Kit per il successo dell’attivazione di Counsel Exchange

Cos’è “Counsel Exchange”?

Navigazione nella dashboard di Counsel Exchange

Counsel Exchange è la prossima evoluzione dei servizi di fatturazione elettronica di Onit. Counsel Exchange integra CounselGO e BillingPoint con un aggiornamento reattivo dell’interfaccia utente e un’esperienza utente moderna, migliorando la velocità, l’accessibilità e la navigazione intuitiva, riducendo i tempi di formazione dei fornitori e potenziando l’adozione del nuovo sistema.

Quali sono le differenze tra Counsel Exchange e CounselGO / BillingPoint?

Counsel Exchange si basa sui flussi di lavoro affidabili che, già ora, clienti e fornitori utilizzano tramite CounselGO e BillingPoint.

I flussi di lavoro principali, quali ad esempio l’invio delle fatture, la gestione delle scadenze e delle tariffe, la collaborazione in termini di budget, la condivisione dei file e la visibilità dello stato, continuano all’interno di Counsel Exchange. 

Ciò che cambia è l’esperienza intorno a tali flussi di lavoro. 

Counsel Exchange introduce quanto segue: 

• Un’esperienza fornitore più chiara e moderna 
• Navigazione e guida più intuitive ai flussi di lavoro 
• Una migliore visibilità dello stato delle fatture e del feedback di convalida 
• Una maggiore collaborazione tra team legali e fornitori 

Una piattaforma scalabile di base per l’innovazione futura e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale. 

Counsel Exchange è un sistema progettato per proteggere i flussi di lavoro critici migliorando al contempo usabilità, coerenza e scalabilità a lungo termine.

Cosa significa “Attivazione”?

L’attivazione di Counsel Exchange segna il passaggio a una collaborazione tra fornitori e a un’esperienza di fatturazione elettronica più moderne. Riunisce le funzionalità principali di BillingPoint e CounselGO in un’unica piattaforma con un’interfaccia più intuitiva, prestazioni migliorate e flussi di lavoro semplificati.

Non si tratta di una migrazione, bensì di una transizione guidata che consente ai fornitori di iniziare a utilizzare Counsel Exchange mentre i sistemi esistenti restano disponibili durante l’implementazione del nuovo sistema. Grazie a comunicazioni strutturate e alla formazione, insieme a una tempistica scaglionata, l’attivazione è progettata per ridurre al minimo le interruzioni delle attività e l’adozione dell’assistenza.

Cos’è il processo di attivazione?

• 18 maggio: i clienti di OnitX, SimpleLegal e Unity iniziano a ricevere comunicazioni, tempistiche e materiali di supporto riguardanti l’attivazione 
• 1° giugno: i fornitori di BillingPoint e CounselGO iniziano a ricevere comunicazioni, tempistiche e materiali di formazione riguardanti l’attivazione 
• Nota: Onit contatterà i fornitori per conto dei clienti 
• 15 giugno: iniziano ad apparire i banner in-app in BillingPoint e CounselGO per avvisare i fornitori della prossima attivazione e delle tempistiche 
• 13 Luglio: Counsel Exchange viene attivato
• I fornitori possono iniziare a utilizzare il nuovo sistema 
• I sistemi precedenti (BillingPoint e CounselGO) restano accessibili durante questo periodo transitorio 
• 17 agosto: l’accesso a BillingPoint e CounselGO viene dismesso 
• Counsel Exchange diventa il punto d’accesso unico per l’invio delle fatture, la rendicontazione e tutte le attività dei fornitori

Cosa viene richiesto agli utenti di OnitX, SimpleLegal e Unity?

Consultare i materiali riguardanti l’attivazione: esaminare attentamente tutte le comunicazioni e le risorse di attivazione fornite, insieme ai materiali contenuti in questo kit per il successo dell’attivazione. Questi materiali definiranno le tempistiche principali, le aspettative e cosa fare in anticipo durante la transizione a Counsel Exchange. 

