Counsel Exchange アクティベーション・サクセス・キット

「Counsel Exchange」とは？

Counsel Exchangeダッシュボード・ナビゲーション

Counsel Exchangeは、Onitの電子請求（eBilling）サービスを次世代化したものです。Counsel Exchangeは、CounselGOとBillingPointを統合し、レスポンシブなUIの刷新と最新のUX（ユーザー体験）を導入することで、処理速度、アクセシビリティ、そして直感的な操作性を向上させています。これにより、ベンダー側のトレーニング時間が短縮され、定着率が向上します。

Counsel Exchangeは、CounselGOやBillingPointとどこが異なりますか？

Counsel Exchangeは、CounselGOやBillingPointを通じて現在顧客やベンダーにより信頼され、活用されているワークフローを基盤として構築されています。

請求書の提出、タイムキーパーやレートの管理、予算に関する連携、ファイル共有、進捗状況の可視化といった主要なワークフローは、Counsel Exchange内でも引き続き利用することができます。

変更されるのは、それらのワークフローを取り巻く「体験（ユーザーエクスペリエンス

）」です。 

Counsel Exchangeでは、以下の点が新たに導入されます。

• 洗練された、モダンなベンダー向け利用体験 
• より直感的なナビゲーションとワークフローの操作ガイド 
• 請求書のステータスや審査結果（フィードバック）に関する、可視性の向上 
• 法務チームとベンダー間の、より強化された連携機能
• 将来的なイノベーションやAIを活用した機能拡張に対応可能な、拡張性の高いプラットフォーム基盤

Counsel Exchangeは、重要なワークフローを維持しつつ、使いやすさ、一貫性、そして長期的な拡張性を向上させることを目指して設計されています。

「アクティベーション」とは？

Counsel Exchangeのアクティベーションは、ベンダー間のコラボレーションと電子請求業務を最新の状態へと移行するプロセスです。BillingPointとCounselGOの中核機能を統合し、より直感的なインターフェース、パフォーマンスの向上、そしてワークフローの効率化を実現した単一プラットフォームが提供されます。

これは単なる移行ではなく、ベンダーが既存システムをそのまま利用しながらCounsel Exchangeを使い始められるように段階的に進められるガイド付き変換です。体系的なコミュニケーション、トレーニング、そして段階的なスケジュールにより、アクティベーションは混乱を最小限に抑え、導入を円滑に進めるように設計されています。

アクティベーションプロセスとは？

• 5月18日：OnitX、SimpleLegal、およびUnityの顧客に対し、アクティベーションに関する通知、スケジュール、および関連資料の送付が開始されます。
• 6月1日：BillingPointおよびCounselGOを利用するベンダーへのアクティベーションに関する通知、スケジュール、およびトレーニング資料の送付が開始されます。
• 注：Onitは、顧客を代行してベンダーへの連絡を行います。 
• 6月15日：BillingPointおよびCounselGOのアプリケーション内にバナーが表示され、アクティベーションの実施予定およびスケジュールがベンダーに通知されます。 
• 7月13日：Counsel Exchangeが有効化されます。
• 新システムのベンダーによる使用が可能となります。 
• 移行期間中は、旧システム（BillingPointおよびCounselGO）へのアクセスも引き続き可能です。 
• 8月17日：BillingPointおよびCounselGOへのアクセスが停止（廃止）されます。
• 請求書の提出、レポート作成、その他すべてのベンダー業務に関するアクセス窓口は、Counsel Exchangeへと一本化されます。

OnitX、SimpleLegal、およびUnityのユーザーに求められる事項

アクティベーション資料の確認：提供されたすべてのアクティベーションに関する通知やリソース、およびこの「サクセスキット」に含まれる資料を詳細に確認してください。これらの資料には、主要なスケジュール、予測事項、そしてCounsel Exchangeへの移行期間中に想定される事柄の概要が記載されています。 

