Kit de Éxito de Activación de Counsel Exchange

¿Qué es “Counsel Exchange”?

Navegación por el Panel de Control de Counsel Exchange

Counsel Exchange es la próxima evolución de los servicios de e-facturación de Onit. Counsel Exchange junta CounselGO y BillingPoint con una interfaz de usuario (UI) que responde y una experiencia de usuario (UX) moderna, mejorando la velocidad, accesibilidad, y navegación intuitiva, reduciendo así el tiempo de entrenamiento del proveedor, e incrementando su adopción.

¿En qué se diferencia Counsel Exchange de CounselGO y BillingPoint? 

Counsel Exchange está basado en los flujos de trabajo confiables con los que cuentan los clientes y proveedores hoy en día a través de CounselGO y BillingPoint.

Los flujos de trabajo fundamentales tales como presentación de facturas, registro de tiempo y gestión de tarifas, colaboración presupuestaria, compartir archivos, y visibilidad del estatus continúan con Counsel Exchange.  

Lo que cambia es la experiencia que rodea esos flujos de trabajo. 

Counsel Exchange introduce: 

• Una experiencia de proveedor más limpia, más moderna 
• Navegación más intuitiva y guía durante el flujo de trabajo 
• Mejor visibilidad en cuanto al estatus de la factura y retroalimentación de validación 
• Mejora la cooperación entre los equipos jurídicos y los proveedores 

Fundamento de una plataforma escalable para futura innovación y capacidades potenciadas por la IA. 

Counsel Exchange está diseñado para mantener los flujos de trabajo críticos a la vez que mejora la usabilidad, consistencia, y escalabilidad a largo plazo.

¿Qué es “Activación”?

La activación de Counsel Exchange marca la transición a una experiencia modernizada de colaboración y e-facturación modernizada para el proveedor.  Junta las capacidades fundamentales de BillingPoint y CounselGO en una sola plataforma con una interfaz más intuitiva, mejora del desempeño, y flujos de trabajo optimizados.

Esto no es una migración, sino una transición guiada que permite a los proveedores comenzar a usar Counsel Exchange al tiempo que los sistemas existentes continúan estando disponibles durante la implementación. Con comunicaciones estructuradas, entrenamiento, y un cronograma dividido en etapas, la activación está diseñada para minimizar las disrupciones y apoyar la adopción.

¿Cuál es el proceso de activación?

• 18 de mayo: Los clientes de Onit, SimpleLegal, y Unity empiezan a recibir comunicaciones de activación, cronogramas, y materiales de apoyo 
• 1 de junio: Los proveedores de BillingPoint y CounselGO empiezan a recibir comunicaciones, cronogramas y materiales de entrenamiento.
• Nota: Onit contactará a los proveedores en nombre de los clientes 
• 15 de junio: Aparecerán anuncios dentro de la aplicación en BillingPoint y CounselGO para notificar a los proveedores de la inminente activación y cronograma 
• 13 de julio: Activación de Counsel Exchange
• Los proveedores pueden comenzar a utilizar el nuevo sistema 
• Los sistemas heredados (BillingPoint y CounselGO) continúan estando accesibles durante este período de transición 
• 17 de agosto: Se termina el acceso a BillingPoint y CounselGO
• Counsel Exchange es ahora el único punto de acceso para la presentación de facturas, informes, y toda la actividad de los proveedores

¿Qué tienen que hacer los usuarios de OnitX, SimpleLegal, y Unity?

Revisar los materiales de activación: Revise detenidamente todas las comunicaciones y recursos de activación proporcionados, junto con los materiales de este Kit de éxito. Allí encontrará cronogramas clave, expectativas, y qué esperar durante la transición a Counsel Exchange. 

Comunicarse con su Equipo: Notificar a sus equipos internos sobre la inminente transición para garantizar la alineación y la presteza. Onit manejará todas las comunicaciones a los proveedores en su nombre; sin embargo, si elige proactivamente conectarse con sus proveedores, puede hacerlo perfectamente.

