Kit de réussite pour la migration de Counsel Exchange

Qu’est-ce que « Counsel Exchange » ?

Navigation dans le tableau de bord de Counsel Exchange

Counsel Exchange est la nouvelle génération des services de facturation électronique d’Onit. Counsel Exchange réunit CounselGO et BillingPoint avec une interface utilisateur réactive et une expérience utilisateur moderne, améliorant la rapidité, l’accessibilité et la navigation intuitive, réduisant le temps de formation des fournisseurs et favorisant l’adoption.

En quoi Counsel Exchange diffère-t-il de CounselGO et BillingPoint ?

Counsel Exchange s’appuie sur les flux de travail éprouvés auxquels les clients et les fournisseurs font déjà confiance aujourd’hui via CounselGO et BillingPoint.

Les flux de travail essentiels tels que la soumission des factures, la gestion des temps et des tarifs, la collaboration sur les budgets, le partage de fichiers et la visibilité sur le statut sont maintenus dans Counsel Exchange.

Ce qui change, c’est l’expérience autour de ces flux de travail.

Counsel Exchange introduit :

• Une expérience fournisseur plus épurée et plus moderne 
• Une navigation et un guidage des flux de travail plus intuitifs 
• Une meilleure visibilité sur le statut des factures et les commentaires de validation 
• Une collaboration améliorée entre les équipes juridiques et les fournisseurs

Une base de plateforme évolutive pour l’innovation future et les fonctionnalités basées sur l’IA

Counsel Exchange est conçu pour préserver les flux de travail essentiels tout en améliorant la convivialité, la cohérence et l’évolutivité à long terme.

Qu’est-ce que la « migration » ?

La migration de Counsel Exchange marque la transition vers une expérience modernisée de collaboration avec les fournisseurs et de facturation électronique. Elle rassemble les fonctionnalités principales de BillingPoint et de CounselGO au sein d’une plateforme unique dotée d’une interface plus intuitive, de performances améliorées et de flux de travail rationalisés.

Il ne s’agit pas d’une migration, mais d’une transition guidée qui permet aux fournisseurs de commencer à utiliser Counsel Exchange tout en conservant l’accès aux systèmes existants pendant le déploiement. Grâce à une communication structurée, à des formations et à un calendrier par étapes, la migration est conçue pour minimiser les perturbations et faciliter l’adoption.

En quoi consiste le processus de migration ?

• 18 mai : les clients d’OnitX, de SimpleLegal et d’Unity commencent à recevoir les communications de migration, les calendriers et les documents d’accompagnement
• 1er juin : les fournisseurs de BillingPoint et CounselGO commencent à recevoir les communications de migration, les calendriers et les supports de formation
• Remarque : Onit contactera les fournisseurs au nom des clients 
• 15 juin : des bannières s’affichent dans les applications BillingPoint et CounselGO pour informer les fournisseurs de la migration à venir et du calendrier 
• 13 juillet : Counsel Exchange est activé
• Les fournisseurs peuvent commencer à utiliser le nouveau système 
• Les anciens systèmes (BillingPoint et CounselGO) restent accessibles pendant cette période de transition 
• 17 août : l’accès à BillingPoint et CounselGO est interrompu 
• Counsel Exchange devient le point d’accès unique pour la soumission des factures, les rapports et toutes les activités des fournisseurs

Qu’est-ce qui est demandé aux utilisateurs d’OnitX, de SimpleLegal et d’Unity ?

Consultez les documents relatifs à la migration : examinez attentivement toutes les communications et ressources fournies concernant la migration, ainsi que les documents contenus dans ce kit de réussite. Ceux-ci décrivent les principales échéances, les attentes et ce à quoi il faut s’attendre pendant la transition vers Counsel Exchange.

Communiquez avec votre équipe : informez vos équipes internes de la transition à venir afin de garantir la coordination et la préparation. Onit se chargera de toutes les communications avec les fournisseurs en votre nom ; toutefois, si vous choisissez de contacter vos fournisseurs de manière proactive, vous êtes libre de le faire.

