Year: 2022

Technology is an enabler for businesses and practitioners who wish to differentiate, grow, and succeed. Here is a comprehensive blueprint of the most innovative and essential solutions Legal requires to evolve into a true business partner, impactful revenue generator, and corporate leader — for today, tomorrow, and years to come.

Today, the world seems to move at the speed of light.  Chatbots respond instantaneously to our online queries. True teleportation may not exist yet, but more than 15 million people are shuttled by rideshare companies daily. And somewhere between our first sip of coffee and setting our cell phone alarm for the next morning, over 2.5 quintillion bytes of data are created every single day.

The last chapter of the multinational study* Enterprise Legal Reputation (ELR) Report highlights the remarkable potential for legal operations to be a change agent driving business results with the assistance of technology. While, on average, three in four (77%) legal departments have integrated some level of artificial intelligence (AI) into their day-to-day operations, nearly half admit their department is averse to change, citing budget issues (48%), perceived lack of tech competency (31%), and lack of time for learning new systems (25%) as barriers to tech adoption.

But digital technology is reinventing the way we live, play, and work — and businesses that invest in state-of-the-art tech will remain several steps ahead.

Embedding tech in Legal’s DNA

Fortunately, legal tech investment is at a record high: although none of us has a crystal ball to predict how the current macroeconomic market will affect corporate decision-making, two in three (67%) professionals do see tech budgets increasing.

Investing, however, is only the first step. The true cornerstone to modernized legal operations is ensuring tools are adopted. According to the ELR report, less than three in 10 (28%) respondents describe themselves as early adopters by nature, while another six in 10 (62%) classify as middle adopters.

In many legal departments, though, things simply “get in the way.” But inefficiency can damage both a legal department’s brand image and hold back the enterprise. The message is clear: embrace next-stage tech or get left behind.  

The “legal team of tomorrow” tool kit 

Here are the four areas of technology integral to the success of forward-thinking legal departments. 

1. Enterprise Legal Management (ELM)

A pioneering digital embodiment of the adage “work smarter, not harder,” the latest ELM solutions have transformed from systems of record to systems of engagement, encouraging true collaboration, operational transparency, and enterprise connection between Legal, its internal clients, and external stakeholders. ELM manages matters, e-billing, spend, and analytics, providing a single source of truth to capture every transaction, project, and matter. By extracting insights, developing metrics, and exposing trends that evaluate performance, ELM establishes benchmarks and streamlines workflows – yet less than half (48%) of ELR respondents currently utilize e-billing and other spend optimization solutions.  

2. Contract Lifecycle Management (CLM)

Contracts are at the core of revenue generation – and one of the biggest time-sucks for legal professionals, with two in five (40%) spending half of every workday, week, and quarter managing routine agreement work. But the latest CLM solutions offer self-service portals that can automate contract review and administer the data required to identify revenue recognition and acceleration opportunities. This enhanced visibility jumpstarts efficiency, reducing the length of the typical sales cycle by 24%, skyrocketing legal spend savings by 50%, and giving Legal up to 30% of its time back to focus on developing business acumen, delivering client advice, and working toward meaningful change. 

3. Data Governance & Cybersecurity

To become a corporate material influencer, Legal must think and act strategically — and doing so requires data. Data has emerged as the most instrumental decision-making tool, whether it involves tracking staffing needs, optimizing outside counsel spend, or driving vendor diversity, equity, and inclusion (DE&I) efforts. Having visual analytics dashboards provides reporting fundamentals for initiating data-driven negotiations, rate benchmarking, and forecasting future projects and budgets as cost-efficiently and effectively as possible. Further, as data pools expand for corporations, the security scope and threat landscape will broaden — providing an opportunity for Legal to show greater impact as guardian of the enterprise.  

4. Artificial Intelligence (AI)

Imperative for speed and efficiency, artificial intelligence (AI) is not a single tool — it is a wide-ranging continuum of technological solutions and applications that can accelerate legal operations, virtualize legal expertise, and automate and augment business processes. AI can apply semantic analysis to find patterns in contracts, provide task recommendations, suggest revisions for standardized agreements like NDAs, and consult the company playbook for MSAs and SOWs, all while flagging any potential issues. AI-enabled invoice review can justify line items and enforce billing guidelines, and AI-assisted research can complete work in record time while elevating accuracy and precision.  

Legal’s eye on the horizon

While it’s true that it has never been Legal’s nature to be cutting-edge — not when the department is one established on being “by the book” and upholding precedents — there is no denying the legal tech revolution is here. With it comes a golden opportunity for Legal to evolve its role as a business protector and create significant impact when it comes to cost and operational efficiency, material growth, and collaborative cultural change.  

Technology is a catalyst for evolution. By seizing the innovative solutions available for legal operations, Legal can change the way it touches business in every realm — from revenue acquisition and EBITDA to competitive differentiation — and not only lead the evolution, but be the future.  

*Read the ELR Report to learn more about how legal professionals view their relationships with internal clients in comparison to the image enterprise employees have of their legal departments and how Legal can evolve to prove material impact and improve efficiencies across the business. 

LEGAL MATTER MANAGEMENT 

In der Rechtsbranche ist Ihnen dieser Begriff sicherlich häufig begegnet. Anwälte und Legal Operations-Expert:innen haben es sich zum Ziel gemacht, ihr Matter Management zu optimieren. Softwareanbieter wiederum haben es sich zum Ziel gemacht, die Herausforderungen, die das Legal Matter Management mit sich bringt, zu meistern. Der Umfang dieser Disziplin ist jedoch so groß, dass man leicht aus den Augen verlieren kann, was Matter Management eigentlich ist. Hier möchten wir Klarheit schaffen und erläutern, was Matter Management für uns bedeutet und welche Rolle die Technologie dabei spielt. Wir beginnen mit: 

DIE KOMPONENTEN EINER LEGAL MATTER 

Matter Management gewinnt seit einigen Jahren immer mehr an Popularität – nicht zuletzt durch den Anstieg von Softwareanbietern, die juristische Prozesse vereinfachen wollen. Dabei gibt es das Matter Management jedoch schon viel länger als die Tools selbst. 

Unter dem Begriff Matter Management versteht man den Prozess des Verwaltens einer Legal Matter (mit oder ohne Technologie). Aber was bedeutet das im Detail? Um diese Frage zu beantworten, sehen wir uns zuerst die einzelnen Bestandteile einer Legal Matter an. 

• Dokumente – Juristische Dokumente beinhalten eine Vielzahl an unterschiedlichen Komponenten, darunter Verträge und Lizenzen sowie E-Mails oder Briefe. Diese gilt es zentral und sicher zu dokumentieren und zu speichern, damit eine effiziente Verwaltung ermöglicht wird. 
• Wissen – Rechtsteams bestehen in der Regel aus Expert:innen, die allesamt ein großes Wissen mit sich bringen. Dieses Wissen möchte geteilt werden und genau hier setzt die Matter Management-Lösung an: Sie ermöglicht dem Inhouse-Team zu jeder Zeit den Zugang zu Fachwissen und unterstützt zusätzlich die Übermittlung jeder Legal Matter. 
• Kollaboration – An jeder Legal Matter sind viele verschiedene Parteien involviert – sowohl interne, wie die Rechtsabteilung oder das Unternehmen selbst, als auch externe. Für ein effizientes Matter Management ist die nahtlose Kommunikation und Kollaboration zwischen allen Parteien maßgebend. 
• Workflow – Während manche Legal Matter komplex sind und ihre Feinheiten haben, sind die meisten Legal Matter eher stereotypisch. In anderen Worten folgen sie einer festgelegten Phasen- und Stufenabfolge, die von den Fakten und Umständen der Matter abhängt. 
• Management – Matter sind juristische Projekte und müssen deshalb mit einer hohen Sorgfalt und Aufmerksamkeit verwaltet werden – um eine pünktliche und budget-gerechte Übermittlung zu garantieren. 
• Ausgaben – Bei Mattern, in welchen externe Anwaltsteams oder andere juristische Dienstleister angewiesen werden, ist das Tracken der Ausgaben im Verhältnis zum Budget ein wesentlicher Bestandteil. Die tatsächlichen Matter-Ausgaben werden dabei hinsichtlich des Budgets gemonitort und der Work-In-Progress (WIP) sowie Rückstellungen oder andere Rechnungsrelevante-Faktoren werden schon vor der eigentlichen Rechnungsstellung eingereicht. 
• Reporting – Um eine Legal Matter oder ein Matter-Portfolio richtig zu verwalten, ist der schnelle Zugang zu allen relevanten Informationen entscheidend. Alle Matter-Informationen, wie Status, Risiko oder Ressourceneinsatz sowie aktuelle Ausgaben müssen konsolidiert an einem Ort zur Verfügung stehen und leicht zugänglich sein, um ein effizientes Reporting zu ermöglichen. 

Ein effektives Matter Management beinhaltet schlussendlich also die effiziente Koordination, Organisation und Übermittlung aller Hauptkomponenten einer Legal Matter. 

MIKRO- VS. MAKRO-MATTER MANAGEMENT 

Spricht man von Matter Management, so kann man das auf zwei Ebenen tun – der Mikroebene, bei denen man sich auf eine einzelne Matter konzentriert und der Makroebene, bei der es sich um ein ganzes Portfolio von Mattern handelt. Die Mikroebene wird meist von Beteiligten betrachtet, die einen Überblick über die Aktivitäten einer bestimmten Matter benötigen und Zugang zu enthaltenen Dokumenten und Fachwissen suchen. Rechtsabteilungen bearbeiten in der Regel jedoch ständig eine große Anzahl von kontinuierlichen Mattern. Um eine Vielzahl an Mattern gleichzeitig zu bearbeiten, eignet sich ein Blick auf die Makroebene, bei der das gesamte Matter-Portfolio verwaltet und gemonitort wird. Besonders für General Counsel, CLOs und Legal Operations-Leiter:innen eignet sich das Verwalten von Mattern auf Makroebene, da sie einen vollumfänglichen Überblick sowie Reports aus dem Legal Matter-Portfolio benötigen. Es ist also unerlässlich, dass die Matter Management-Lösung auch das Matter Portfolio Management unterstützt. 