Apoyar la presteza de los proveedores: Onit se comunicará directamente con los proveedores en su nombre, pero su conocimiento y refuerzo pueden ayudar a garantizar la participación. Anime a los proveedores a revisar los materiales y terminar el entrenamiento antes de la activación.

Revisión del entrenamiento (opcional): No es necesario ningún entrenamiento para sus usuarios internos, ya que no hay cambios en su sistema de gestión legal corporativa. Sin embargo, en este Kit de éxito se incluyen materiales de entrenamiento en caso de que su equipo quiera revisar o familiarizarse con Counsel Exchange.

Haga sus preguntas: Si tiene alguna pregunta o necesita apoyo en cualquier punto durante la activación, puede contactar a Soporte, su gerente de éxito del cliente, o su gerente de cuenta.  

No es necesaria ninguna configuración técnica: No en necesario que su equipo ejecute ninguna acción técnica. La activación será gestionada por Onit, y se orientará a los proveedores en su acceso e inducción. Usted puede continuar con sus actividades normales hasta que comience la activación

¿Qué se requiere de los proveedores?

Revisar las notificaciones y el cronograma de activación: Revisar detenidamente todas las comunicaciones de Onit con respecto a Counsel Exchange. Allí se dará una breve explicación de las fechas clave, las expectativas, y de cuándo ocurrirán los cambios para que haga sus planes en función de ello. 

Completar el entrenamiento y revisar los materiales: Recomendamos encarecidamente revisar los materiales de entrenamiento y las guías proporcionadas antes de la activación. Counsel Exchange está diseñada para ser intuitiva, pero revisar el material con antelación ayudará a garantizar una transición libre de problemas. 

Prepararse para la transición: Esté atento a la inminente activación y las fechas de corte de BillingPoint y CounselGO. Haga planes para comenzar a utilizar Counsel Exchange a partir del 13 de julio y haga la transición total de todas las actividades antes de que se retiren los sistemas heredados.  

Actualización de la credencial de inicio de sesión: Los proveedores continuarán utilizando las mismas credenciales de usuario; sin embargo, se les exigirá que establezcan una nueva contraseña la primera vez que inicien sesión en Counsel Exchange.

Esté atento a las notificaciones dentro de la app: Preste atención a los anuncios y recordatorios dentro de la app en BillingPoint y CounselGO, ya que estos reforzarán las fechas clave y proveerán claves útiles que conducen hasta la activación. 

Haga sus preguntas: Si tiene preguntas y necesita apoyos, contacte a Soporte de Onit utilizando los recursos proporcionados en sus comunicaciones.

Entrenamiento y soporte para la activación del producto

Capacitación

Unity Counsel Exchange: Conceptos esenciales para proveedores

Guías del producto

Seguimos expandiendo esta biblioteca con más guías y las mejores prácticas.

Counsel Exchange Master Settings User Guide
Counsel Exchange for OnitX User Guide
Counsel Exchange for SimpleLegal and Unity User Guide

Contacto con Soporte

Desde cualquier página dentro de Counsel Exchange, haga clic en el botón azul “Buscar ayuda” en la esquina inferior derecha de su pantalla, O BIEN

Haga clic en el círculo azul claro en la esquina superior derecha — este círculo contiene sus iniciales o su imagen del perfil. Luego, haga clic en “Contactar soporte”. Esto abrirá la ventana de chat de «Buscar ayuda» 

Si el chatbot no puede responder alguna de sus preguntas de cómo hacer las cosas, puede fácilmente utilizarlo para presentar un caso ante el equipo de soporte en la misma ventana del chat.

