spirit while focusing on innovation and creative problem-solving. Have an issue you want to discuss? There’s an open-door policy from the top down.
  • Fast-paced growth – Onit completed three acquisitions in less than two years and recently expanded its offerings with an AI platform and contract AI software. Activities like this, coupled with our emphasis on its customers and innovation, earned us an impressive triple-digit percentage increase in 2020 revenue growth, number seven among the fastest-growing companies in Texas according to Inc. and number nine on the Houston Business Journal’s Fast 100 list.
  • Customers – Onit works with some of the largest companies in the world, with more than 45 Fortune 500 customers.
  • Dedication to employees – While other companies focused on workforce reductions during the onset of the pandemic, Onit grew its employee base by 22% in 2020. The company’s leadership also took measures to support their employees’ well-being during these challenging times, offering help with perks such as additional personal days.
  • Global reach: Onit has a presence on five continents, with representation in Houston, Austin, Mountain View (California), Pune (India), Auckland (New Zealand), London (UK) and Kyiv (Ukraine).

How to Apply for a Job at One of the Best Places to Work in Houston

Are you interested in working at Onit? We’re always happy to hear from qualified candidates.

We also believe in having open transparency with our potential hires from the start. We encourage you to check us out on Glassdoor and LinkedIn, so you understand our culture and our people before you apply. If you think Onit might be a good fit, you should visit Onit Careers to view current job openings and apply.

For more insight on Onit, you can listen to the entire podcast here:

 

How Sales CLM with Contract AI Helps Business Development Automation

It’s impossible to imagine any organization’s sales function without considering contracts. Sales operations professionals handle some of a company’s most value-generating activities: overseeing daily sales activity, meeting with major clients, drawing up sales reports, designing new and more effective sales strategies, and working to market and promote company products and services. 

None of those activities are possible if you can’t effectively manage your sales contracts and glean insights from them. Tools to manage contracts, including contract AI, are designed to ensure that sales operations and the VP of sales have a single point of truth for contracts. In addition, business development automation makes the sales Contract Lifecycle Management (CLM) process more efficient, and the entire sales function more effective. 

Contract AI Software in Sales

The sales function at any enterprise encompasses various duties, ranging from discrete contractual tasks to overarching strategy. On the contractual front, sales operations are responsible for many phases of contract lifecycle management, including: 

  • Creating requests for contracts 
  • Drafting contracts 
  • Monitoring the progress of those contracts 
  • Keeping contracts moving forward when things stall 
  • Approving contract terms 
  • Delivering contracts to customers for signature 

The sales function doesn’t end there. In addition to handling contracts daily, sales operations professionals find new opportunities to expand the organization’s client base and devise new and innovative ways to market products and services. It’s also responsible for setting specific critical enterprise goals and ensuring they’re met, including quarterly or annual sales and ongoing productivity goals. 

Underlying all sales functions, whether drafting a contract or setting the right sales goals for the entire company, is the expectation that the VP of sales and the sales operations team will continuously improve the sales team’s effectiveness and productivity. 

Technology is the key to ensuring continuous improvement. Sales CLM tools and contract AI empower sales operations professionals to better tackle both aspects of the job by making the contract process more efficient and effective from start to finish. In addition, AIenabled sales management software helps create a central repository for the organization’s contract data. The central repository is a critical source of information for making informed decisions about sales goals and marketing strategies.

Finding the Right Sales CLM Solution and Contract AI Software

While every company and sales department is different, some common barriers prevent sales operations from performing effectively and efficiently. These include: 

  • Having little to no insight into where deals are, who’s responsible for them, and what the next steps are
  • Missing an easy way to keep deals moving forward
  • Not having mobile technology options to effectively handle work tasks in today’s on-the-go and remote working scenarios
  • Lacking self-service options that allow the various interested parties to create and manage that contract or request information directly.