DER AUFSTIEG DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS 

Bei einem digitalen Matter Management (DMM) werden Technologien zum Verwalten und Übermitteln von Legal Mattern eingesetzt. Es gibt viele verfügbare Softwaretools, die bestimmte Elemente einer Legal Matter verbessern, von der Vertragsaufsetzung und Dokumentenverwaltung bis hin zum Spend Management oder Kollaboration im Unternehmen. Selbst das Verwenden von bereits etablierten Tools wie MS Excel und Dropbox sind Arten eines digitalen Matter Managements, das für viele Rechtsteams gut funktioniert. 

Mit den aktuellen Software-Point-Lösungen lassen sich verschiedene Bestandteile einer Legal Matter bereits gut verwalten. Verwendet eine Rechtsabteilung jedoch mehrere solcher Tools, birgt das auch eigene Herausforderungen. So können Integrierungsprobleme, Datensilos oder Ineffizienzen entstehen – verursacht durch den Kontextwechsel der verschiedenen Applikationen. Rechtsabteilungen stehen zudem unter Druck vonseiten ihrer IT-Abteilung, die eine Vereinfachung und Reduktion der Technologie-Infrastruktur anstrebt. Aus diesen Gründen zeichnet sich ein Trend im Matter Management ab: Weg von Point-Solutions und hin zu dedizierten Lösungen, die den kompletten Matter-Lebenszyklus in einem zentralen System optimieren. Aus diesen Gründen setzen Rechtsabteilungen in den letzten Jahren vermehrt auf umfassende Cloud-Plattformen. 

WAS SIND DIE TREIBER DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS? 

Immer mehr Rechtsteams legen ihren Fokus auf das Optimieren ihres Matter Managements und setzen dabei auf unterstützende Technologien – als Teil der digitalen Transformation, die jedoch von vielen verschiedenen Faktoren angetrieben wird, wie zum Beispiel: 

• Wandel zum Remote-Working, wodurch juristische Produktivitäts- und Workflow-Tools benötigt werden, welche zeit- und ortsunabhängig einen schnellen Zugang zu Knowhow bieten 
• Vermehrter Druck auf Rechtsabteilungen, kosteneffizienter zu arbeiten und mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen 
• Steigende globale Regulierungen und Unsicherheiten, die das juristische Arbeitsvolumen erhöhen 
• Erhöhtes Inhouse-Arbeitspensum, jedoch ohne Mitarbeiterzuwachs innerhalb der Rechtsabteilung 
• Der Bedarf, das interne Customer-Engagement sowie die Dienstleisterauswahl und deren Management zu verbessern 
• Ausreifung von Legal Operations und ein Anstieg spezifischer, rechtsbezogener Technologie-Strategien für Inhouse Rechtsabteilungen 
• Bedarf für Rechtsabteilungen aufzuweisen, dass sie einen positiven Faktor für das Unternehmen darstellen 

All diese Faktoren führen dazu, dass Rechtsabteilungen Matter Management-Lösungen implementieren. So wollen sie ihre Herausforderungen überwinden und den Wert, den sie für ihr Unternehmen schaffen, steigern. 

Sie möchten mehr erfahren? OnitX Matter Management unterstützt Ihr gesamtes juristisches Team durch leistungsstarke Kollaborations- und Workflow-Funktionen und bietet Transparenz und Einblick in Ihre Matter während ihres gesamten Lebenszyklus. Mit Onits Matter Management Software können Sie sicherstellen, dass die richtige Arbeit an die richtige Person mit dem richtigen Fachwissen geht – und dass die gesamte Arbeit der Rechtsabteilung repräsentiert wird. Mehr Informationen finden Sie hier.  

Legal Matter Management

It’s a term that is regularly used within the legal industry. It’s what lawyers and legal operations professionals want to optimize, and it’s the challenge that legal tech vendors are helping to solve. However, its scope is so broad that it’s easy to get confused as to what “legal matter management” is. To help address any uncertainty, we thought that we’d share our thoughts on the subject and set out what we believe legal matter management means and how technology can play a part. Starting with…

The Components of a Legal Matter

While matter management has received more attention with the growth in legal tools aimed at streamlining the process, it’s important to note that matter management is a discipline that has been around much longer than any software tool.

As the name suggests, matter management is the process of managing a legal matter (with or without technology). But what does this entail? To explain, it’s easiest to first look at the constituent elements of a legal matter.

• Documents – Lawyers are called “paper pushers” for a reason. Every legal matter involves documentation of some description, from contracts and licenses to emails and letters. All this documentation needs to be centrally and securely stored and managed.
• Knowledge – While lawyers are smart people, it’s perfectly natural they cannot have all the answers. They need quick access to quality and accurate know-how to support the delivery of any legal matter. Making this knowledge accessible when it is needed is a core component of matter management.
• Collaboration – Law is a team sport. Every legal matter involves a broad range of different stakeholders – within the legal department and the wider business, as well as external to the organization. Efficient matter management requires seamless communication and collaboration between all parties.
• Workflow – While many legal matters are complex and have their own nuances, most legal matters are quite formulaic. In other words, they follow a set sequence of phases and stages depending on the facts and circumstances of the matter.
• Management – Matters are projects, so they need to be managed with the same diligence and attention. From scope, budgeting, and resourcing to task allocation, risk tracking, and status reporting, matters need to be carefully managed like any other to ensure delivery on time and within budget.
• Spend – Tracking spend against budget is a key component of any matter where outside counsel or other legal service providers are instructed. It’s always vital to monitor how matter spend is performing against budget, keep track of work-in-progress (WIP) and accruals, as well as look out for issues that might adversely impact the budget and matter spend.
• Reporting – In order to properly manage any legal matter or portfolio of matters, it’s necessary to have access to all the information about the relevant matters. Whether it’s information about status, risk, resourcing, spend, contracts, matters, etc., this information needs to be collated, available, and capable of being easily reportable.

Matter management simply involves the efficient coordination, organization, and delivery of all these core components for legal matters.

Micro vs Macro Matter Management

When people think of matter management, they are usually thinking about it at matter (micro) level, e.g., the management of a single matter. This will normally be the case for participants in particular matters who need visibility over matter activity and have access to matter-related documents and know-how.

However, legal departments are constantly handling large numbers of ongoing matters that also need to be managed and tracked at a portfolio (macro) level. This will particularly be the case for General Counsel, CLOs, and legal operations managers who need visibility, reporting, and insight across all legal matters. Therefore, it’s important to remember that matter management also includes matter portfolio management.

The Rise of Digital Matter Management

Unsurprisingly, digital matter management (DMM) involves the use of technology to support the management and delivery of legal matters. There are many software tools available that will help improve the discreet elements of a legal matter listed above, from contract assembly and document management systems to spend management and enterprise collaboration applications. While it’s a basic approach, even the use of tools like MS Excel and Dropbox is a form of digital matter management that works for many legal teams.

Currently, there is no shortage of software point solutions to help manage and streamline different components of a legal matter. However, the use of separate tech tools presents its own challenges – for example, integration difficulties, data silos, and inefficiency caused by context switching across applications. Legal departments are also under pressure from their organization’s IT teams to simplify and reduce the tech stack. For these reasons, there is a growing trend away from point solutions for matter management and towards single platforms that aim to optimize the full matter lifecycle in one central system. Therefore, in recent years, legal departments have been increasingly adopting full-suite cloud platforms.

What is Driving the Focus on Digital Matter Management?

Optimizing matter management has become a key focus for many legal teams in recent years, and they’re turning to technology to support this initiative. It’s part of a rapid digital transformation trend across legal departments that is being driven by a range of different factors, including, but not limited to:

• Move to remote working, which requires greater focus and investment in legal productivity and workflow tools and easy access to know-how from anywhere and at any time
• Pressure to be more cost-efficient as a legal function and deliver more value to their organizations
• Growing global regulation and uncertainty causing increased legal workloads
• More work being serviced in-house without legal department headcounts increasing significantly
• Need to improve internal customer engagement as well as vendor selection and management
• Maturing of legal operations and rise in dedicated legal technology strategies for corporate legal departments
• Need for legal departments to demonstrate that they are a net contributor to the business

All these factors are leading many legal departments to seriously explore the adoption of matter management platforms to alleviate these pressures and help boost the value that they are delivering to their businesses.

Dieser Artikel ist die vierte Ausgabe unserer vierteiligen Blogreihe, die sich ausführlich mit Matter Management und dessen verschiedene Aspekte beschäftigt. Wenn Sie die ersten drei Artikel noch nicht gelesen haben, können Sie diese hier einsehen:

Teil 1 Effizientes Matter Management: Grundlagen, Komponente und digitale Transformation
Teil 2 Effizientes Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform
Teil 3 7 Aspekte, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl eines Matter Management-Anbieters beachten sollten

In den vorherigen Beiträgen unserer Blogreihe zu Matter Management haben Sie gelernt, wie Sie die Herausforderungen, vor denen Ihr Legal Team steht, sorgfältig abschätzen und Anforderungen detailliert ausarbeiten können. Wenn Sie diesen Blog lesen, haben Sie vermutlich bereits Ihre Anforderungen aufgelistet, den Genehmigungsprozess erfolgreich durchgeführt, verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren geprüft und eine geeignete Matter Management-Plattform ausgewählt – wir gratulieren Ihnen dazu! Doch wie geht es nun weiter? Leider hören viele Rechtsabteilungen an dieser Stelle auf, sich Gedanken darüber zu machen, wie das neue System passend konfiguriert und erfolgreich eingeführt werden kann. Ein neues Matter Management- System einzusetzen erfordert Zeit, Geld und Aufwand. Deswegen ist die weitere Planung grundlegend, um sicherzustellen, dass das neue Tool den erwarteten Mehrwert erzielt und die gewünschten Vorteile für Ihre Rechtsabteilung und Ihr gesamtes Unternehmen erbringt.

