Kit de sucesso de ativação do Counsel Exchange

O que é o “Counsel Exchange”?

Navegação no painel do Counsel Exchange

O Counsel Exchange é a próxima evolução dos serviços de faturamento eletrônico da Onit. O Counsel Exchange reúne o CounselGO e o BillingPoint com uma interface de usuário responsiva e renovada e uma experiência do usuário moderna, melhorando a velocidade, a acessibilidade e a navegação intuitiva, reduzindo o tempo de treinamento dos fornecedores e aumentando a adoção.

Como o Counsel Exchange difere do CounselGO e do BillingPoint?

O Counsel Exchange se baseia nos fluxos de trabalho confiáveis nos quais clientes e fornecedores já confiam hoje por meio do CounselGO e do BillingPoint.

Fluxos de trabalho essenciais, como envio de faturas, gerenciamento de registro de horas (timekeeper) e taxas, colaboração em orçamentos, compartilhamento de arquivos e visibilidade de status, continuam no Counsel Exchange. 

O que muda é a experiência em torno desses fluxos de trabalho. 

O Counsel Exchange apresenta: 

• Uma experiência mais clara e moderna para os fornecedores 
• Navegação mais intuitiva e orientação sobre o fluxo de trabalho 
• Melhor visibilidade do status das faturas e do feedback de validação 
• Maior colaboração entre equipes jurídicas e fornecedores 

Uma base de plataforma escalável para inovação futura e recursos habilitados para IA 

O Counsel Exchange foi projetado para preservar fluxos de trabalho críticos, ao mesmo tempo em que melhora a usabilidade, a consistência e a escalabilidade a longo prazo.

O que é “Ativação”?

A ativação do Counsel Exchange marca a transição para uma experiência modernizada de colaboração com fornecedores e faturamento eletrônico. Ela reúne os principais recursos do BillingPoint e do CounselGO em uma única plataforma com uma interface mais intuitiva, desempenho aprimorado e fluxos de trabalho otimizados.

Não se trata de uma migração, mas de uma transição orientada que permite que os fornecedores comecem a usar o Counsel Exchange enquanto os sistemas atuais permanecem disponíveis durante a implementação. Com comunicações estruturadas, treinamento e um cronograma em fases, a ativação foi projetada para minimizar interrupções e apoiar a adoção.

Qual é o processo de ativação?

• 18 de maio: Os clientes da OnitX, SimpleLegal e Unity começam a receber comunicações de ativação, cronogramas e materiais de apoio 
• 1º de junho: Os fornecedores do BillingPoint e do CounselGO começam a receber comunicações de ativação, cronogramas e materiais de treinamento
• Observação: a Onit entrará em contato com os fornecedores em nome dos clientes 
• 15 de junho: Banners no aplicativo aparecem no BillingPoint e no CounselGO para notificar os fornecedores sobre a ativação iminente e o cronograma 
• 13 de julho: O Counsel Exchange é ativado
• Os fornecedores podem começar a usar o novo sistema 
• Os sistemas antigos (BillingPoint e CounselGO) permanecem acessíveis durante este período de transição 
• 17 de agosto: O acesso ao BillingPoint e ao CounselGO é encerrado
• O Counsel Exchange passa a ser o único ponto de acesso para envio de faturas, relatórios e todas as atividades dos fornecedores

O que é exigido dos usuários do OnitX, SimpleLegal e Unity?

Revise os materiais de ativação: Revise cuidadosamente todas as comunicações e recursos de ativação fornecidos, juntamente com os materiais deste Kit de Sucesso. Eles descreverão os principais prazos, expectativas e o que esperar durante a transição para o Counsel Exchange. 

Comunique-se com sua equipe: informe suas equipes internas sobre a transição que está por vir para garantir o alinhamento e a preparação. A Onit cuidará de todas as comunicações com os fornecedores em seu nome, mas você também pode entrar em contato com seus fornecedores de forma proativa, se preferir.

Apoie a preparação dos fornecedores: A Onit se comunicará diretamente com os fornecedores em seu nome, mas sua atenção e reforço podem ajudar a garantir o engajamento. Incentive os fornecedores a revisar os materiais e concluir o treinamento antes da ativação.

Revisão do treinamento (opcional): Não é necessário nenhum treinamento para seus usuários internos, pois não há alterações no seu sistema ELM. No entanto, materiais de treinamento estão incluídos neste Kit de Sucesso caso sua equipe queira revisar ou se familiarizar com o Counsel Exchange.

Entre em contato em caso de dúvidas: Se tiver alguma dúvida ou precisar de suporte em qualquer momento durante a ativação, entre em contato com o Suporte, seu Gerente de Sucesso do Cliente ou seu Gerente de Contas. 

Não é necessária nenhuma configuração técnica: Nenhuma ação técnica é necessária por parte de sua equipe. A ativação será gerenciada pela Onit, e os fornecedores serão orientados sobre o acesso e a integração. Você pode continuar com as atividades normais até o início da ativação.

O que é exigido dos fornecedores?

Revise as comunicações e o cronograma de ativação: revise atenciosamente todas as comunicações da Onit relacionadas ao Counsel Exchange. Elas descreverão datas importantes, expectativas e quando as mudanças ocorrerão, para que você possa se planejar adequadamente. 

Conclua o treinamento e revise os materiais: Recomendamos enfaticamente que revise os materiais de treinamento e guias fornecidos antes da ativação. O Counsel Exchange foi concebido para ser intuitivo, mas familiarizar-se antecipadamente com o seu funcionamento ajudará a garantir uma transição harmoniosa. 

Prepare-se para a transição: Esteja ciente das próximas datas de ativação e encerramento do BillingPoint e do CounselGO. Planeje começar a usar o Counsel Exchange a partir de 13 de julho e faça a transição completa de todas as atividades antes que os sistemas antigos sejam desativados. 