A valuable sales CLM tool and contract AI software will remove barriers and help sales by: 

  • Closing deals faster with features such as self-service and contract AI that reviews, redlines and edits first-pass review within two minutes
  • Automating the contract request process to improve sales representative productivity 
  • Giving sales a real-time view of bottlenecks, where every contract is, and if the process is stalled 
  • Only showing the information you need when you need it, rather than burying you in a mountain of data irrelevant to what you’re doing at any given moment. Having immediate access to the correct data is critical to setting the right sales and productivity goals for your team and the entire organization. 

Speeding Up CLM for Sales – and Welcoming Revenue More Quickly

Sales operations professionals understand the role of contracts in doing their job right. However, they need the right CLM tools for sales to manage those contracts end-to-end. Onit’s CLM solution helps with business development automation for the entire contract management process, allowing for a more efficient sales function and better insight into sales data. Contact us today to learn more.

AI for Legal: Making Sense of the Hype

John McCarthy, the computer scientist and “father of AI,” defined artificial intelligence as the science and engineering of making intelligent machines, especially intelligent computer programs.

When AI gets mentioned in the context of enterprise legal applications, it is usually referring to “machine learning.” In machine learning, systems learn from outcomes and decisions and improve with experience without being directly programmed to take certain actions or reach specific conclusions. These machines analyze data and discover patterns without significant human intervention, typically requiring only a training dataset.

Machine learning is often confused with rules-based automation, workflows based on pre-programmed “if this then that” algorithms. Legal buyers need to recognize the difference when looking to deploy AI within their departments. If the machine isn’t analyzing and learning from the data but is using pre-programmed, non-evolving rules to automate processes and outcomes, then it’s not AI.

Legal teams usually bring in machine learning to improve efficiency and productivity, as machines can perform tasks faster than humans, freeing legal counsel to do higher-value work. These applications include:

  • Legal Research: reviewing, tagging, and ranking documents relevant to a matter or eDiscovery, highlighting questionable ones that need human review.
  • ReviewAI: Identifying and flagging clauses for review, searching for missing clauses, and redlining in bulk and at speed.
  • Invoice Review: Coding, approving, rejecting, or flagging line items and invoices (where rules-based automation isn’t an option.)
  • Data Extraction: This can apply to invoices, contracts, documents, or any requirement where a mass of non-structured data must get organized and classified.
  • Litigation analytics: Analyzing trial data to predict outcomes of litigation.

GETTING THE MOST FROM MACHINE LEARNING

The above use cases and benefits can transform the legal profession. However, legal departments currently implementing an AI-powered legal solution may be disappointed by the true scope of these tools, especially if they are at the start of their digitalization journey. Buyers do not see the promised benefits and are beginning to question the hype.

The very nature of machine learning is that it needs data to deduce the patterns that help it to evolve and learn. This data doesn’t just need to be abundant in volume; it needs to be complete, accurate, fair, and free of bias. Improved accuracy vs. a human is a benefit often touted, but this is only the case if the data from which the machine is learning is accurate in the first place. Poor or insufficient data will mean the machine does not have enough data to learn from and will not fully deliver the anticipated outcomes and benefits.

Perhaps even more concerning, however, is that the machine will draw partial or incorrect conclusions from a deficient dataset and take the wrong action or reach the erroneous conclusion – thereby creating hidden risk. Ironically, AI can negatively impact productivity if a human must go back over the work, identify issues, and correct them. More severe, though, is if these incorrect conclusions result in damaging actions for the business, even litigation. The reliability of your machine learning needs to be a factor when accounting for legal risk, and legal teams need to understand their role in feeding machine learning tools with quality data and training to avoid these issues; as the saying goes, “you get out what you put in.”

If this sounds paranoid, some examples from other industries will help show why it is critical to be careful when deploying AI. In 2018, Amazon created a tool to review engineering CVs and flag the top ones for an interview. The intention was to automate a time-consuming process. To train the machine, they used the dataset of current Amazon engineering employees plus applications from the last ten years, which happened to be predominantly men. The machine “learned” that ‘more male’ candidates were the best for the role. Amazon soon ditched the tool. Poor data was also at the heart of IBM Watson’s failure to accurately diagnose and treat cancer patients. The data used to train the machine was hypothetical rather than real patient data and frequently gave poor advice. These examples demonstrate not only the importance of complete data for machine learning but the fact that it is hard to predict unexpected consequences before they happen.