Im vierten und letzten Teil unserer Matter Management-Blogreihe präsentieren wir fünf Methoden, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Einführung Ihres neuen Matter Management-Tools ein echter Erfolg wird.

1. Kleine Schritte führen zum Ziel

Sie sind sicherlich mit der englischen Redewendung “Start small, but aim big” aus anderen Zusammenhängen vertraut. Tatsächlich handelt es sich hierbei mehr um eine Grundhaltung als um eine konkrete Vorgehensweise. Viele Rechtsteams sind begeistert über die Möglichkeiten, die ein neues Matter Management Tool bietet und erhoffen sich, diese Effekte so schnell und umfassend wie möglich zu realisieren. Beteiligte Projektteams verspüren womöglich einen gewissen Druck, den Mehrwert der Software für das Unternehmen schnellstmöglich unter Beweis zu stellen. Doch dies führt häufig zu überambitionierten Zielen, die die nachhaltige und erfolgreiche Einführung der Software gefährden kann.

Für den Erfolg einer Softwarelösung, ist ein schrittweises Vorgehen von entscheidender Bedeutung. Konkret könnte das bedeuten, dass lediglich ein kleines, dediziertes Team mit dem Tool startet oder alternativ eine größere Gruppe mit dem System beginnt, jedoch zunächst nur mit einem begrenzten Funktionsumfang. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, erfolgreich Support zu leisten, Feedback zu sammeln sowie positive Effekte gezielt messen zu können. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen helfen das Gesamtprojekt erfolgreich zu steuern.

2. Holen Sie Ihr Team an Bord und führen Sie qualifizierte Trainings durch

Vermutlich war lediglich ein spezialisiertes Projektteam im Beschaffungsprozess für Ihr neues Matter Management-System involviert, so dass ein Großteil der Endnutzer nicht an dem Entscheidungsprozess beteiligt waren. Ein häufig begangener Fehler bei der Einführung neuer Software liegt darin, anzunehmen, dass alle Nutzer gleichermaßen von der Umstellung begeistert sein werden. Das Spektrum der Nutzerakzeptanz kann hierbei von geringer Zustimmung bis hin zu tatsächlichem Widerstand reichen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Sie können von einer generellen Abneigung gegenüber Technologie (auch bekannt als Technophobie) bis hin zur allgemeinen Scheu vor Veränderungen reichen. Oftmals liegt das Problem jedoch lediglich im mangelnden Verständnis für die neu eingeführte Softwarelösung. Daher empfiehlt es sich, Zeit zu investieren, um den Nutzern zu erläutern, aus welchen Gründen die neue Matter Management-Lösung eingeführt wird, und diese Erklärung mit konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag zu untermauern. Wir versprechen Ihnen, diese Zeit ist gut investiert. Sobald Ihre Kollegen nachvollziehen können, wie die neue Matter Management-Lösung ihre tägliche Arbeit erleichtert, wird sich ihre Haltung zur Umstellung ändern. Erfahren Sie mehr über die Einführung von Legal Tech in diesem Blog.

Ein weiterer Grund für geringe Nutzerakzeptanz liegt auch in fehlenden qualifizierten Schulungsmaßnahmen. Obwohl zahlreiche moderne Software-Plattformen sehr intuitiv und nutzerfreundlich sind, ist eine Softwareeinweisung unbedingt erforderlich, um die optimale Nutzung zu gewährleisten. Wenn Sie nach einem neuen Matter Management-System suchen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung eine Nutzereinführung und integrierte Hilfebereiche bereitstellt. Koordinieren Sie Schulungen, die auf Ihre Organisation und Ihre Prozesse zugeschnitten sind, und stellen Sie ein internes Wissensmanagement für Ihre Nutzer zur Verfügung. Dabei können Sie Wissensressourcen anbieten, die bei der Nutzung des Systems unterstützen. Holen Sie sich von Ihrem Anbieter Anregungen für die Gestaltung Ihres Schulungsprogramms ein, denn viele Softwareanbieter, die sich auf den Erfolg ihrer Kunden konzentrieren, verfügen über entsprechende Materialien und umfangreiche Erfahrung im Schulungs- und Einführungsprozess. Eine weitere Empfehlung – es lohnt sich auch nach sogenannte „Internal Champions“ zu suchen, die von dem System überzeugt sind und freiwillig interne Unterstützung sowie Schulungen für neue Nutzer anbieten möchten.

Messen, messen, messen

Für die Beantragung des Budgets für ein neues Matter Management-System ist es wichtig, einen Business Plan zu erstellen, der detailliert den Mehrwert für Ihre Rechtsabteilung und Ihr Unternehmen aufzeigt, der durch den Einsatz eines solchen Tools erzielt werden kann. Dieser Mehrwert setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, darunter Kostenreduktion, gesteigerte Effizienz, Risikoerkennung und mehr.

Aber wie ermitteln Sie nach der Einführung des neuen Systems, ob der der gewünschte Erfolg eingetreten ist? Die Antwort lautet: Messen. Um den Erfolg einer Softwarelösung zu messen, ist es notwendig, den Status Quo vor der Einführung der Lösung festzuhalten und Kennzahlen dafür festzulegen. Sie können diese auch als Ihre Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Wenn Sie zum Beispiel ermitteln wollen, inwieweit ein Matter Management-System die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines bestimmten Vorgangs reduziert, ist es notwendig, die durchschnittliche Bearbeitungszeit vor der Einführung des Systems zu erfassen. Anschließend müssen Sie diesen Messwert (KPI) überwachen, um die Veränderungen zu erkennen und im Laufe der Zeit Trends abzuleiten. Gehen Sie also datenbasiert vor. Indem Sie diese Methode anwenden, können Sie fundierte Entscheidungen treffen und auf klare Ergebnisse aufbauen. Weitere Einblicke in klassische KPIs in Rechtsabteilungen finden Sie in diesem ausführlichen eBook.

Des Weiteren ist es ratsam, regelmäßige Feedbackrunden einzuführen. Bei der Einführung neuer Technologien verlaufen die Prozesse selten absolut reibungslos. Um das volle Potenzial des neuen Matter Management-Systems auszuschöpfen, ist es wichtig, den Nutzern aufmerksam zuzuhören und deren Verbesserungsvorschläge einfließen zu lassen. Daher empfiehlt es sich, bei der Einführung eines neuen Systems einen Kommunikationskanal zur Sammlung von Nutzerfeedback zu etablieren. Teilen Sie diese Initiative mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Ermöglichen Sie die Erfassung einer breiten Palette an Rückmeldungen, um Trends zu identifizieren, und kommunizieren Sie die Ergebnisse sowohl mit Führungskräften als auch mit sämtlichen Nutzern. Transparenz spielt hierbei eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Beachten Sie, dass die Einführung des Systems lediglich den ersten Schritt in Ihrer gemeinsamen Reise darstellt. Stellen Sie sicher, dass ein fortlaufendes Lernkonzept und kontinuierliche Optimierungen implementiert werden.

Als Anbieter von Legal-Operations-Software haben wir schon oft beobachtet, dass diese Methode sogar bisher unentdeckten Mehrwert in Ihrer neuen Applikation aufdecken kann, der den ursprünglich prognostizierten ROI bei weitem übertrifft!

Innovative Funktionen für eine zukunftsorientierte Rechtsabteilung

Legal Tech hat sich im letzten Jahrzehnt rasant entwickelt. Hatten Rechtsabteilungen bislang klassische Mail- und Dokumentenmanagement-Lösungen wie MS Office und MS Outlook für die Verwaltung ihrer internen Daten im Einsatz, verwenden sie nun innovative Lösungen zur Unterstützung von effizienten Arbeitsabläufen, Vertragsanalysen, Dokumentenmanagement, Genehmigungs-Workflows und mehr. Viele dieser neuen Systeme sind flexibel konfigurierbar, haben einen lösungsorientierten Fokus und können zudem zur Optimierung von Prozessen genutzt werden. Diese technologische Neuausrichtung ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit in die juristische Beratung Ihrer internen Mandanten zu investieren und sich als kompetenter Rechtsberater aktiv in die unternehmensinternen Abläufe einzubringen.

Dies erfordert jedoch eine stete Optimierung des Softwareeinsatzes und die Anschaffung neuer Tools, um alle Bereiche in Ihrer Abteilung zu professionalisieren und in die Zukunft zu investieren. Angesichts des gesteigerten Technologieeinsatzes und der ständig wachsenden Palette an Technologien empfiehlt es sich, sowohl rechtliche als auch technische Kompetenzen in Ihre Rechtsabteilung zu integrieren. Damit bauen Sie eine gute Beziehung zu den verschiedenen Anbietern auf, können nach Synergien Ausschau halten sowie den Kontakt zur zentralen IT-Abteilung besser pflegen. Auch Ihr Rechtsteam profitiert davon und wird aus technologischer Perspektive professionell unterstützt.