Comunicare con i team: informare i team interni sulla prossima transizione, per garantire allineamento e disponibilità. Onit gestirà tutte le comunicazioni dei fornitori a nome tuo; tuttavia, se scegli di collegarti in modo proattivo con i tuoi fornitori, puoi farlo senza problemi.

Sostenere la disponibilità dei fornitori: Onit comunicherà direttamente con i fornitori a nome tuo, ma la tua consapevolezza e il tuo rinforzo possono contribuire a garantire un maggiore coinvolgimento.

Incoraggiare i fornitori a esaminare i materiali e a completare la formazione prima dell’attivazione.

Revisione della formazione (facoltativa): non è richiesta alcuna formazione per gli utenti interni, in quanto non vi sono modifiche al sistema ELM. Tuttavia, se il tuo team desidera esaminare o acquisire familiarità con Counsel Exchange, in questo kit sono inclusi i materiali per la formazione.

Contattare il servizio di assistenza per porre domande: in caso di domande o se servisse aiuto in qualsiasi momento durante l’attivazione, è possibile contattare il servizio di assistenza, il responsabile dei clienti o il responsabile degli account. 

Nessuna configurazione tecnica richiesta: non è richiesta alcun intervento tecnico da parte del team. L’attivazione verrà gestita da Onit e i fornitori saranno guidati durante l’accesso e l’implementazione. Potrai continuare la normale attività fino all’inizio dell’attivazione.

Cosa viene richiesto ai fornitori?

Consultare le comunicazioni e la tempistica riguardanti l’attivazione: esaminare attentamente tutte le comunicazioni di Onit in merito a Counsel Exchange, che riguarderanno date principali, aspettative e tempistiche di attuazione, in modo da preparare una pianificazione appropriata. 

Completare la formazione e consultare i materiali: si consiglia vivamente di esaminare le guide e i materiali di formazione forniti prima dell’attivazione. Counsel Exchange è progettato per essere intuitivo, ma acquisire familiarità in anticipo contribuirà a garantire una transizione senza problemi. 

Prepararsi alla transizione: i fornitori devono essere consapevoli delle date di attivazione di Counsel Exchange e di dismissione per BillingPoint e CounselGO.

Pianificare l’uso di Counsel Exchange a partire dal 13 luglio e la transizione completa di tutte le attività prima della dismissione dei sistemi precedenti. 

Aggiornamento delle credenziali di accesso: i fornitori continueranno a utilizzare le stesse credenziali collegate al nome utente; tuttavia, sarà necessario reimpostare la password al primo accesso a Counsel Exchange.

Prestare attenzione alle notifiche in-app: i fornitori dovranno prestare attenzione ai banner e ai promemoria in-app all’interno di BillingPoint e CounselGO, in quanto segnaleranno le date chiave e forniranno suggerimenti utili prima dell’attivazione. 

Contattare il servizio di assistenza per porre domande: in caso di domande o se servisse aiuto, i fornitori devono contattare Onit utilizzando le risorse fornite nelle comunicazioni.

Formazione e abilitazione dei prodotti

Formazione

Unity Counsel Exchange: Elementi essenziali per i fornitori

Guide ai prodotti

Continuiamo ad espandere questa libreria con ulteriori procedure dettagliate e migliori prassi.

Guida per l’utente delle impostazioni principali di Counsel Exchange
Guida per l’utente di Counsel Exchange per OnitX
Guida per l’utente di Counsel Exchange per SimpleLegal e Unity

Per contattare il servizio di assistenza

Da qualsiasi pagina all’interno di Counsel Exchange, fai clic sul pulsante blu “Get Help” (Aiuto) nell’angolo inferiore destro dello schermo, OPPURE

Fai clic sul cerchio azzurro nell’angolo superiore destro. Il cerchio conterrà le tue iniziali o l’immagine del tuo profilo. A quel punto, fai clic su “Contact Support” (Contatta assistenza). Verrà aperta la finestra di chat “Get Help” (Aiuto). 