社内チームへの周知：社内チームに対し、今後の移行について事前に周知し、認識の統一と準備の徹底を図ってください。ベンダーへの連絡業務はすべてOnitが代行して行いますが、ベンダーへ連絡を自主的に行うことも選択肢です。

ベンダーの準備支援：Onitが代行してベンダーと直接連絡を取りますが、自主的にこの案件を認識し、ベンダーに働きかけを行うことで、ベンダー側の積極的な参加を促すことができます。ベンダーに対し、アクティベーション開始前に資料を確認し、トレーニングを完了するよう推奨してください。

トレーニング資料の確認（任意）：既存のELMシステムに変更はないため、ユーザー側の社内ユーザーに対する必須のトレーニングはありません。ただし、チーム内でCounsel Exchangeについて確認したり、操作に慣れておきたいという要望がある場合に備え、本サクセスキットにトレーニング資料が含まれています。

質問・相談：アクティベーション期間中に質問やサポートが必要な場合は、いつでもサポート窓口、担当のカスタマーサクセスマネージャー、またはアカウントマネージャーまで連絡してください。

技術的な設定は不要：ユーザー側による技術的な作業は一切不要です。アクティベーションの実施・管理はすべてOnitが行い、ベンダーに対してはアクセス方法やオンボーディングの手順をOnitが案内します。アクティベーションが開始されるまでは、通常通り業務を継続することができます。

ベンダーに求められる事項

アクティベーションに関する通知とスケジュールの確認：Counsel Exchangeに関してOnitから送付されるすべての通知を詳細に確認してください。これらの通知に記載される重要な日程、期待事項、および変更の実施時期に基づいて適切な計画を立てることができます。 

トレーニングの受講および資料の確認：アクティベーションに先立ち、提供されたトレーニング資料やガイドを確認することが強く推奨されます。Counsel Exchangeは直感的に操作できるよう設計されていますが、事前に操作に慣れておくことで、スムーズな移行を実現することができます。 

移行に向けた準備：アクティベーション日やBillingPointおよびCounselGOの停止日（カットオフ日）に留意してください。7月13日よりCounsel Exchangeの利用を開始し、旧システムが廃止される前に、すべての業務を新システムへ完全に移行できるように計画を立ててください。

ログイン認証情報の更新：ベンダーは、引き続きこれまでと同じユーザー名を使用できます。ただし、Counsel Exchangeへ初回ログインを行う際に、パスワードの再設定が求められます。

アプリ内通知に留意する：BillingPointおよびCounselGOの画面内に表示されるバナーやリマインダーに注意を払ってください。これらを通じて重要な日程が再通知されるほか、アクティベーションに向けた役立つ案内が表示されます。

質問・不明な点について：質問やサポートが必要な場合は、通知資料に記載されているリソースを活用し、Onit Supportまでお問い合わせください。

製品トレーニングおよび活用支援

トレーニング

Unity Counsel Exchange: Essentials for Vendors

製品ガイド

本ライブラリは、今後も順次、詳細な操作手順やベストプラクティスを追加し、拡充されます。

Counsel Exchange Master Settings User Guide
Counsel Exchange for OnitX User Guide
Counsel Exchange for SimpleLegal and Unity User Guide

サポートへの問い合わせ

1. Counsel Exchange内のいずれかのページから、画面右下にある青色の「Get Help」ボタンをクリックしてください。または、
2. 画面右上にある水色の丸（ユーザーのイニシャルまたはプロフィール画像が表示されています）をクリックし、続いて「Contact Support」をクリックしてください。これにより、「Get Help」チャットウィンドウが開きます。
3. 操作方法に関する質問に対し、チャットボットが回答できない場合は、チャット画面と同じウィンドウ内で、チャットボットを通じて簡単にサポートチームへ問い合わせ（ケース登録）を行うことができます。