An dieser Stelle sollte erwogen werden, ob die Verstärkung Ihres Teams durch einen Legal Operations oder Legal Technology Manager sinnvoll ist. Diese Aufgaben können nicht nebenbei von einem Anwalt übernommen werden. Legal Tech ist mittlerweile zu einer eigenständigen Disziplin mit entsprechenden Experten auf dem Markt geworden. Immer mehr Rechtsteams setzen daher auf die Expertise solcher Fachkräfte. Nutzen auch Sie diese neuen Möglichkeiten und stellen Sie Ihr Rechtsteam noch vielfältiger und agiler auf.

Unterstützen Sie Ihre neuen Nutzer

Anwenderschulungen zur neuen Matter Management-Lösung im Vorfeld reichen allein nicht aus – steter Zugang zu Support und Knowledge Management sind entscheidend, um unerwünschte Probleme zu vermeiden. Technische Fehler oder Anwenderprobleme sollten umgehend bearbeitet werden, damit kein Frust aufkommt, der im schlimmsten Falle dazu führen kann, dass die User die Software nicht mehr nutzen möchten. Ursachen sind häufig mangelndes Verständnis von Funktionen, Performanceprobleme oder Bugs. Unabhängig von der Ursache ist es empfehlenswert, von Anfang an klare Systeme und Prozesse zur Meldung von Problemen und zur Anfrage von Unterstützung für die Nutzer einzuführen.
Dabei ist es sinnvoll, von Beginn an festzulegen, wer in Ihrem Unternehmen das neue Matter Management-System betreuen wird (siehe dazu auch Punkt 2). Nur selten übernehmen interne IT-Abteilungen diese Rolle, da sie selbst häufig mit begrenzten Ressourcen arbeiten. Es ist daher ratsam, das Thema Support bereits vor der Einführung des Systems zu besprechen. Definieren Sie Verantwortlichkeiten und Service Level Agreements (SLAs), z.B. welche Probleme wurden gemeldet, von wem und ab wann wurde Support bereitgestellt. Legen Sie fest, welcher Support verfügbar ist und auf welche Weise er erreichbar ist. Viele professionelle Anbieter bieten auch einen Supportbereich innerhalb ihrer Applikation an. Dies ermöglicht eine Analyse und Erkennung von Problemen bereits bei ihrer Entstehung, was Frustration verringert und die Arbeitslast für Ihre Kollegen minimiert.

Ein zusätzlicher Tipp: Sollten Sie einen erhöhten Bedarf an Support feststellen, empfiehlt es sich, die Art der Supportanfragen genauer zu betrachten. Durch die Analyse der vorliegenden Daten können Sie schnell erkennen, um welche Fragen es sich handelt, und Ihre internen Schulungen entsprechend anpassen.

Zusammenfassend lässt sich folgendes festhalten: Die Implementierung eines neuen Matter Management-Plattform kann mit gewissen Herausforderungen einhergehen. Dennoch lassen sich diese durch eine gründliche Planung und die frühzeitige Einrichtung von Prozessen und Unterstützungsmechanismen gut bewältigen. Mithilfe der hier aufgeführten Methoden können Sie sicherstellen, dass jeder Nutzer den tatsächlichen Mehrwert der neuen Softwarelösung erkennt und dieser kontinuierlich optimiert und nachhaltig realisiert wird.

Wir hoffen, dass diese Ratschläge Ihnen bei der erfolgreichen Einführung Ihrer Matter Management-Lösung hilfreich sind. Wenn Sie mehr über die Vorteile unserer Matter Management-Lösung OnitX Matter Management erfahren möchten oder ein Beratungsgespräch wünschen, klicken Sie bitte hier.

Dieser Artikel ist die dritte Ausgabe unserer vierteiligen Blogreihe, die sich ausführlich mit Matter Management und dessen verschiedenen Komponenten beschäftigt. Über die untenstehenden Links können Sie die ersten beiden Teile einsehen:

Teil 1 Effizientes Matter Management: Grundlagen, Komponente und digitale Transformation
Teil 2 Effizientes Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform

Im dritten Teil fassen wir die 7 zentrale Aspekte zusammen, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl des eines Matter Management-Anbieters beachten sollten. Der folgende Artikel bietet Ihnen einen praktischen Leitfaden zur weiteren Vorgehensweise, nachdem Sie sich für die Anschaffung einer Matter Management-Software entschieden haben.

Die Entscheidung ist getroffen! Sie wollen eine Matter Management-Lösung wie OnitX Matter Management einsetzen, um Ihre tägliche Arbeit effizienter zu gestalten, die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten, zugehörigen Dokumenten sowie Legal Intakes effektiver zu gestalten und die interne sowie externe Zusammenarbeit zu erleichtern – wir gratulieren Ihnen dazu! Daher ist es an der Zeit, den richtigen Partner für diese Aufgabe zu finden. Eines sei vorab verraten – Sie benötigen jemanden, die den Umfang Ihres Projekts versteht und Ihnen bei der Konfiguration sowie Integration in Ihre Rechtsabteilung tatkräftig zur Seite steht, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird. n diesem praxisorientierten Leitfaden haben wir sieben Kernaspekte für Sie zusammengefasst, die Sie bei diesem Prozess berücksichtigen sollten.

1.    Ihre IT-Infrastruktur und vorhandenen Technologien spielen eine entscheidende Rolle

Zunächst sollten Sie mit Ihrer IT- und Sicherheitsabteilung besprechen, welche Anforderung die neue Applikation erfüllen sollte. Die IT-Abteilung kann Ihnen dabei helfen, wichtige Voraussetzungen, wie Systemanbietern und deren Standorten, Datenschutz, Sicherheit und Zertifizierungen zu überprüfen. Onit erfüllt mehrere globale Zertifizierungen und Regulierungs- und Compliance-Standards. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Neben den technischen Aspekten, spielen auch Faktoren wie geleisteter Support und technischen Bestimmungen, wie das Lizenz- und Supportmodell, Updates und Wartung sowie Integrationen und schnelle Implementierungsmöglichkeiten eine zentrale Rolle. Unsere Datensicherheits-Checkliste unterstützt Sie dabei, die relevanten IT-Aspekte im Blick zu behalten.

Abschließend ist es wichtig, eine präzise Kalkulation der erwarteten Kosten und der Vertragsstruktur anzustellen. Denken Sie dabei an Lizenzgebühren, Onboarding-Kosten, Vertragslaufzeiten und Zahlungsbedingungen. Diese Schritte erleichtern die Auswahl eines geeigneten Anbieters und ermöglichen eine gezieltere Vorauswahl der potenziellen Anbieter.

2.    Ist der Anbieter nachhaltig und skalierbar?

Ihre Entscheidung sollte nicht nur von objektiven Tatsachen abhängen. Blicken Sie über den Tellerrand! Bei der Evaluierung von Softwareanbietern lohnt es sich, auch Kriterien wie die Unternehmenshistorie heranzuziehen. Finden Sie heraus, wie lange die Unternehmen schon in der Rechtsbranche aktiv sind und ob sie sich derzeit im Wachstum befinden oder stagnieren. Haben die anvisierten Provider ein kompetentes Team für Produktentwicklung und Kundenservice? Sind sie hinreichend groß und erfahren, um Ihre Fragen und Anliegen fachgerecht zu behandeln? Verfolgen die Anbieter eine kontinuierliche Produktentwicklung und sind sie somit bereit, gemeinsam mit Ihnen und Ihren zukünftigen Anforderungen zu wachsen? Vergewissern Sie sich, dass bestehende Kunden zufrieden sind. Kundenzufriedenheit ist die beste Garantie für Ihren Projekterfolg.

3.    Binden Sie die Mitglieder Ihrer Rechtsabteilung frühzeitig in den Auswahlprozess mit ein

Holen Sie Ihre Rechtsabteilung ins Boot, um frühzeitig die Weichen für eine hohe Nutzerakzeptanz zu stellen. Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von der Unterstützung Ihrer Kollegen ab. Dieser Aspekt sollte nicht vernachlässigt werden. Wir empfehlen Ihnen daher, ein Team aus technikaffinen Kollegen zusammenzustellen, die sich mit den Abläufen und Prozessen Ihrer Rechtsabteilung gut auskennen. Das können Anwälte, Rechtsanwaltsgehilfen, Assistenten und/oder Legal Operations-Manager sein. Weitere Informationen zur Erhöhung der Nutzerakzeptanz bei der Einführung von Rechtstechnologien finden Sie in diesem Blogartikel.

4.    Auf die richtigen Fragen kommt es an

Überlassen Sie es Ihrem Team, die Anforderungen an die neue Softwarelösung zu formulieren. Am effektivsten ist es, gemeinsam anhand konkreter Praxisbeispiele den Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Sammeln, strukturieren und priorisieren Sie die Herausforderungen, vor denen Ihr Team steht, und identifizieren Sie mögliche Synergien. Welche Schwachstellen sind besonders bedeutsam? Welche Aspekte sind weniger kritisch? Welche Funktionen wären lediglich ‚nice to have‘? Erstellen Sie eine klare Übersicht und stellen Sie diese dem gesamten Team zur Verfügung, um von Beginn an ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Integrieren Sie vordefinierte Schlüsselaspekte von Ihrer IT-Abteilung und sammeln Sie alle erforderlichen Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Sobald die Übersicht erstellt ist, teilen Sie diese Informationen mit den potenziellen Anbietern und bitten Sie diese, zu den jeweilig aufgeführten Punkten Stellung zu nehmen. Nutzen Sie dies als Grundlage für künftige Softwarepräsentationen.

5.    Koordinieren Sie Softwarepräsentationen und arbeiten Sie stets an einem praktischen Beispiel

Der Tag ist gekommen – die ausgewählten Anbieter stehen bereit, um ihre Software zu präsentieren. Laden Sie für ein geballtes Fachwissen Ihr Team ein (der Teufel steckt im Detail…) und halten Sie Ihre Anforderungsliste bereit. Laden Sie auch einen verantwortlichen Mitarbeiter aus Ihrer IT-Abteilung ein, um eventuelle IT-bezogene Fragen direkt klären zu können.