The above examples demonstrate the importance of quality and unbiased data, even when the aims are straightforward. AI is not for complex legal work; it speeds up routine tasks, supports better decision-making, and sometimes takes actions based on those decisions. In fact, some of the best examples of AI deployment are where machine learning tools have been combined with rules-based systems to first identify and categorize data and then take defined steps based on that categorization.

MACHINE LEARNING AND E-BILLING

Spend management is a legal-specific application using rules-based automation and machine learning together. For example, Onit’s European legal spend management solution BusyLamp uses the following AI functionality for clients and/or law firms that prefer not to use LEDES files:

  • Data extraction: Pulling relevant information from PDF invoices, relieving smaller law firms from the burden of generating complex invoice files.
  • Invoice Reviews: Some law firms struggle to code invoices in a way that clients can understand. BusyLamp AI takes unstructured invoice data and auto-classifies every task to enable automated invoice review.
  • Legal Analytics: Unstructured invoice and matter data can be analyzed to enhance strategic decision-making.
  • Block Billing: English time narratives can be analyzed so that block billing, a practice that usually contravenes billing guidelines, can be identified.

IS AI RIGHT FOR YOUR LEGAL DEPARTMENT?

Using point solutions such as the e-billing example above allows legal departments to take advantage of machine learning benefits for gains in specific areas of legal operations. But machine learning is by no means critical to make efficiency and productivity gains; most BusyLamp clients start small and aim big by tackling the issues of collating knowledge, structuring, and cleansing their data sets, and then building automated workflows.

When you gather requirements for your next legal technology project, start by mapping out your current processes, roadblocks, and desired outcomes before looking at any specific technology tool. As you evaluate software vendors, you will discover various solutions and workflows to your problem, which may or may not involve AI.

Remember, you should never use AI for AI’s sake – it is rarely the silver bullet. Almost every legal technology tool uses rules-based (non-AI) automation to relieve the legal team of admin and mundane, repetitive tasks; this will be a fantastic starting point for most teams setting out on their digital journey.

There is no doubt that machine learning is playing a huge role in improving the productivity of the legal profession and will allow in-house teams to take a more pivotal, strategic role in their businesses. But as a profession familiar with risk mitigation, a degree of caution must be applied when looking to reach the machine learning “promised land.” Accurate, high quantities of data alongside a careful selection of technology tools will significantly reduce your exposure to these risks and help you make a success of your team’s digital transformation.

Because AI is so dependent on the data it receives, the real transformational tipping point will not be in using these solutions within the legal function alone but in the enterprise-wide application of machine learning tools. Imagine the insights and outcomes achieved by analyzing documents and data across an entire organization, not just the legal function. This is only achievable with integrated legal and enterprise tech tools and robust, extensive, consistent data.

The “power of AI” and its ability to change the legal profession are beyond question. However, it is essential to proceed with caution and lay the groundwork to ensure that your legal department sees the benefit of machine learning rather than learning that it has been sucked in by the AI hype machine.

Request a demo of BusyLamp eBilling.space today. 

KI IM RECHTSBEREICH: WAS STECKT HINTER DEM HYPE? 

KÜNSTLICHE INTELLIGENZ (KI) UND MASCHINELLES LERNEN IN DER RECHTSBRANCHE 

Der Informatiker John McCarthy gilt als „Vater der KI“. Er definierte den Begriff als Wissenschaft und Ingenieurskunst bei der Herstellung intelligenter Maschinen, insbesondere intelligenter Computerprogramme. „Er war sehr unglücklich mit einem Großteil der heutigen KI, die zwar einige sehr nützliche Anwendungen bietet, sich aber allein auf maschinelles Lernen konzentriert.“ (Daphne Koller, Professorin, Stanford University) 

Spricht man bei juristischen Anwendungen von KI, handelt es sich in der Tat meist um maschinelles Lernen. Es beschreibt den Prozess, bei dem Systeme aus Ergebnissen und Entscheidungen lernen und sich durch diese Erfahrung verbessern. Dabei ist das System selbst zunächst nicht direkt darauf programmiert, bestimmte Aktionen durchzuführen oder eigenhändig Schlussfolgerungen zu ziehen. Diese Anwendungen analysieren vielmehr Daten, erkennen und lernen Muster ohne nennenswerten menschlichen Eingriff – dabei brauchen sie normalerweise nur einen ersten Trainingsdatensatz, um loszulegen. 