Soutenez la préparation des fournisseurs : Onit communiquera directement avec les fournisseurs en votre nom, mais votre implication et votre soutien peuvent contribuer à garantir leur engagement. Encouragez les fournisseurs à consulter les documents et à suivre la formation avant la migration.

Révision de la formation (facultatif) : aucune formation n’est requise pour vos utilisateurs internes, car aucun changement n’est apporté à votre système ELM. Toutefois, des supports de formation sont inclus dans ce kit de réussite si votre équipe souhaite se familiariser avec Counsel Exchange.

Contactez-nous si vous avez des questions : si vous avez des questions ou besoin d’assistance à tout moment pendant la migration, veuillez contacter le support, votre responsable de la réussite client ou votre chargé de compte.

Aucune configuration technique requise : aucune intervention technique n’est requise de la part de votre équipe. La migration sera gérée par Onit, et les fournisseurs seront guidés tout au long de l’accès et de l’intégration. Vous pouvez poursuivre vos activités comme d’habitude jusqu’au début de la migration.

Qu’est-ce qui est demandé aux fournisseurs ?

Consultez les communications et le calendrier de migration : lisez attentivement toutes les communications d’Onit concernant Counsel Exchange. Elles indiquent les dates clés, les attentes et le moment où les changements auront lieu afin que vous puissiez vous organiser en conséquence.

Suivez la formation et consultez les supports : nous vous recommandons vivement de consulter les supports de formation et les guides fournis avant la migration. Counsel Exchange est conçu pour être intuitif, mais vous familiariser à l’avance vous aidera à assurer une transition en douceur.

Préparez-vous à la transition : soyez informés des dates de migration et de fin de service à venir pour BillingPoint et CounselGO. Prévoyez de commencer à utiliser Counsel Exchange à partir du 13 juillet et d’y transférer l’ensemble de vos activités avant que les anciens systèmes ne soient mis hors service.

Mise à jour des identifiants de connexion : les fournisseurs continueront d’utiliser les mêmes identifiants de connexion ; toutefois, vous devrez réinitialiser votre mot de passe lors de votre première connexion à Counsel Exchange.

Surveillez les notifications dans l’application : soyez attentifs aux bannières et rappels dans BillingPoint et CounselGO, car ils vous rappelleront les dates clés et vous fourniront des conseils utiles avant la migration.

Contactez-nous si vous avez des questions : si vous avez des questions ou besoin d’assistance, contactez le support Onit en utilisant les ressources fournies dans vos communications.

Formation et mise en œuvre du produit

Formation

Unity Counsel Exchange : l’essentiel pour les fournisseurs

Guides du produit

Nous continuons à enrichir cette bibliothèque avec davantage d’explications détaillées et de bonnes pratiques.

Kit de l’utilisateur des paramètres généraux de Counsel Exchange
Kit de l’utilisateur de Counsel Exchange pour OnitX
Kit de l’utilisateur de Counsel Exchange pour SimpleLegal et Unity

Contacter l’assistance

Depuis n’importe quelle page de Counsel Exchange, cliquez sur le bouton bleu « Obtenir de l’aide » situé dans le coin inférieur droit de votre écran, OU

Cliquez sur le cercle bleu clair dans le coin supérieur droit – ce cercle contiendra vos initiales ou votre photo de profil. Cliquez ensuite sur « Contacter l’assistance ». Cela ouvrira la fenêtre de chat « Obtenir de l’aide ».

Si le chat bot n’est pas en mesure de répondre à l’une de vos questions pratiques, vous pouvez facilement l’utiliser pour soumettre un ticket à l’équipe d’assistance dans la même fenêtre que le chat.