ベンダー向け利用規約の改定について

Counsel Exchangeは、改定された利用規約に基づき運営されます。この利用規約は、新プラットフォームの利用全般に適用されます。 

本サービスの運用開始後に引き続きCounsel Exchangeを利用することは、改定された利用規約へ同意したものとみなされます。

Counsel Exchangeに初めてアクセスする際、改定された利用規約の内容を確認し、同意する手続きを行うことが求められます。 

今回の利用規約の改定は、Counsel Exchangeへの移行に伴う変更を反映したものです。主な変更点は以下の通りです。

• 新規セクション2.1の追加 — CounselGOから移行したユーザーに対し、どのOnit法人が請求業務を行うかが明確化されています。
• 新規セクション9の追加 — Onitが本サービスにおいてAIを活用・実装すること、および当該AI利用に関連する諸条件が規定されました。
• セクション8.6の更新 — 最新のプライバシーポリシーへのリンクが追加されました。
• セクション10.5の更新 — 準拠法がジョージア州法に変更されました。

よくある質問と回答

有効化（アクティベーション）後も、BillingPointまたはCounselGOにアクセスできますか？
はい、可能です。5週間の併用期間が設けられており、その間は現在のシステム（BillingPointまたはCounselGO）とCounsel Exchangeの両方を利用できます。8月17日以降は、すべてのベンダー関連業務のポータルサイトがCounsel Exchangeへと一本化されます。

新しいログインアカウントを作成する必要がありますか？それとも、現在のログイン情報（認証情報）をそのまま使えますか？
新しいログインアカウントを作成する必要はありません。Counsel Exchangeへのアクセスには、現在のユーザー名を引き続き使用できます。ただし、新しいCounsel ExchangeのURLから初回ログインを行う際、パスワードの再設定が求められます。

有効化期間中に、システムの停止（ダウンタイム）は発生しますか？
いいえ、発生しません。有効化期間中に予定されているシステム停止はなく、中断することなく業務を継続できます。

有効化（アクティベーション）当日までにCounsel Exchangeの利用を開始しなかった場合、どうなりますか？
移行期間が終了すると、BillingPointおよびCounselGOへのアクセスは停止されます。それ以降のすべての業務は、Counsel Exchange上で行う必要があります。

既存のデータや請求書を、手動で移行（マイグレーション）する必要がありますか？
いいえ、必要ありません。請求書、案件、ファイルを含むすべてのデータは、自動的にCounsel Exchange上で利用可能になります。ユーザー側での特別な作業は一切不要です。

過去の請求書やレポートも、Counsel Exchange上で閲覧できますか？
はい、可能です。Counsel Exchangeから請求書、案件、レポートを含むすべての過去のデータにアクセスすることができます。

Counsel Exchangeの利用を開始する前に、トレーニングを受ける必要がありますか？
トレーニングの受講は必須ではありませんが、強く推奨されます。操作感はBillingPointやCounselGOと似ていますが、提供されている資料を確認することで、利用するチーム全体が新しいインターフェースにスムーズに慣れることができます。

アクティベーション期間中に問題が発生した場合、どこに問い合わせればよいですか？
アクティベーションプロセス中に質問、トラブルシューティング、またはサポートが必要な場合は、上記の「サポートへの問い合わせ」セクションに記載の手順に従い、Onit Supportまで連絡してください。

請求書の提出方法に変更はありますか？
全体的なプロセスに変更はありません。インターフェースは更新されていますが、請求書の提出手順は、現在行われているワークフローと同様の流れとなります。

請求ガイドラインや承認ワークフローに変更はありますか？
いいえ、変更はありません。現在適用されている請求ガイドラインおよび承認ワークフローは、引き続き変更なく適用されます。

移行期間中も、ベンダーは旧システムから請求書を提出し続けることができますか？
はい、可能です。 5週間の併用アクセス期間中は、BillingPoint/CounselGOまたはCounsel Exchangeのいずれかを通じて請求書を提出することができます。8月17日以降は、すべての提出をCounsel Exchange経由で行う必要があります。

ロールアウト期間中、Onitはどのようにして最新情報や重要な通知を行いますか？
アクティベーション期間を通じて重要な日程、リマインダー、今後の手順を含む週次アップデートなど、定期的な通知がOnitより送られます。