Actualización de términos para proveedores

Counsel Exchange funcionará bajo términos y condiciones actualizados que regirán su utilización de la nueva plataforma 

El uso continuado de Counsel Exchange tras la activación indica la aceptación de estos términos actualizados 

Se le solicitará que revise y acepte los Términos y condiciones actualizados la primera vez que acceda a Counsel Exchange 

Las actualizaciones de los Términos y condiciones reflejan la transición a Counsel Exchange. Las diferencias clave incluyen:

• Adición de una nueva Sección 2.1 que aclara cuál entidad de Onit estará facturando si usted migró desde CounselGO.
• Adición de una nueva Sección 9 que autoriza a Onit utilizar, ejecutar, e integrar Inteligencia Artificial en los Servicios, así como establecer los términos aplicables a dicho uso de la IA.
• Actualización de la Sección 8.6 —  un nuevo enlace a nuestra Política de privacidad actualizada.
• Actualización de la Sección 10.5 —  la ley que rige ahora es el estado de Georgia

Preguntas frecuentes y respuestas

¿Todavía podré acceder a BillingPoint y CounselGO después de la activación?
Sí. Habrá un período de acceso dual de 5 semanas en el que podrá utilizar tanto su sistema actual (BillingPoint o CounselGO) y Counsel Exchange. Después del 17 de agosto, Counsel Exchange se convertirá en el único portal para toda la actividad de los proveedores.

¿Necesitaré crear una nueva credencial de nuevo inicio de sesión o funcionarán mis credenciales actuales?
No será necesaria una nueva credencial de inicio de sesión. Usted utilizará su nombre de usuario existente para acceder a Counsel Exchange; sin embargo, se le exigirá que establezca una nueva contraseña la primera vez que inicie sesión en la nueva URL de Counsel Exchange

¿Hay algún período de inactividad durante el período de activación?
No, No hay ningún período de actividad planificado durante la activación, y usted puede continuar su trabajo sin interrupción. 

¿Qué ocurre si no empiezo a utilizar Counsel Exchange a partir de la fecha de activación?
Después de la finalización del período de transición, se desactivará el acceso a BillingPoint y CounselGO. Toda la actividad tendrá que realizarse en Counsel Exchange.

¿Necesito migrar algunos de mis datos existentes o facturas?
No. Todos sus datos —incluidas facturas, asuntos, y archivos— estarán automáticamente disponibles en Counsel Exchange. No en necesario que usted haga nada.

¿Estarán mis facturas históricas e informes disponibles todavía en Counsel Exchange?
Sí. Usted podrá acceder a todos los datos históricos, incluidas facturas, asuntos, e informes, en Counsel Exchange.

¿Es necesario hacer un entrenamiento antes de comenzar a utilizar Counsel Exchange?
No es necesario, pero sí se recomienda hacer el entrenamiento. A pesar de que la experiencia es similar a BillingPoint y CounselGO, revisar los materiales proporcionados ayudarán a su equipo a sentirse cómodos con la interfaz actualizada.

¿A quién contacto si encuentro problemas durante la activación?
Puede contactar a Soporte de Onit si tiene alguna pregunta, si necesita resolver algún problema, o necesita ayuda durante el proceso de activación siguiendo los pasos esbozados en la sección anterior de Contacto con Soporte.

¿Hay algún cambio en la manera en que se presentan las facturas?
En general el proceso sigue siendo el mismo. A pesar de que la interfaz ha sido actualizada, la presentación de facturas sigue un flujo de trabajo parecido al que utiliza ahora.

¿Habrá algún cambio en las directrices de facturación o los flujos de aprobación?
No. Sus directrices de facturación y flujos de aprobación existentes permanecen sin cambios.

¿Pueden los proveedores seguir presentando facturas en los sistemas heredados durante el período de transición?
Sí. Durante el período de acceso de dual de 5 semanas, usted puede presentar facturas ya sea en BillingPoint/CounselGO o en Counsel Exchange. Después del 17 de agosto, todas las facturas deben ser presentadas en Counsel Exchange.

¿Cómo comunicará Onit las actualizaciones o recordatorios importantes durante la implementación?
Puede esperar comunicaciones regulares de Onit, incluidas actualizaciones semanales con fechas importantes, recordatorios, y próximos pasos durante todo el período de activación.