Conditions générales mises à jour pour les fournisseurs

Counsel Exchange fonctionnera selon des Conditions générales mises à jour, qui régiront votre utilisation de la nouvelle plateforme

La poursuite de l’utilisation de Counsel Exchange après la migration vaut acceptation de ces conditions mises à jour

Vous serez invité à consulter et à accepter les Conditions générales mises à jour lors de votre première connexion à Counsel Exchange

Les mises à jour des Conditions générales reflètent la transition vers Counsel Exchange. Les principales différences sont les suivantes :

• Ajout d’une nouvelle section 2.1 qui précise quelle entité Onit émettra la facture si vous avez migré depuis CounselGO.
• Ajout d’une nouvelle section 9 qui autorise Onit à utiliser et à intégrer l’IA dans les Services, ainsi que les conditions relatives à cette utilisation de l’IA.
• Mise à jour de la section 8.6 — un nouveau lien vers notre Politique de confidentialité mise à jour.
• Mise à jour de la section 10.5 — le droit applicable est désormais celui de l’État de Géorgie

Questions et réponses fréquentes

Pourrai-je toujours accéder à BillingPoint ou CounselGO après la migration ?
Oui. Il y aura une période de double accès de 5 semaines pendant laquelle vous pourrez utiliser à la fois votre système actuel (BillingPoint ou CounselGO) et Counsel Exchange. Après le 17 août, Counsel Exchange deviendra le portail unique pour toutes les activités des fournisseurs.

Dois-je créer un nouveau compte ou mes identifiants actuels fonctionneront-ils ?
Aucun nouveau compte n’est requis. Vous utiliserez votre nom d’utilisateur actuel pour accéder à Counsel Exchange ; toutefois, vous devrez réinitialiser votre mot de passe lors de votre première connexion via la nouvelle URL de Counsel Exchange.

Une interruption de service est-elle prévue pendant la période de migration ?
Non. Aucune interruption de service n’est prévue pendant la migration, et vous pourrez poursuivre votre travail sans interruption.

Que se passera-t-il- si je ne commence pas à utiliser Counsel Exchange avant la date de migration ?
À l’issue de la période de transition, l’accès à BillingPoint et CounselGO sera désactivé. Toutes les activités devront se dérouler sur Counsel Exchange.

Dois-je migrer mes données ou factures existantes ?
Non. Toutes vos données, y compris les factures, les dossiers et les fichiers, seront automatiquement disponibles sur Counsel Exchange. Aucune action n’est requise de votre part.

Mes factures et rapports historiques seront-ils toujours disponibles dans Counsel Exchange ?
Oui. Toutes les données historiques, y compris les factures, les dossiers et les rapports, seront accessibles dans Counsel Exchange.

Une formation est-elle nécessaire avant de commencer à utiliser Counsel Exchange ?
La formation n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée. Bien que l’expérience soit similaire à celle de BillingPoint et CounselGO, la consultation des documents fournis aidera votre équipe à se familiariser avec l’interface mise à jour.

Qui dois-je contacter si je rencontre des problèmes lors de la migration ?
Vous pouvez contacter l’assistance Onit pour toute question, dépannage ou assistance pendant le processus de migration en suivant les étapes décrites dans la section « Contacter l’assistance » ci-dessus.

Y a-t-il des changements dans la manière dont les factures sont soumises ?
Le processus global reste le même. Bien que l’interface ait été mise à jour, la soumission des factures suit un flux de travail similaire à celui que vous utilisez aujourd’hui.

Y aura-t-il des changements dans les directives de facturation ou aux workflows d’approbation ?
Non. Vos directives de facturation et vos workflows d’approbation actuels resteront inchangés.

Les fournisseurs peuvent-ils continuer à soumettre leurs factures dans les anciens systèmes pendant la période de transition ?
Oui. Pendant la période de double accès de 5 semaines, vous pouvez soumettre vos factures soit dans BillingPoint/CounselGO, soit dans Counsel Exchange. Après le 17 août, toutes les soumissions devront être effectuées via Counsel Exchange.

Comment Onit communiquera-t-il les mises à jour ou les rappels importants pendant le déploiement ?
Vous recevrez des communications régulières de la part d’Onit, notamment des mises à jour hebdomadaires contenant les dates importantes, des rappels et les prochaines étapes tout au long de la période de migration.