Maschinelles Lernen wird oft mit regelbasierter Automatisierung verwechselt, also mit Workflows, die auf vorprogrammierten „wenn, dann“-Algorithmen beruhen. Rechtsabteilungen sollten den Unterschied kennen, wenn sie KI einsetzen wollen. Wenn das Programm nicht in der Lage ist, selbständig Daten zu analysieren und aus ihnen zu lernen, dann handelt es sich folglich auch nicht um KI. 

Rechtteams implementieren maschinelles Lernen in der Regel, um ihre Effizienz und Produktivität zu verbessern. Bestimmte Anwendungen können administrative Aufgaben schneller erledigen als ein:e Mitarbeiter:in. Die freigewordenen Arbeitszeiten können Rechtsberater:innen dann für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen. KI-Programme können u.a. folgende Aufgaben in der Rechtsabteilung übernehmen: 

  • Legal Research: Überprüfen, Markieren und Bewerten von für Matter oder eDiscovery relevanten Dokumenten und Hervorheben von fragwürdigen Unterlagen, die manuell gesichtet werden müssen. 
  • Vertragsprüfung: Identifizieren und Markieren von Klauseln zur Überprüfung; Suche nach fehlenden Klauseln sowie Redigieren von immensen Textmengen in hoher Geschwindigkeit. 
  • Rechnungsprüfung: Codieren, Genehmigen, Ablehnen oder Markieren von Line Items oder ganzen Rechnungen (wenn eine regelbasierte Automatisierung nicht möglich ist). 
  • Datenextraktion: Dies kann für sowohl für Rechnungen, Verträge, wie auch Dokumente gelten: überall dort, wo eine Masse von unstrukturierten Daten organisiert und klassifiziert werden muss. 
  • Prozessanalytik: Analyse von Prozessdaten, um den Ausgang von Rechtsstreitigkeiten zu prognostizieren.  

MASCHINELLES LERNEN MAXIMAL NUTZEN 

Die oben genannten Use Cases und Vorteile einer KI-Software könnten künftig die Rechtsbranche verändern. Rechtsabteilungen, die derzeit eine KI-gestützte Rechtslösung implementieren, sind jedoch anfangs möglicherweise enttäuscht – vor allem, wenn sie noch am Anfang ihrer Digitalisierungsreise stehen. Die Investoren sehen die versprochenen Vorteile nicht direkt und beginnen daher, den Hype in Frage zu stellen. 

Zunächst muss verstanden werden, dass maschinelles Lernen Daten benötigt, aus welchen das System Muster ableitet. Im zweiten Schritt lernt es dann daraus und entwickelt sich so eigenhändig weiter. Die Daten müssen dabei nicht nur im Überfluss vorhanden sein, sondern auch vollständig, genau, fair und frei von Verzerrungen. Ein oft genannter Vorteil von KI ist die höhere Genauigkeit der Funktion im Vergleich zu einem Menschen. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Daten, aus denen das Programm lernt, sehr genau sind. Schlechte oder unzureichende Daten bedeuten, dass das Programm nur unzureichende Informationen hat. Folglich kann es nicht lernen und liefert somit auch nicht die erwarteten Ergebnisse und Vorteile. 

