Leitfaden zur erfolgreichen Aktivierung von Counsel Exchange

Was ist „Counsel Exchange“?

Navigation im Counsel Exchange-Dashboard

Counsel Exchange ist die nächste Evolutionsstufe der E-Billing-Dienste von Onit. Counsel Exchange vereint CounselGO und BillingPoint mit einer responsiven, überarbeiteten Benutzeroberfläche und einer modernen Benutzererfahrung. Dadurch werden Geschwindigkeit, Zugänglichkeit und intuitive Navigation verbessert, die Schulungszeit für Anbieter verkürzt und die Akzeptanz erhöht.

Wie unterscheidet sich Counsel Exchange von CounselGO und BillingPoint?

Counsel Exchange baut auf den bewährten Arbeitsabläufen auf, auf die Kunden und Anbieter bereits heute über CounselGO und BillingPoint vertrauen.

Kernworkflows wie Rechnungsübermittlung, Zeiterfassung und Tarifverwaltung, Budgetzusammenarbeit, Dateifreigabe und Statusübersicht werden in Counsel Exchange fortgeführt. 

Was sich ändert, ist die Benutzererfahrung rund um diese Workflows. 

Counsel Exchange bietet: 

• Eine übersichtlichere, modernere Benutzererfahrung für Anbieter 
• Eine intuitivere Navigation und Workflow-Führung 
• Bessere Transparenz hinsichtlich Rechnungsstatus und Validierungsfeedback 
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilungen und Anbieter 

Eine skalierbare Plattformgrundlage für zukünftige Innovationen und KI-gestützte Funktionen 

Counsel Exchange wurde entwickelt, um kritische Arbeitsabläufe zu erhalten und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit, Konsistenz und langfristige Skalierbarkeit zu verbessern.

Was ist „Aktivierung“?

Die Aktivierung von Counsel Exchange markiert den Übergang zu einer modernisierten Zusammenarbeit mit Anbietern und einer optimierten E-Billing-Erfahrung. Sie vereint die Kernfunktionen von BillingPoint und CounselGO auf einer einzigen Plattform mit einer intuitiveren Benutzeroberfläche, verbesserter Leistung und optimierten Arbeitsabläufen.

Es handelt sich hierbei nicht um eine Migration, sondern um einen begleiteten Übergang, der es Anbietern ermöglicht, Counsel Exchange zu nutzen, während bestehende Systeme während der Einführung weiterhin verfügbar bleiben. Durch eine strukturierte Kommunikation, Schulungen und einen stufenweisen Zeitplan wird die Aktivierung so gestaltet, dass Störungen minimiert und die Akzeptanz gefördert werden.

Wie läuft der Aktivierungsprozess ab?

• 18. Mai: Kunden von OnitX, SimpleLegal und Unity erhalten erste Informationen zur Aktivierung, Zeitpläne und Begleitmaterialien 
• 1. Juni: Anbieter von BillingPoint und CounselGO erhalten erste Informationen zur Aktivierung, Zeitpläne und Schulungsmaterialien
• Hinweis: Onit wird die Anbieter im Namen der Kunden kontaktieren 
• 15. Juni: In BillingPoint und CounselGO erscheinen In-App-Banner, um Anbieter über die bevorstehende Aktivierung und den Zeitplan zu informieren 
• 13. Juli: Counsel Exchange wird aktiviert
• Anbieter können das neue System nutzen 
• Die bisherigen Systeme (BillingPoint und CounselGO) bleiben während dieser Übergangsphase weiterhin zugänglich 
• 17. August: Der Zugriff auf BillingPoint und CounselGO wird eingestellt
• Counsel Exchange wird zur zentralen Anlaufstelle für die Rechnungsübermittlung, die Berichterstellung und alle Aktivitäten der Anbieter

Was wird von OnitX-, SimpleLegal- und Unity-Nutzern erwartet?

Aktivierungsunterlagen prüfen: Lesen Sie alle bereitgestellten Aktivierungsmitteilungen und -ressourcen sowie die Unterlagen in diesem Success Kit sorgfältig durch. Darin werden wichtige Zeitpläne, Erwartungen und zu erwartende Abläufe während der Umstellung auf Counsel Exchange beschrieben. 

Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Informieren Sie Ihre internen Teams über den bevorstehenden Übergang, um eine einheitliche Vorgehensweise und Bereitschaft sicherzustellen. Onit übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Anbietern in Ihrem Namen; sollten Sie jedoch proaktiv mit Ihren Anbietern in Kontakt treten wollen, können Sie dies gerne tun.