Se il chatbot non è in grado di rispondere a nessuna delle tue domande sulle procedure da seguire, puoi facilmente utilizzarlo per sottoporre il caso al team di assistenza nella stessa finestra della chat.

Termini & Condizioni aggiornati per i fornitori

Counsel Exchange funzionerà in base a Termini & Condizioni aggiornati, che disciplineranno l’uso della nuova piattaforma 

L’uso continuato di Counsel Exchange dopo l’attivazione indica l’accettazione di tali termini aggiornati 

Ti verrà chiesto di esaminare e accettare i Termini & Condizioni aggiornati la prima volta che accedi a Counsel Exchange 

Gli aggiornamenti ai Termini & Condizioni rispecchiano la transizione a Counsel Exchange. Le differenze principali includono:

• Aggiunta di una nuova Sezione 2.1 che chiarisce quale entità di Onit fatturerà in caso di migrazione da CounselGO.
• Aggiunta di una nuova Sezione 9 che consente a Onit di eseguire e incorporare l’Intelligenza Artificiale nei Servizi e nei termini relativi a tale uso dell’IA.
• Aggiornamento alla Sezione 8.6 — un nuovo link alla nostra Informativa sulla privacy aggiornata.
• Aggiornamento alla Sezione 10.5 — la legislazione vigente diventa quella dello Stato della Georgia

Domande e risposte comuni

Sarò ancora in grado di accedere a BillingPoint o CounselGO dopo l’attivazione?
Sì. Ci sarà un periodo di doppio accesso, lungo 5 settimane, in cui potrai utilizzare sia il sistema attuale (BillingPoint o CounselGO) che Counsel Exchange. Dopo il 17 agosto, Counsel Exchange diventerà il portale unico per tutte le attività dei fornitori.

È necessario creare un nuovo login oppure funzioneranno le credenziali esistenti?
Non è richiesto alcun nuovo login. Utilizzerai il tuo nome utente esistente per accedere a Counsel Exchange; tuttavia, ti verrà richiesto di reimpostare la password la prima volta che accedi tramite il nuovo URL di Counsel Exchange.

È previsto un tempo d’inattività durante il periodo di attivazione?
No. Durante l’attivazione non è pianificato alcun tempo d’inattività e potrai continuare a lavorare senza interruzioni.

Cosa succede se non inizio a utilizzare Counsel Exchange entro la data d’attivazione?
Al termine del periodo transitorio, l’accesso a BillingPoint e CounselGO verrà disattivato. Tutte le attività dovranno svolgersi in Counsel Exchange.

Devo eseguire la migrazione di dati o fatture esistenti?
No. Tutti i tuoi dati – compresi file, fatture e problematiche – saranno automaticamente disponibili in Counsel Exchange. Non è richiesto alcun intervento da parte tua.

Le mie fatture e i miei rapporti storici saranno ancora disponibili in Counsel Exchange?
Sì. Tutti i dati storici – compresi rapporti, fatture e problematiche – saranno accessibili in Counsel Exchange.

È richiesta una formazione prima di iniziare a utilizzare Counsel Exchange?
La formazione non è obbligatoria, ma è consigliata. Anche se l’esperienza è simile a quella di BillingPoint e CounselGO, la consultazione dei materiali forniti aiuterà il tuo team ad acquisire familiarità con l’interfaccia aggiornata.

Chi devo contattare se riscontro problemi durante l’attivazione?
Puoi contattare il servizio di assistenza di Onit per qualsiasi domanda, risoluzione di problemi o richiesta di assistenza durante il processo di attivazione, utilizzando le procedure descritte nella sezione “Per contattare il servizio di assistenza” nel presente documento.

Sono state apportate modifiche alle modalità d’invio delle fatture?
Il processo complessivo resta lo stesso. Anche se l’interfaccia è stata aggiornata, l’invio delle fatture segue un flusso di lavoro simile a quello utilizzato attualmente.

Verranno apportate modifiche alle linee guida di fatturazione o ai flussi di lavoro di approvazione?
No. Le linee guida di fatturazione e i flussi di lavoro di approvazione esistenti resteranno invariati.