Im schlimmsten Fall kann das Programm aufgrund des unzureichenden Datensatzes unvollständige oder falsche Schlüsse ziehen und dadurch falsche Maßnahmen ergreifen oder zu einer falschen Schlussfolgerung gelangen – entsprechend birgt es auch ein gewisses Risiko. Daraus kann wiederum resultieren, dass die Produktivität durch KI schlussendlich negativ beeinflusst wird, wenn das Team die Arbeit noch einmal durchgehen, Probleme identifizieren und korrigieren muss. Noch schwerwiegender können Folgen aus falsch gezogenen Schlüssen wiegen, die zu schädlichen Handlungen für das Unternehmen oder sogar zu Rechtsstreitigkeiten führen. Die Zuverlässigkeit Ihrer KI-Software muss ein wichtiger Faktor bei der Bewertung rechtlicher Risiken sein. Rechtsteams müssen ihre Rolle bei der Versorgung von maschinellen Lerntools mit qualitativ hochwertigen Daten und Trainings unbedingt verstehen, um die genannten Herausforderungen zu meistern – wie das Sprichwort sagt: „Wir ernten, was wir säen“. 

Auch in anderen Branchen findet man schnell Beispiele, die zeigen, warum es so wichtig ist, beim Einsatz von KI gewisse Punkte zu beachten. 2018 hat Amazon ein Tool entwickelt, um Lebensläufe von Ingenieur:innen zu prüfen und die besten unter ihnen für ein Vorstellungsgespräch zu markieren. Die Absicht war, einen zeitaufwändigen Prozess zu automatisieren. Um die Anwendung zu trainieren, wurde der Datensatz der aktuellen Amazon-Engineering-Mitarbeiter:innen sowie die Bewerbungen der letzten 10 Jahre verwendet, bei denen es sich überwiegend um Männer handelte. Die Maschine „lernte“, dass „eher männliche“ Kandidaten am besten für die Rolle geeignet waren. Amazon stoppte die Nutzung des Tools wenig später. Schlechte Daten waren auch der Grund für den Fehlschlag von IBM Watson. Sie versuchten anhand einer Software Krebspatienten richtig zu diagnostizieren und zu behandeln. Die Daten, mit denen die Anwendung trainiert wurde, waren allerdings keine echten Patientendaten, deshalb gab das Tool häufig schlechte Ratschläge. Diese Beispiele zeigen nicht nur, wie wichtig vollständige Daten für maschinelles Lernen sind, sondern auch wie schwer es ist, unerwartete Konsequenzen schon vor dem eigentlichen Eintreffen zu prognostizieren. 

Die Wichtigkeit von qualitativ hochwertigen und unvoreingenommenen Daten wird schnell deutlich, selbst bei einfachen und überschaubaren Zielen. KI ist nicht dazu gedacht, komplexe juristische Arbeit zu erledigen; sie beschleunigt vielmehr Routineaufgaben, unterstützt die Entscheidungsfindung und ergreift in manchen Fällen eigenständig Maßnahmen, die auf diesen Entscheidungen basieren. Tatsächlich sind einige der besten Beispiele für den Einsatz von KI dort zu finden, wo Tools für maschinelles Lernen mit regelbasierten Systemen kombiniert wurden. Daten werden so zunächst identifiziert und kategorisiert, damit zuvor definierte Schritte dann auf der Grundlage dieser Kategorisierung unternommen werden können. 

MASCHINELLES LERNEN UND EBILLING 

Das Legal Spend Management ist eines der Beispiele für rechtsspezifische Anwendung, bei der regelbasierte Automatisierung und maschinelles Lernen gemeinsam genutzt werden. Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space verfügt beispielsweise über die folgenden KI-Funktionen für Mandanten und/oder Kanzleien, die keine LEDES-Dateien verwenden möchten: 

  • Datenextraktion: Relevante Informationen können aus PDF-Rechnungen gezogen werden, was kleinere Kanzleien von der Erstellung komplexer Rechnungsdateien entlastet. 
  • Rechnungsprüfung: Manche Kanzleien haben Schwierigkeiten, Rechnungen so zu kodieren, dass sie für Mandanten verständlich sind. Die KI von BusyLamp nimmt unstrukturierte Rechnungsdaten und klassifiziert automatisch jede Aufgabe, um eine automatisierte Rechnungsprüfung zu ermöglichen. 
  • Legal Analytik: Unstrukturierte Rechnungs- und Vorgangsdaten können analysiert werden, um die strategische Entscheidungsfindung zu verbessern. 
  • Block Billing: Englische Zeitangaben können analysiert werden, sodass Block Billing, eine Praxis, die in der Regel gegen die Billing Guidelines verstößt, identifiziert wird. 