Unterstützen Sie die Vorbereitung der Anbieter: Onit wird in Ihrem Namen direkt mit den Anbietern kommunizieren, aber Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Unterstützung können dazu beitragen, das Engagement sicherzustellen. Ermutigen Sie die Anbieter, die Materialien durchzugehen und die Schulung vor der Aktivierung abzuschließen.

Schulungsübersicht (optional): Für Ihre internen Nutzer ist keine Schulung erforderlich, da sich an Ihrem ELM-System nichts ändert. Dieses Success Kit enthält jedoch Schulungsmaterialien, falls Ihr Team sich mit Counsel Exchange vertraut machen möchte.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns: Sollten Sie während der Aktivierung Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support, Ihren Customer Success Manager oder Ihren Account Manager. 

Keine technische Einrichtung erforderlich: Von Ihrem Team sind keine technischen Maßnahmen erforderlich. Die Aktivierung wird von Onit verwaltet, und die Anbieter werden durch den Zugriff und die Einarbeitung geführt. Sie können Ihren Geschäftsbetrieb wie gewohnt fortsetzen, bis die Aktivierung beginnt.

Was wird von den Anbietern erwartet?

Aktivierungsmitteilungen und Zeitplan prüfen: Lesen Sie alle Mitteilungen von Onit zu Counsel Exchange sorgfältig durch. Darin werden wichtige Termine, Erwartungen und der Zeitpunkt von Änderungen dargelegt, damit Sie entsprechend planen können. 

Schulungs- und Informationsmaterialien durcharbeiten: Wir empfehlen dringend, die bereitgestellten Schulungsmaterialien und Anleitungen vor der Aktivierung durchzugehen. Counsel Exchange ist intuitiv gestaltet, aber wenn Sie sich im Voraus damit vertraut machen, trägt dies zu einem reibungslosen Übergang bei. 

Bereiten Sie sich auf den Übergang vor: Beachten Sie die bevorstehenden Aktivierungs- und Stichtage für BillingPoint und CounselGO. Planen Sie, Counsel Exchange ab dem 13. Juli zu nutzen und alle Aktivitäten vollständig umzustellen, bevor die Altsysteme eingestellt werden. 

Aktualisierung der Anmeldedaten: Anbieter verwenden weiterhin dieselben Benutzernamen; Sie müssen jedoch Ihr Passwort zurücksetzen, wenn Sie sich zum ersten Mal bei Counsel Exchange anmelden.

Achten Sie auf Benachrichtigungen in der App: Achten Sie auf Banner und Erinnerungen in BillingPoint und CounselGO, da diese wichtige Termine hervorheben und hilfreiche Hinweise im Vorfeld der Aktivierung geben.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns: Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie den Onit-Support über die in Ihren Mitteilungen angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

Produktschulung und Einarbeitung

Schulung

Unity Counsel Exchange: Essentials for Vendors

Produktanleitungen

Wir erweitern diese Bibliothek kontinuierlich um weitere Anleitungen und Best Practices.

Counsel Exchange Master Settings User Guide
Counsel Exchange for OnitX User Guide
Counsel Exchange for SimpleLegal and Unity User Guide

Kontakt zum Support

Klicken Sie auf einer beliebigen Seite innerhalb von Counsel Exchange auf die blaue Schaltfläche „Hilfe“ in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms ODER

Klicken Sie auf den hellblauen Kreis in der oberen rechten Ecke – dieser Kreis enthält Ihre Initialen oder Ihr Profilbild. Klicken Sie anschließend auf „Support kontaktieren“. Dadurch wird das Chat-Fenster „Hilfe erhalten“ geöffnet. 

Falls der Chatbot Ihre Fragen zur Bedienung nicht beantworten kann, können Sie über den Chatbot ganz einfach im selben Fenster wie der Chat eine Anfrage an das Support-Team senden.