Atualização das credenciais de login: Os fornecedores continuarão usando as mesmas credenciais de nome de usuário; no entanto, será necessário redefinir sua senha na primeira vez que fizer login no Counsel Exchange.

Fique atento às notificações no aplicativo: preste atenção aos banners e lembretes no BillingPoint e no CounselGO, pois eles reforçarão as datas importantes e fornecerão orientações úteis antes da ativação. 

Entre em contato em caso de dúvidas: Se tiver alguma dúvida ou precisar de suporte, entre em contato com o Suporte da Onit usando os recursos fornecidos em suas comunicações.

Treinamento e capacitação sobre o produto

Treinamento

Unity Counsel Exchange: Fundamentos para fornecedores

Guias do produto

Continuamos a expandir esta biblioteca com mais tutoriais e práticas recomendadas.

Guia do usuário das configurações principais do Counsel Exchange
Guia do usuário do Counsel Exchange para OnitX
Guia do usuário do Counsel Exchange para SimpleLegal e Unity

Como entrar em contato com o suporte

Em qualquer página do Counsel Exchange, clique no botão azul “Get Help” (Obter ajuda) no canto inferior direito da tela, OU 

Clique no círculo azul claro no canto superior direito — esse círculo conterá suas iniciais ou foto de perfil. Em seguida, clique em “Contact Support”  (Contate o suporte). Isso abrirá a janela de chat “Get Help”.  

Se o chatbot não conseguir responder a alguma das suas perguntas sobre como fazer algo, você pode facilmente usá-lo para enviar um ticket à equipe de suporte na mesma janela do chat.

Termos atualizados para fornecedores

O Counsel Exchange passará a operar sob Termos e Condições atualizados, que regerão o uso da nova plataforma 

O uso continuado do Counsel Exchange após a ativação indica a aceitação desses termos atualizados 

Será solicitado que você revise e aceite os Termos e Condições atualizados quando acessar o Counsel Exchange pela primeira vez 

As atualizações nos Termos e Condições refletem a transição para o Counsel Exchange. As principais diferenças incluem:

• Adição de uma nova Seção 2.1 que esclarece qual entidade da Onit emitirá a fatura caso você tenha migrado do CounselGO.
• Adição de uma nova Seção 9 que permite à Onit utilizar e incorporar IA nos Serviços, bem como os termos relacionados a tal uso de IA.
• Atualização da Seção 8.6 — um novo link para nossa Política de Privacidade atualizada.
• Atualização da Seção 10.5 — a lei aplicável agora é a do Estado da Geórgia

Perguntas e respostas frequentes

Ainda poderei acessar o BillingPoint ou o CounselGO após a ativação?
Sim. Haverá um período de acesso duplo de 5 semanas durante o qual você poderá usar tanto o seu sistema atual (BillingPoint ou CounselGO) quanto o Counsel Exchange. Após 17 de agosto, o Counsel Exchange se tornará o único portal para todas as atividades dos fornecedores.

Preciso criar um novo login ou minhas credenciais atuais funcionarão?
Não é necessário criar um novo login. Você usará seu nome de usuário atual para acessar o Counsel Exchange; no entanto, será necessário redefinir sua senha na primeira vez que fizer login pelo novo URL do Counsel Exchange

Há algum período de inatividade previsto durante o período de ativação?
Não. Não há nenhum período de inatividade planejado durante a ativação, e você poderá continuar seu trabalho sem interrupção.

O que acontece se eu não começar a usar o Counsel Exchange até a data de ativação?
Após o término do período de transição, o acesso ao BillingPoint e ao CounselGO será desativado. Todas as atividades deverão ser realizadas no Counsel Exchange.

Preciso migrar meus dados ou faturas atuais?
Não. Todos os seus dados — incluindo faturas, assuntos e arquivos — estarão automaticamente disponíveis no Counsel Exchange. Não é necessária nenhuma ação de sua parte.

Minhas faturas e relatórios históricos ainda estarão disponíveis no Counsel Exchange?
Sim. Todos os dados históricos, incluindo faturas, assuntos e relatórios, estarão acessíveis no Counsel Exchange.

É necessário fazer um treinamento antes de começar a usar o Counsel Exchange?
Não é necessário fazer um treinamento, mas é recomendado. Embora a experiência seja semelhante à do BillingPoint e do CounselGO, revisar os materiais fornecidos ajudará sua equipe a se familiarizar com a interface atualizada.

Com quem devo entrar em contato se tiver problemas durante a ativação?
Você pode entrar em contato com o Suporte da Onit para quaisquer dúvidas, solução de problemas ou assistência durante o processo de ativação, seguindo as etapas descritas na seção “Como entrar em contato com o suporte” acima.

Houve alguma mudança na forma como as faturas são enviadas?
O processo geral permanece o mesmo. Embora a interface tenha sido atualizada, o envio de faturas segue um fluxo de trabalho semelhante ao que você utiliza atualmente.

Haverá alguma mudança nas diretrizes de faturamento ou nos fluxos de trabalho de aprovação?
Não. Suas diretrizes de faturamento e fluxos de trabalho de aprovação atuais permanecerão inalterados.

Os fornecedores podem continuar enviando faturas nos sistemas antigos durante o período de transição?
Sim. Durante o período de acesso duplo de 5 semanas, você poderá enviar faturas tanto no BillingPoint/CounselGO quanto no Counsel Exchange. Após 17 de agosto, todos os envios deverão ser feitos pelo Counsel Exchange.

Como a Onit comunicará atualizações ou lembretes importantes durante a implementação?
Você receberá comunicações regulares da Onit, incluindo atualizações semanais com datas importantes, lembretes e próximos passos ao longo do período de ativação.