Nutzen Sie die Chance des direkten Gesprächs und stellen Sie den Fachleuten alle Fragen, die Sie und Ihr Team haben.  Bitten Sie den Präsentierenden einen konkreten Anwendungsfall vollständig zu durchlaufen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Abläufe innerhalb der Applikation bearbeitet werden kann. Auf diese Weise gewinnen Sie eine realistische Einschätzung, ob die Software Ihren Anforderungen gerecht wird oder nicht.

6.    Fragen Sie nach einer Testversion

Nehmen Sie die neue Lösung genau unter die Lupe, bevor Sie sich an eine neue Software binden. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an, um die Funktionen, Vorteile und die Nutzerfreundlichkeit des Systems testen zu können. Stellen Sie sicher, dass die Software über die Funktionalitäten verfügt, die Sie benötigen. Nutzen Sie diese entscheidende Phase, um die Software genauer zu evaluieren und den Anbieter noch einmal genau zu prüfen. Nur auf diese Weise können Sie den idealen Partner für Ihre Anforderungen finden.

7.    „Es gehören immer zwei dazu.“

Letztlich spielt die Beziehung zum Software-Anbieter eine entscheidende Rolle für den gemeinsamen Erfolg. Klar verständliche Kommunikation und beidseitiges Vertrauen sind dabei von wesentlicher Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact) für all Ihre Belange haben. Da Sie und Ihr Team bereits viel Zeit investiert haben, um Ihre Ziele und Anforderungen festzulegen, ist es nun umso wichtiger, die letzte Phase des Bewertungsprozesses sorgfältig anzugehen und den passenden Anbieter mit Bedacht auszuwählen.

Wir hoffen, dass diese Tipps Sie beim Entscheidungsprozess unterstützen. Sie möchten Näheres zu den Chancen und Herausforderungen rund um die Einführung neuer Rechtstechnologien erfahren? Gewinnen Sie einen Einblick in die Praxis mit unseren Fallstudien.

Lesen Sie Teil IV: 5 Methoden für die erfolgreiche Einführung Ihrer Matter Management-Lösung

Dieser Artikel ist der zweite unserer vierteiligen Blogserie, die sich ausschließlich mit dem Thema Matter Management und seinen verschiedenen Aspekten befasst. Wenn Sie den ersten Artikel noch nicht gelesen haben, klicken Sie hier, um dies nachzuholen. Im zweiten Teil werden wir uns auf die Frage konzentrieren, wie digitale Matter Management-Plattformen helfen, die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten zu optimieren und zu vereinfachen. 

Die Antwort ist simpel: Wenn wir die Kernbestandteile einer Legal Matter betrachten, können wir leicht die Vorteile und die Effizienz ableiten, die Matter Management-Systeme für Rechtsabteilungen bieten. Dies läuft auf Folgendes hinaus: 

ZENTRALE UND SICHERE DOKUMENTENVERWALTUNG 

Matter Management Systeme fungieren als zentrale Plattform zur sicheren Verwaltung von Rechtsangelegenheiten und deren zugehörigen Dokumenten und bieten einen geschützten Ort, um auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Wesentliche Funktionen für die Dokumentenverwaltung sind in der Regel vorhanden, z. B. Redlining, individuell anpassbare Metadaten, Tagging, differenzierte Berechtigungsvergabe usw. Zusätzlich integrieren sie oft nahtlos mit MS Office und Google Workspace, was die Bearbeitung und Zusammenarbeit an Dokumenten effizient gestaltet. 

Matter Management Tools erleichtern auch das rasche Auffinden von Dokumenten und deren Inhalten durch leistungsfähige Suchfunktionen. Einige dieser Systeme bieten Funktionalitäten für das Vertragsmanagement. Beispielsweise ermöglichen sie die Integration von elektronischen Unterschriften und die automatisierte Extraktion von Klauseln für vertragsbezogene Angelegenheiten. 

AUFFINDBARES KNOW-HOW 

Ein Vorteil der Verwaltung von Rechtsangelegenheiten in einem zentralen System besteht darin, dass alle mit der Matter zusammenhängenden Informationen und Kenntnisse an einem Ort gesammelt werden, einer Single-Source-of-Truth. Außerdem werden diese Daten strukturiert und taxonomisch geordnet. Gute Matter Management-Systeme machen diese Daten nutzbar und sorgen dafür, dass Know-how bei Bedarf leicht auffindbar und im Kontext verfügbar ist. Einige Systeme für das Matter Management nutzen sogar künstliche Intelligenz, um die Bereitstellung von Wissen zu vereinfachen und zu unterstützen, Daten zu verknüpfen, diese auf dem neuesten Stand zu halten und sie in einen Kontext zu stellen. Einige Matter Management-Plattformen nutzen Integrationen mit anderen Systemen, um Daten zu zentralisieren und mehrere Quellen durchsuchbar zu machen; andere integrieren auch Chatbots und Tools zur Entscheidungsautomatisierung, um Antworten auf spezifische Fragen und Umstände zu liefern, anstatt nur Suchergebnisse. 

EFFIZIENTE KOMMUNIKATION UND ZUSAMMENARBEIT 

Infolge der globalen Pandemie und der verstärkten Nutzung von Remote-Arbeitsmodellen gewinnen führende Matter Management-Plattformen nun durch die nahtlose Integration mit marktführenden Kollaborationstools wie MS Teams an Bedeutung. Matter Management-Plattformen agieren nicht bloß als Dokumentenarchiv, sondern als umfassende Kollaborationssysteme. Sie erlauben es sowohl internen als auch externen Nutzern, gemeinsam an Rechtsangelegenheiten zu arbeiten. Dies erweist sich besonders wertvoll, wenn Rechtsteams in enger Kooperation mit externen Anwälten agieren. 

Kommunikation wird ebenfalls zu einem integralen Bestandteil dieser Matter Management-Plattformen. Sie bieten soziale Kollaborationsfunktionen wie Nachrichten, Kommentare und gemeinsame Dokumentenfreigabe. Ein klar erkennbarer Trend zielt darauf ab, die Nutzer in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld abzuholen. Daher ist es absehbar, dass Matter Management-Tools zukünftig verstärkt mit persönlichen Produktivitäts- und Kollaborationstools integriert werden, um eine optimale Arbeitsweise zu ermöglichen. 

AUTOMATISIERTE ARBEITSABLÄUFE UND SELF-SERVICE FUNKTIONEN  

Die Automatisierung standardisierter Arbeitsabläufe und die Reduzierung manueller Tätigkeiten sind essenziell, um Rechtsprozesse effizienter zu gestalten. Aus diesem Grund integrieren Matter Management-Plattformen häufig Funktionen zur Workflow-Automatisierung. Die Bandbreite der Prozessautomatisierung reicht von vordefinierten bis hin zu individuell konfigurierbaren Lösungen (oft als No/Low-Code-Automatisierung bezeichnet). Dieses Spektrum ermöglicht die Optimierung verschiedenster Matter-Prozesse, wie Benachrichtigungen, Legal Intake, automatisierte Dokumentenerstellung, Genehmigungsprozesse, Risikoeskalationsmechanismen und Vertragslebenszyklen – um nur einige Beispiele zu nennen. 

Ein wesentlicher Vorzug der Automatisierung liegt in der Förderung von Self-Service. Rechtsteams sind stets ausgelastet, und indem sie anderen ermöglichen, selbständig zu agieren, können sie sich vermehrt auf strategischere Aufgaben konzentrieren. Matter Management-Plattformen werden daher dazu genutzt, innerhalb des Unternehmens die Empowerment-Ebene zu erhöhen. Hierbei erhalten Beteiligte die Befähigung, eigenständig Dokumente zu erstellen und auf relevante Richtlinien sowie Expertise zuzugreifen. 

KLARE ARBEITSSTRUKTURIERUNG 

Die Bearbeitung einer juristischen Angelegenheit erfordert eine komplexe Koordinierung und Verwaltung von Ressourcen, Status und Risiken, um eine termingerechte und budgetkonforme Abwicklung sicherzustellen. Innerhalb dieser Komplexität spielen Matter Management-Systeme eine bedeutende Rolle, indem sie vielfältige Tools zur Unterstützung von Planung, Ressourcenzuweisung und Zeitplanung bieten. Angefangen von Aufgabenverwaltung, Arbeitszuweisungen und Projektzeitplänen bis hin zu Kapazitätsüberwachung, Teamkalendern und Fristen – Matter Management-Tools fungieren als Navigationshilfe für die Erfassung notwendiger Tätigkeiten und Ressourcen, um die ordnungsgemäße Durchführung der Matter zu gewährleisten.  

In manchen Fällen umfassen Matter Management-Plattformen ebenfalls Funktionen zur Zeiterfassung. Dadurch können Rechtsteams die auf die Angelegenheit verwendete Zeit verfolgen. Doch bei der Projektsteuerung geht es nicht nur um Ressourcenverwaltung, sondern auch um die Überwachung von Statusänderungen, das Management von Risiken und die Gewährleistung transparenter Berichterstattung. Matter Management-Tools bieten folglich Instrumente, die eine umfassende Einblick in die Aktivitäten einer Legal Matter garantieren. 