Aktualisierte Bedingungen für Anbieter

Counsel Exchange wird nach aktualisierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen betrieben, die Ihre Nutzung der neuen Plattform regeln 

Die fortgesetzte Nutzung von Counsel Exchange nach der Aktivierung gilt als Zustimmung zu diesen aktualisierten Bedingungen 

Sie werden beim ersten Zugriff auf Counsel Exchange aufgefordert, die aktualisierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu lesen und zu akzeptieren 

Die Aktualisierungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen spiegeln den Übergang zu Counsel Exchange wider. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• Hinzufügung eines neuen Abschnitts 2.1, der klarstellt, welche Onit-Einheit die Rechnungsübermittlung übernimmt, wenn Sie von CounselGO migriert sind.
• Hinzufügung eines neuen Abschnitts 9, der Onit die Nutzung und Einbettung von KI in die Dienste sowie die Bedingungen für eine solche Nutzung von KI gestattet.
• Aktualisierung von Abschnitt 8.6 – ein neuer Link zu unserer aktualisierten Datenschutzerklärung.
• Aktualisierung von Abschnitt 10.5 – das anwendbare Recht ist nun das Recht des Bundesstaates Georgia

Häufige Fragen und Antworten

Werde ich nach der Aktivierung weiterhin auf BillingPoint oder CounselGO zugreifen können?
Ja. Es gibt eine fünfwöchige Übergangsphase, in der Sie sowohl Ihr aktuelles System (BillingPoint oder CounselGO) als auch Counsel Exchange nutzen können. Nach dem 17. August wird Counsel Exchange das einzige Portal für alle Anbieteraktivitäten sein.

Muss ich ein neues Login erstellen oder funktionieren meine bestehenden Zugangsdaten?
Es ist kein neues Login erforderlich. Sie verwenden Ihren bestehenden Benutzernamen für den Zugriff auf Counsel Exchange; Sie müssen jedoch Ihr Passwort zurücksetzen, wenn Sie sich zum ersten Mal über die neue URL von Counsel Exchange anmelden

Sind während der Aktivierungsphase Ausfallzeiten zu erwarten?
Nein. Während der Aktivierung sind keine Ausfallzeiten geplant, und Sie können Ihre Arbeit ohne Unterbrechung fortsetzen.

Was passiert, wenn ich Counsel Exchange bis zum Aktivierungsdatum nicht nutze?
Nach Ablauf der Übergangsphase wird der Zugriff auf BillingPoint und CounselGO deaktiviert. Alle Aktivitäten müssen dann über Counsel Exchange abgewickelt werden.

Muss ich meine bestehenden Daten oder Rechnungen migrieren?
Nein. Alle Ihre Daten – einschließlich Rechnungen, Sachverhalte und Dateien – werden automatisch in Counsel Exchange verfügbar sein. Ihrerseits sind keine Maßnahmen erforderlich.

Werden meine historischen Rechnungen und Berichte weiterhin in Counsel Exchange verfügbar sein?
Ja. Alle historischen Daten, einschließlich Rechnungen, Sachverhalte und Berichte, sind in Counsel Exchange zugänglich.

Ist eine Schulung erforderlich, bevor ich Counsel Exchange nutzen kann?
Eine Schulung ist nicht erforderlich, wird aber empfohlen. Die Bedienung ähnelt zwar der von BillingPoint und CounselGO, doch die Durchsicht der bereitgestellten Materialien hilft Ihrem Team, sich mit der aktualisierten Benutzeroberfläche vertraut zu machen.

An wen kann ich mich wenden, wenn bei der Aktivierung Probleme auftreten?
Bei Fragen, zur Fehlerbehebung oder für Unterstützung während des Aktivierungsprozesses können Sie sich an den Onit-Support wenden. Befolgen Sie dazu die Schritte im Abschnitt „Kontakt zum Support“ oben.

Gibt es Änderungen bei der Rechnungsübermittlung?
Der Gesamtprozess bleibt unverändert. Die Benutzeroberfläche wurde zwar aktualisiert, die Rechnungsübermittlung folgt jedoch einem ähnlichen Ablauf wie bisher.

Gibt es Änderungen an den Abrechnungsrichtlinien oder Genehmigungsabläufen?
Nein. Ihre bestehenden Abrechnungsrichtlinien und Genehmigungsabläufe bleiben unverändert.

Können Anbieter während der Übergangsphase weiterhin Rechnungen in den Altsystemen einreichen?
Ja. Während der fünfwöchigen Phase mit doppeltem Zugriff können Sie Rechnungen entweder in BillingPoint/CounselGO oder in Counsel Exchange einreichen. Nach dem 17. August müssen alle Einreichungen über Counsel Exchange erfolgen.

Wie wird Onit während der Einführung über Aktualisierungen oder wichtige Erinnerungen informieren?
Sie können während des gesamten Aktivierungszeitraums mit regelmäßigen Mitteilungen von Onit rechnen, darunter wöchentliche Updates mit wichtigen Terminen, Erinnerungen und nächsten Schritten.