IST KI DAS RICHTIGE FÜR IHRE RECHTSABTEILUNG? 

Der Einsatz von Punkt-Lösungen ermöglicht es Rechtsabteilungen, die Vorteile des maschinellen Lernens für sich zu nutzen. Aber maschinelles Lernen ist keineswegs entscheidend, um Effizienz- und Produktivitätsgewinne zu erzielen; die meisten unserer BusyLamp-Kunden fangen klein an und haben große Ziele. Sie beschäftigen sich zunächst mit dem Sammeln von Wissen, dem Strukturieren und Bereinigen ihrer Datensätze und dem Aufbau automatisierter Workflows.

Wenn Sie Ihr nächstes juristisches Technologieprojekt planen, beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Prozesse, Problematiken und gewünschten Ergebnisse festzuhalten, bevor Sie sich eine bestimmte Softwarelösung ansehen. Wenn Sie Anbieter evaluieren, werden Sie verschiedene Lösungen und Workflows für Ihre Anforderungen entdecken, die KI beinhalten können oder nicht. 

Setzen Sie KI nie um der KI willen ein – denn nicht immer ist künstliche Intelligenz zielführend. Fast jede juristische Anwendung verwendet eine regelbasierte (nicht KI!) Automatisierung, um Ihr Team von administrativen und sich wiederholenden Aufgaben zu entlasten. Diese Automatisierung ist für die meisten Teams, die sich auf ihre digitale Reise begeben, ein fantastischer Ausgangspunkt. 

Es besteht kein Zweifel daran, dass maschinelles Lernen eine große Rolle bei der Verbesserung der Produktivität der Anwaltschaft spielt. Auch steht fest, dass es den Inhouse-Teams ermöglicht, eine zentrale, strategische Rolle in ihren Unternehmen zu übernehmen. Da KI jedoch so sehr von den Daten abhängt, mit denen sie gefüttert wird, wird der wirkliche transformative Wendepunkt erst durch eine unternehmensweite Nutzung von Machine-Learning-Tools erreicht. Die Erkenntnisse und Ergebnisse aus der Analyse von Dokumenten und Daten aus dem gesamten Unternehmen sind viel größer und wertvoller als solche, die allein aus der Rechtsabteilung stammen. Die Umsetzung ist aber nur mit integrierten juristischen und unternehmensweiten Tech-Tools sowie robusten, umfangreichen und konsistenten Daten zu erreichen. 

Die „Macht der KI“ und ihre Fähigkeit, die Rechtsbranche wirklich zu verändern, steht außer Frage. Es ist jedoch wichtig, mit Vorsicht vorzugehen und eine Grundlage zu schaffen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Ihre Rechtsabteilung einen tatsächlichen Nutzen daraus ziehen kann und nicht einfach auf den KI-Hypetrain aufspringt. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

The Future of the Legal Profession, AI and Legal Work

The legal profession faced down seemingly endless changes this past year, and many people are understandably wondering what’s in store for the future. In a recent webinar sponsored by Onit and titled The Future of the Legal Profession, leading economist Daniel Susskind tackled exactly that question, offering insights on what changes the industry should expect in the future, what role technology and AI will play and much more.

A Tale of Two Futures

Susskind envisions two possible futures for the legal profession, both rooted in technology: one that’s simply a more efficient version of the current profession, and another in which technology actively displaces professionals.

In the first, today’s professionals continue to incorporate more technology to streamline and optimize the traditional ways they’ve worked, changing practices that may have been in place for several decades. In the second, technology isn’t just streamlining and optimizing traditional work practices, but fully replacing professionals with increasingly capable systems and machines. In the short term, these two divergent futures will develop in parallel. However, in the long term, Susskind expects the second future to dominate due to its greater efficiency and more effective problem-solving abilities.

How Technology Affects Professions

Professions evolved in modern society because no one was capable of doing everything, and therefore specialists – lawyers, doctors, educators, etc. – were needed to solve common challenges that people couldn’t solve on their own. Each profession became a gatekeeper for a unique body of knowledge.