TRANSPARENTES SPEND MANAGEMENT 

Während viele Angelegenheiten intern behandelt werden, erfordert ein erheblicher Anteil dennoch die Mitwirkung externer Rechtsberater. Ganzheitliche Matter Management-Tools bieten vielfältige Funktionen, um die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern zu unterstützen. Diese Funktionen umfassen die Identifikation geeigneter Rechtsberater, die Budgeterstellung, Ausgabenüberwachung, Rechnungsprüfung, Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien sowie Genehmigungsverfahren. Da die Ausgaben eine wesentliche Komponente jeder Rechtsangelegenheit darstellen, ergibt es Sinn, dass das Ausgabenmanagement integraler Bestandteil eines umfassenderen Matter Management-Systems ist. Letztlich lassen sich bedeutendere Erkenntnisse gewinnen, wenn Ausgabendaten mit anderen Informationen zu den Angelegenheiten verknüpft werden. 

Die Analyse der Ausgaben einer Anwaltskanzlei im Verhältnis zu Durchlaufzeiten und Ergebnissen kann beispielsweise Einblicke liefern, ob eine Rechtsabteilung den Mehrwert ihrer externen Dienstleister angemessen erkennt. So ermöglichen Matter Management-Tools eine strategische und datengestützte Herangehensweise, um die Kooperation mit externen Rechtsberatern optimal zu gestalten. 

ECHTZEIT ZUGRIFF AUF DATEN  

Je mehr Matter Management-Aktivitäten in den Systemen durchgeführt werden, desto mehr nützliche Daten enthalten sie. Diese Daten umfassen Aspekte wie Ausgaben, Status, Ressourcen, Verträge, Risiken und den Legal Intake. Es ist von grundlegender Bedeutung, dass diese Daten zugänglich sind, effizient abgefragt werden können und schnell zu verwertbaren Erkenntnissen führen. 

Viele Matter Management-Systeme stellen leistungsfähige Berichts- und Analysetools bereit, mit denen Matter-bezogene Daten gefiltert und extrahiert werden können. Alternativ können diese Daten mithilfe von Diagrammen und Grafiken in Dashboards oder durch Integrationen mit Tools wie Power BI visuell aufbereitet werden. Wichtig ist zu betonen, dass moderne Matter Management-Systeme über bloße Berichterstellung hinausgehen. Sie nutzen die vorliegenden Daten, um nicht nur vergangene Ereignisse darzustellen, sondern auch zukünftige Ergebnisse zu prognostizieren und aufkommende Trends zu identifizieren. 

UMSETZUNG IN DIE PRAXIS 

Matter Management bildet eine umfassende Disziplin, die die effiziente Koordination und Abwicklung sämtlicher Aspekte einer Rechtsangelegenheit umfasst. In der heutigen Zeit gewinnt die Optimierung des Matter Management-Prozesses zunehmend an Relevanz. Trotz der Komplexität vieler Rechtsfälle können bedeutende Fortschritte durch den Einsatz von Legal Tech-Lösungen erzielt werden, die die Optimierung des Matter Management unterstützen. 

Statt einzelne Tools isoliert einzusetzen, empfiehlt es sich, ganzheitliche Plattformen für Matter Management oder Enterprise Legal Management-Lösungen in Betracht zu ziehen. Diese Lösungen besitzen das Potenzial, den gesamten Lebenszyklus einer Legal Matter zu optimieren. Sie eröffnen einen schrittweisen Ansatz und bilden eine solide Grundlage, um Ihr Team auf dem Weg zu einer erfolgreichen Zukunft zu führen.  

Lesen Sie Teil III dieser Serie: 7 Aspekte, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl eines Matter Management-Anbieters beachten sollten.

Dieser Artikel ist der erste unserer vierteiligen Blogserie, die sich eingehend mit dem Thema Matter Management und seinen vielfältigen Aspekten sowie Best Practices beschäftigt. In dieser Einführung widmen wir uns den Grundlagen. Wir werden erklären, was genau unter Matter Management und rechtlichen Angelegenheiten zu verstehen ist und gleichzeitig beleuchten, weshalb die Bedeutung des digitalen Matter Managements stetig zunimmt. 

Matter Management ist ein häufig verwendeter Begriff in der Rechtsbranche. Die Weite dieses Begriffs kann jedoch leicht zu Verwirrung führen, wenn es darum geht, was genau unter “Matter Management” zu verstehen ist. Um diese Unklarheiten zu beseitigen, teilen wir in diesem Beitrag unsere Ansichten zu diesem Thema. Wir möchten erläutern, wie wir Matter Management sehen, und die Rolle beleuchten, die Technologie in diesem Kontext spielen kann. 

DIE 7 KOMPONENTEN EINER LEGAL MATTER 

Trotz der wachsenden Verbreitung von juristischen Tools zur Prozessoptimierung hat Matter Management schon lange vor der Entstehung jeder Software-Unterstützung große Bedeutung erlangt. 

Der Begriff Matter Management beschreibt den Prozess der Verwaltung einer rechtlichen Angelegenheit – mit oder ohne Einsatz von Technologie. Doch was genau bedeutet das? Die beste Erklärung ergibt sich durch eine Betrachtung der einzelnen Elemente, aus denen eine rechtliche Angelegenheit besteht. 

1. DOKUMENTE 

Beim Gedanken an Anwälte entstehen oft Bilder von umfangreichen Verträgen und gut gefüllten Aktenordnern. Jede rechtliche Angelegenheit erfordert eine gewisse Form der Dokumentation – sei es in Form von Verträgen, Lizenzen, E-Mails oder Briefen. All diese Dokumente müssen zentral und sicher gespeichert und verwaltet werden. 

2. KNOWLEDGE 

Obwohl Rechtsteams über beachtliches Fachwissen verfügen, können sie unmöglich auf jede Frage eine Antwort wissen. Daher benötigen sie einen raschen Zugang zu erstklassigen und präzisen Informationen sowie Fachkenntnissen, um die Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten optimal zu unterstützen. Das Bereitstellen dieses Wissens zur richtigen Zeit stellt einen essenziellen Bestandteil des Matter Managements dar. 

3. KOLLABORATION 

Rechtswesen ist ein Mannschaftssport. Bei jeder Legal Matter sind zahlreiche verschiedene Akteure involviert – sowohl innerhalb der Rechtsabteilung und des Unternehmens als auch extern. Effektives Matter Management erfordert eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen sämtlichen Beteiligten. 

4. WORKFLOW 

Während viele Legal Matter zweifellos komplex sind und ihre eigenen Nuancen aufweisen, folgen die meisten Rechtsangelegenheiten einem gewissen Regelwerk. Anders ausgedrückt, sie durchlaufen eine spezifische Abfolge von Phasen und Stadien, die von den jeweiligen Fakten und Umständen der Angelegenheit beeinflusst werden. 

5. VERWALTUNG 

Da es sich bei Rechtsangelegenheiten um eigenständige Projekte handelt, ist eine ebenso gewissenhafte wie aufmerksame Verwaltung unerlässlich. Angefangen von der Umfangsdefinition, Budgetierung und Ressourcenallokation bis hin zur Zuweisung von Aufgaben, Überwachung von Risiken und Erstellung von Statusberichten – Matters müssen wie jedes andere Projekt mit Präzision verwaltet werden, um termingerechte und budgetkonforme Ergebnisse sicherzustellen. 

6. KOSTENKONTROLLE 

Die Überwachung der Ausgaben im Verhältnis zum Budget ist eine Schlüsselkomponente in jeder Matter, in der externe Anwälte oder andere Rechtsdienstleister beauftragt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Verlauf der Matter-Ausgaben im Vergleich zum Budget zu verfolgen, die laufenden Arbeiten (WIP) und Rückstellungen zu überwachen sowie potenzielle Herausforderungen zu erkennen, die sich negativ auf das Budget und die Matter-Ausgaben auswirken könnten. 

7. REPORTING 

Eine angemessene Verwaltung einer Rechtsangelegenheit oder eines Portfolios von Matters erfordert den uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Informationen im Zusammenhang mit den relevanten Akten. Ganz gleich, ob es um den Status, Risiken, Ressourcen, Ausgaben, Verträge oder die eigentlichen Matters geht – diese Daten müssen erfasst, leicht zugänglich und auswertbar sein. 

Matter Management umfasst die effiziente Koordination, Organisation und Bereitstellung all dieser essentiellen Kernelemente für rechtliche Angelegenheiten. 

MATTER MANAGEMENT AUF MIKRO- UND MAKROEBENE 

Gewöhnlich denkt man bei Matter Management zunächst an die Mikroebene – beispielsweise die Verwaltung einer einzelnen Rechtsangelegenheit. Dies betrifft vor allem diejenigen, die an einer bestimmten Matter beteiligt sind, und die einen Überblick über die Aktivitäten sowie Zugang zu den damit verbundenen Dokumenten und Fachwissen benötigen. 

Jedoch bearbeiten Rechtsabteilungen kontinuierlich eine Vielzahl laufender Angelegenheiten, die auf Portfolioebene (Makroebene) ebenfalls verwaltet und verfolgt werden müssen. Dies gilt insbesondere für General Counsel, Chief Legal Officers (CLOs) und Legal Operations Manager, die Transparenz, Berichterstattung und tiefgreifende Einblicke in sämtliche Angelegenheiten des Matter Managements erfordern. 

Somit ist es wesentlich zu erkennen, dass Matter Management auch das Management von Matter-Portfolios einschließt. 

DIE ÄRA DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS 

Es ist keineswegs überraschend, dass das digitale Matter Management (DMM) den Einsatz von Technologie zur Optimierung der Verwaltung und Abwicklung rechtlicher Angelegenheiten umfasst. Zahlreiche Software-Tools können dazu beitragen, die bereits erwähnten Einzelkomponenten einer rechtlichen Angelegenheit zu verbessern. Diese reichen von Systemen zur Vertragszusammenstellung und Dokumentenmanagement bis hin zu Legal Spend Management-Lösungen und unternehmensweiten Kollaborationsanwendungen. Selbst wenn es sich um einen grundlegenden Ansatz handelt, so stellt selbst die Nutzung von Tools wie Microsoft Excel und Dropbox eine Form des digitalen Matter Managements dar, die für viele Rechtsteams funktioniert. 

Gegenwärtig stehen diverse Einzel-Softwarelösungen zur Verfügung, die bei der Verwaltung und Optimierung verschiedener Aspekte rechtlicher Angelegenheiten unterstützen. Dennoch bergen separate technische Tools ihre eigenen Herausforderungen, wie Integrationsprobleme, Datensilos und Ineffizienzen aufgrund des ständigen Wechsels zwischen Anwendungen. Darüber hinaus stehen Rechtsabteilungen unter dem Druck ihrer unternehmensinternen IT-Teams, die auf eine Vereinfachung und Reduzierung der technischen Infrastruktur abzielen. 

Infolgedessen wandelt sich der Trend weg von isolierten Lösungen für das Matter Management hin zu umfassenden Plattformen, die den gesamten Lebenszyklus einer Legal Matter innerhalb eines zentralen Systems optimieren sollen. Aufgrund dieser Entwicklungen haben Rechtsabteilungen in den vergangenen Jahren vermehrt Full-Suite-Cloud-Plattformen eingeführt. 

GETRIEBEN VON DER DIGITALEN TRANSFORMATION: WARUM DER FOKUS AUF DIGITALES MATTER MANAGEMENT WÄCHST 

Die gezielte Optimierung des Matter Managements hat sich in den letzten Jahren für zahlreiche Rechtsteams zu einem zentralen Anliegen entwickelt, und sie setzen verstärkt auf Technologie, um diese Initiative voranzutreiben. Dies ist ein wesentlicher Aspekt eines dynamischen Trends zur digitalen Transformation in Rechtsabteilungen, der von verschiedenen Faktoren vorangetrieben wird, darunter: 

1. Anpassung an Remote-Arbeit: Die Umstellung auf Fernarbeit erfordert eine intensivierte Nutzung und Investition in juristische Produktivitäts- und Workflow-Tools. Zugleich steigt der Bedarf an mühelosem Zugang zu Fachkenntnissen von überall und zu jeder Zeit. 

2. Effizienz und Mehrwert: Unter dem Druck, kosteneffizienter zu arbeiten und einen gesteigerten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, setzen Rechtsabteilungen vermehrt auf innovative Ansätze. 

3. Globale Regulierung und Unsicherheit: Steigende globale Regulierungen und Unsicherheiten erhöhen die Arbeitsbelastung im Rechtsbereich, was verstärkte Maßnahmen zur Bewältigung dieser Herausforderungen erforderlich macht. 

4. Mehr interne Aufgaben: Die interne Erledigung von Aufgaben nimmt zu, ohne dass die personellen Ressourcen in der Rechtsabteilung zunehmen. 

5. Kundenbetreuung und Lieferantenmanagement: Die Notwendigkeit, die interne Kundenbetreuung zu optimieren sowie die Auswahl und das Management von Dienstleistern zu verbessern, trägt zur Notwendigkeit von effizientem Matter Management bei. 

6. Ausbau der Legal Operations: Die Entwicklung von Legal Operations und Legal Technology-Strategien in Unternehmen rückt den strategischen Einsatz von Matter Management-Plattformen in den Fokus. 

All diese Faktoren führen dazu, dass viele Rechtsabteilungen ernsthaft in Betracht ziehen, Matter Management-Plattformen einzuführen. Damit möchten sie den Druck mindern und gleichzeitig ihren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens steigern. 

Lesen Sie Teil II dieser Serie: Effizientes Legal Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform.

So, you have carefully assessed your legal team’s challenges, mapped detailed requirements, completed a thorough assessment process, and selected your preferred matter management platform – now what next? Unfortunately, many legal teams stop here without properly thinking about how they will make the deployment and adoption of the new system a success. Bringing in a new matter management system takes time, money, and effort. Therefore, plans must be made to ensure that the new tool delivers the anticipated value and outcomes for your legal department and the broader organization.  

In the fourth and final part of our matter management blog series (read the first installments here: Part I, Part II, Part III), we explore five ways to ensure that your matter management implementation is a great success.  

1. Start Small, but Aim Big

This is less of a tangible step and more of a mindset. Many legal teams (energized by the selection process) get excited by the potential impact of a new legal matter management tool and want to roll it out as quickly and widely as possible. Other teams are immediately under pressure to prove their value to the organization – even if they are more cautious about the rollout. This leads to overambitious implementations that are almost doomed to failure before they begin. It’s great to have grand plans, but to succeed, it’s essential to build toward that success incrementally. For example, identify a small sub-team for the initial rollout or choose a larger group, limiting the initial deployed functionality. This allows you to put the necessary support in place, take feedback, measure impact, and learn valuable lessons before a broader rollout.

2. Bring Users on a Journey With You and Implement a Solid Training Program

While some users of a new matter management system may have been involved in the procurement process, many will not have been. You should not assume those users will understand the rationale for bringing in the new tool or be as enthused as the project team. One of the main reasons that new software implementations fail is down to end-user resistance or low adoption. Some put this down to people being stuck in their ways or technophobic, but often it is down to a lack of understanding and ‘buy-in’ on the part of the users. Therefore, make sure you explain to users why the new matter management system is being implemented, link it to their daily challenges, and showcase how it will benefit them personally. Users soon get on board when they realize a new tech tool will make their working life easier! Find more insights on how to secure legal technology adoption in this blog.

Another reason why user adoption of a new matter management system is often low has nothing to do with possible skepticism and resistance on – the part of users – it’s simply because users were not instructed on how to use the software. While many newer software platforms are built with an exceptional user experience and are intuitive, there is still a steep learning curve for any new software platform. It’s a simple fix! When looking for a new matter management system, ensure there is good user guidance and support built into the system, ensure you have coordinated thorough training for users, and build an associated knowledge base to deliver learning resources, keep users informed, and support new joiners. Ask your vendor to help support your training program, as any Customer-Success driven vendor will have pre-prepared materials and extensive experience onboarding other clients’ users. Also, consider seeking internal volunteers willing to champion the new system and provide support and training to new users.

3. Measure, Measure, Measure

Doubtless, part of the business plan when requesting a budget for a new matter management system included details about the value such a tool would bring to your team and organization. That value could have been in the shape of lower costs, increased revenues, reduced risk, etc. But once you implement a new system, how do you know if it delivers the desired impact? The answer is that you measure it. To measure the impact, you must see the status quo before implementing the tool. Therefore, make sure you have identified your baseline metrics before implementation. You might also consider them as your Key Performance Indicators (KPIs). For example, if you’re interested in measuring how a matter management system reduces average matter cycle times, then make sure you know what average cycle times were before implementing the tool. After this, you need to track the metric to monitor impact and trends over time. Read more about typical KPIs in legal departments in this article. These steps will help you avoid the ‘implement and hope’ trap many teams fall into.

You also want to make sure you have a functioning feedback loop. No technology implementation is perfect the first time. It’s a very rare thing indeed for software to be deployed seamlessly without any issues or subsequent enhancement requests. To see the full value of a new matter management system, listening to your users and adapting accordingly is critical. Therefore, when implementing a new system, ensure you have created a user feedback mechanism and communicated this accordingly. Seek as much feedback as possible, monitor trends, and share the results amongst leadership and your users. Transparency is key! Treat implementation as the first step in the journey of your new tool – seek to learn and aim for continuous improvement. As a legal operations software provider, we’ve observed this many times; you may find new value from the tool and out-delivering on your forecasted ROI.

4. Create New Roles to Help Drive Success

Legal technology has evolved considerably over the last decade. Read more on the evolution of matter management here. Legal departments are looking beyond the traditional document and contract management tools and are now embracing solutions to support intelligent workflows, contract analysis, document assembly, decision automation, etc. Many new-generation tools are highly configurable and can be crafted to solve challenges or optimize certain processes. This requires people with both the legal and technical knowledge to “engineer” these solutions.

Furthermore, as legal department tech stacks grow, there is a requirement to manage the different solutions, maintain relationships with vendors, look for synergies, engage with central IT departments and ensure the legal team is supported and enabled from a technology perspective. Therefore, when thinking about implementing a new matter management system, why not consider bringing in additional roles, such as legal engineers and legal technology managers, to ensure its success? Don’t think that only lawyers can pick this up – legal technology is now a vocation in its own right! Many legal teams, therefore, increasingly bring experts from alternative professional backgrounds to the table. Use this opportunity to make your legal team even more agile and diverse.

5. Support Your New Users

Upfront training for a new matter management system isn’t enough on its own – it is also critical to make ongoing support available to users so that any technical or usability issues can be addressed quickly to reduce friction. The minute a user runs into friction, they will likely switch off the new system. This friction may be caused by not understanding certain functionality, performance issues, or even bugs in the system. Whatever causes the friction, systems and processes should be in place for a user to report their issue and obtain help and guidance. It’s critical to agree from the outset who within your organization will support your new matter management system. The best practice is not to assume it will be IT – as they only have limited resources and adding a new tool to their list may not be easy. Therefore, ensure you discuss support adequately before implementing a new system and agree on responsibility and internal SLAs, e.g., what issues are supported, by whom, and when support is provided. Then make sure your users know what support is available and how they reach it. Many sophisticated vendors also offer a support area within their application. This can anticipate many issues from the outset and avoid frustration and a high workload for your internal colleagues. Ask about this when selecting a vendor. Also, consider monitoring support data to help identify common issues – this can help improve training and support processes.