Technology has been changing all that in recent years. Today, institutions are using technology to solve problems that were traditionally only solved by specific professionals. For example, in the case of law, three times as many disputes are resolved each year on remediation platforms without traditional lawyers than are filed in the legal system. Other technologies are similarly replacing hundreds of thousands of hours of traditionally billable time by addressing discrete legal tasks.

How Technology and AI Are Changing

There’s no finish line when it comes to technology. Today, technology is seeing exponential growth in prevalence, power, and capability, performing tasks that were once the sole province of humans. More and more people own devices, and both those devices and their owners are becoming increasingly connected. Over time, technology will only continue to improve.

Artificial intelligence has seen some of the most significant evolution. While AI once focused on copying human thinking and reasoning, today’s AI tools perform judgments that humans once exclusively performed and do so based on much larger volumes of data than humans could ever tackle.  (To see an example of how AI can quickly review, redline and edit all types of contracts including NDAs, MSAs, SOWs, purchase agreements, lease agreements, employment agreements, construction and sub-contracting agreements, visit here. You can also schedule a demo of Onit’s Review AI by filling out this quick form.)

The Future of Legal Work

We won’t be seeing robot lawyers any time soon, but we will see changes. Rather than eliminating entire jobs, technology will likely displace humans from particular tasks and activities, while making others more valuable and more important for humans to perform. Technology is a story not of mass unemployment, but of mass redeployment, changing the tasks and activities lawyers will be expected to perform in carrying out their work.

The Pandemic Effect

While the pandemic may have spurred recessions in some areas, recessions often lead to an increase in automation. Automation, in turn, tends to replace the tasks of middling-skilled workers, rather than lower-skilled or higher-skilled workers.

The pandemic has also created a unique incentive to automate work, since machines don’t have to worry about challenges like contagion or isolation. Some automation experiments necessitated by the pandemic are likely to become permanent fixtures of the profession, as there’s been a significant shift in the belief that most work needs to be performed face-to-face.

How This All Impacts You

Susskind closed with three pieces of advice for lawyers going forward:

  1. Explore new roles, skills and capabilities that might not be traditional in the profession.
  2. Learn from the pandemic. Understand what’s worked well and what hasn’t and apply that going forward.
  3. Imagine the future of the profession like a clean slate, figuring out how to solve problems in new and fundamentally different ways.

To learn more about Daniel Susskind, visit here.

To see how Onit’s AI solutions – including Precedent, ReviewAI and ExtractAI – schedule a demonstration here.

Coming Soon: InvoiceAI: AI for Legal Invoice Review

Today, Onit kicked off its next phase of AI innovation at Legalweek(year) with the announcement of InvoiceAI, an AI-enabled legal invoice review offering for enterprise legal management. The offering, which will launch in May for both Onit and SimpleLegal, uses AI to create greater efficiencies in invoice review and allows general counsel and in-house counsel to focus on what they do best for their companies.

The invoice processing AI speaks to Onit’s founding principle: Help lawyers practice law more effectively. InvoiceAI eliminates tasks that aren’t related to practicing law – in this case, removing legal invoice review friction by relying on AI.

Onit leadership served as pioneers for legal e-billing, championing the Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES), the Uniform Task-Based Management System (UTBMS) and more. Now, that experience is taking legal invoice review to the next level with AI.

If you’re interested in learning more about Onit’s AI for legal invoice review, please speak with your account manager or email [email protected].

AI Innovation from Onit

When it launches in May, InvoiceAI will join three other AI offerings from Onit:

  • Precedent, Onit’s AI-powered business intelligence platform that automates and improves both legal and business processes for corporate legal departments, law firms, contract professionals, and procurement teams
  • ReviewAI, contract AI for pre-signature contract review that quickly and accurately reviews, redlines and edits all types of contracts in minutes.
  • ExtractAI, contract AI for post-signature contract management that extracts usable data from executed, legacy and third-party paper contracts.

You can schedule a demonstration of these three solutions by visiting this page.