Let’s Summarize…

Implementing a new legal matter management system takes work. It takes careful planning and involves putting in place processes and support to ensure everyone is enabled to see the total value of the new tool and ensure that value is continually delivered throughout the lifecycle of the matter management platform. Starting with these five key tips will undoubtedly help keep you focused during your matter management implementation journey.

This is the final entry in a four-part series. Read the prior installments here:
Part I: The Definition of a Legal Matter and its Management,
Part II: 7 Key Components of a Full-Suite Matter Management System,
Part III: 7 Aspects In-House Teams Should Consider When Choosing a Matter Management Vendor

This article is the third of our four-part blog series, focusing solely on matter management and its various aspects. If you have not yet read the first two articles, click here (Part I, Part II) to catch up. 

In part three, Carina Smolik-Fischer, director of product at BusyLamp (an Onit company) sums up 7 key aspects legal departments should consider when choosing the right matter management vendor. Here, you’ll get guidance on how to proceed once you have decided to purchase matter management software.

The decision has been made! You want to implement a matter management solution that makes your daily work more efficient, lets you work more effectively on matters, documents, legal intakes, and makes internal and external collaboration easier – congratulations on that! But now it’s time to ask yourself who is the right sparring partner for the job. Someone who assists you with scoping the project, supporting you with configuration, and onboarding your legal team to make this project a success. In my professional career, I gained profound experience with various matter management solutions. I found that some rules have proven true regarding finding the ideal matter management solution for a legal department. In the following, I would like to share the most valuable insights with you:

1. Your IT and Technology Matters

First and foremost, you must clarify with your IT and security department which requirements the new application must meet. IT will support you in checking if the matter management vendors meet important requirements like system provider and localization, data privacy, security, and certificates. BusyLamp meets a range of global certifications and regulatory and compliance standards, such as ISO 27001, GDPR, and more. Learn more about it here.

Next to the technical topics, support and provisions are vital, like license model, support model, updated deployment and maintenance, as well as integrations and quick implementation possibilities. Our data security checklist for in-house teams can help you keep the key IT considerations in mind.

And finally, costs and contract considerations like licenses and onboarding costs, contract duration, and payment terms are crucial. Our blog about hidden costs can help you to avoid underestimating the investment and to keep all costs in mind. This way, you can aim to select only the most suitable providers and shorten your vendors list.

2. Is the organization sustainable and scalable?

Besides the hard facts, soft skills should also drive your decision. When evaluating software vendors, take the time to dive into their backgrounds. Find out how long they have been active in the legal industry and whether they are currently growing or downsizing. Do they have a professional product and customer service team? Are they big enough and experienced enough to address your potential questions and concerns? Are they constantly developing the product and thus willing to grow with your future requirements? Make sure other customers are satisfied. Customer satisfaction is the best currency when predicting your project success.

3. Onboard your legal department early in the process

Get your legal department on board to drive user adoption. The project will only succeed if you have your colleagues by your side. This aspect should never be underestimated. We highly recommend you form a team with tech-savvy colleagues who represent your activities and know your department well. These can be lawyers, paralegals, assistants, and/or Legal Operations. Further recommendations on how to secure user adoption can be found within this blog article.

4. Request specific information from your potential matter management vendor

Let the team define its requirements. The best is using specific examples of their daily work and identifying what’s missing. Collect, classify and prioritize challenges and find intersection points. Which “pain points” are most relevant, which aspects are not so important, and which would be “nice to have”? Create a list and make it accessible to the team so that each team member feels included. Add key aspects your IT departments provide and collect all the data you need to make the right decision.

Once you have your list ready, share it with the potential providers and ask them to fill in their details. Use this sheet as preparation for the software presentation meeting.

5. Schedule Software Preparations and Work on a Practical Example

Once the day arrives, and you have invited vendors for the software presentation, it’s time to get down to business. Invite your team (the devil is in the details) and prepare your requirements list. Also, consider inviting a key user from the IT department to clarify all potential IT questions.

Take the chance and ask all the questions you and your team have. Ask the presenter to run through a specific use case completely. Make sure that the whole flow can be mapped within the application. That way, you will receive a realistic idea of whether the software suits your needs.

6. Ask for a Test Drive

Before committing to a new software solution, be sure to kick the tires. Most vendors offer a free trial to test features, benefits, and usability. Make sure the software contains the features you need, as well as the functionality. Use this critical phase to examine the software and put the provider through its paces. This is the only way for you to find out if it is a perfect match.

7. “It Takes Two to Tango”

At the end of the day, the relationship with the software solution representative is very important for mutual success. There must be clear communication and trust on both sides. Make use of a reliable and experienced single point of contact. You and your team spend plenty of effort defining your legal department’s goals and requirements, so it’s important that you don’t rush the last phase of your evaluation process and choose the most suitable matter management vendor wisely.

Read Part IV: 5 Ways to Make Sure Your Matter Management Implementation is a Success. 

This article is the second of our four-part blog series focusing solely on matter management and various aspects. If you have not yet read the first article, click here to catch up. In part two, we will focus on the question of how full-suite digital matter management platforms help to optimize and streamline the management of legal matters.

In short, the answer is simple: If we take the core components of a matter, then we can easily deduce the benefits and efficiencies that matter management systems provide for legal departments. This boils down to: 

1. Central and Secure Document Management 

Matter management systems centralize document storage for matters and provide a secure location where important matter documents can be accessed. Essential document management functionality is normally present, including versioning, redlining, custom metadata, tagging, granular permissioning, etc. Integrations with MS Office and Google Workspace are often available, making editing and collaborating on documents quick and easy. Matter management tools also make it simple for documents and their content to be searched and found. Some matter management systems also offer specific contract management capabilities, such as e-signature integration and clause extraction for contract-related matters.

2. Discoverable Know-How

One benefit of managing matters in a single system is that all matter-related information and knowledge is collated in one location, a single source of truth. It also gives structure and taxonomy to that data. Good matter management systems harness this data and make know-how searchable and easily available in context when needed. Some matter management systems are actually utilizing AI to simplify and support knowledge delivery, connect data, help keep it up to date, and put it into context. Some matter management platforms leverage integrations with other systems to centralize data and make multiple sources searchable; others also embed chatbots and decision automation tools to deliver answers to specific questions and circumstances rather than just search results.

3. Efficient Communication and Collaboration

Following the pandemic and the rise in remote working, the best matter management platforms will now integrate with market-leading collaboration tools such as MS Teams. Good matter management platforms will also be systems of engagement (not just systems of record), enabling users from both within and outside the organization to collaborate on the delivery of matters. This is particularly helpful when legal teams are working with outside counsel. Communication should also be possible within the matter management platform, with social collaboration functionality like messaging, comments, and sharing. We are seeing a trend towards the “meet users where they work” model, so expect to see matter management tools integrating with more personal productivity and collaboration tools in the future.

4. Automated Workflows and Self-Service

Automating standardized workflows and reducing manual intervention is the key to making any legal process more efficient. Therefore, matter management platforms often provide workflow automation functionality. Process automation can range from standardized and fixed to fully configurable (often known as no-code automation). It can be used to optimize a wide range of matter processes, including notifications, legal intake, document automation, approval processes, risk escalation mechanisms, and contract lifecycles, to name just a few. One key benefit of automation is that it unlocks greater self-service. Legal teams are busy enough, so the more they can enable others to help themselves, the more they can focus on higher-value work. Matter management platforms are therefore being used to enable stakeholders within the business to instruct the legal team, generate their own documents, and access relevant guidance and know-how.

5. Clear Organization of Work

Delivering a legal matter involves the intricate coordination and management of resources, status, and risk to ensure delivery of the matter on time and on budget. Matter management systems often include tools to help with planning, resource allocation, and scheduling. From task management, work allocation, and project plans to capacity trackers, team calendars, and timelines – matter management tools help map the work necessary for the delivery of the legal matter and support the management of the resource to ensure proper execution of that matter. In some cases, matter management platforms will also include time-tracking features to enable legal teams to record the time they spend working on matters. However, project management isn’t just about resources, it’s about monitoring status changes, tracking risk, and ensuring transparent reporting. Matter management tools, therefore, provide tools that ensure complete transparency over matter activity. 

6. Transparent Spend Management

While many matters are dealt with in-house, a large proportion still require the support and input of outside counsel. Full-suite matter management tools often provide the functionality to help source legal service providers, create budgets, track spend, review invoices, enforce billing guidelines and run approval processes. Since spend is such a large element of any legal matter, it makes sense for spend management to form part of broader matter management systems – after all, it’s possible to derive more valuable insight when spend data is layered against other matter data. For example, comparing a law firm’s spend with its cycle times and outcomes can help determine whether a legal department sees value in its legal service providers.

7. Access to Data

The more matter activity conducted within matter management systems, the more useful data they hold. Whether the data relates to spend, status, resourcing, contracts, risk, or legal intake – it’s important to ensure that the data can be properly accessed and interrogated and that insights can be delivered quickly. Many matter management systems provide sophisticated reporting and analysis tools that enable matter data to be filtered and extracted. Alternatively, data can be visualized in charts and graphs within reporting dashboards or via connectors with tools such as Power BI. It’s important to note that many matter management systems go beyond simple reporting and now use data to predict future outcomes and spot trends. 

Putting it Into Practice

Matter management is a broad discipline that involves the efficient coordination and delivery of all aspects of a legal matter. Optimizing the matter management process is critical in the current landscape but may seem daunting given the scope of many legal matters; however, there are significant gains to be made by deploying technology solutions to streamline and support the management of legal matters. Instead of trying to stitch together different tech tools, look for full-suite matter management platforms that can enhance the entire matter lifecycle. These tools will help you start small but will provide the foundation for your team to scale into an organized, productive, and informed legal function! 

Read Part III of this series: 7 Aspects In-House Teams Should Consider When Choosing a Matter Management Vendor.