Archives: Resources

What is an “RFP?”

An RFP (Request for Proposal) is a structured process that allows your team to evaluate and select vendors for legal work. Through an RFP, your team can outline their needs, requirements, and expectations, and invite vendors to submit proposals that demonstrate their qualifications, approach, and pricing.

Within Counsel Exchange, the RFP feature provides a streamlined way for vendors to respond to these requests. Vendors can complete your team questionnaires, highlight their experience and differentiators, and submit competitive pricing—all within a single, guided workflow.

What is “Activation?”

Activation for RFP marks the rollout of the RFP module in Unity ELM, providing immediate access for your vendors to this functionality within Counsel Exchange. As part of this activation, your team can explore and trial the RFP feature at no cost, allowing them to evaluate how it fits into their vendor selection and engagement workflows.

Through Activation, your team can begin issuing Requests for Proposal, and vendors can respond through a guided, centralized experience—making it easier to compare submissions, communicate value, and make informed decisions.

What is the activation process?

• June 15 – Activation Communications Begin
  • Your team will begin receiving communications from Onit outlining the RFP module, including key dates, expectations, and access to training and supporting materials to help you prepare.
• July 15 – RFP Module Launch
  • The RFP feature will be activated for all Unity environments. Your team will receive a set number of credits to trial the functionality at no cost and begin creating and managing Requests for Proposal.
• After July 15 – Ongoing Access and Expansion Options
  • Following launch, your team can continue using their trial credits and evaluate the RFP functionality. If additional credits are needed, you can connect with your Account Manager to discuss options for expanding usage.

Is there a cost associated with RFPs?

Your team will receive a set number of RFP credits at no cost as part of Activation. These credits allow you to explore and trial the functionality, including issuing Requests for Proposal and evaluating vendor responses within Counsel Exchange.

If you choose to exceed the included credits or are interested in expanding to a higher usage tier, you can connect with your Account Manager to discuss available options and pricing.

What is a “credit?”

A credit is used each time you “publish” or send an RFP to vendors.

You can create and edit as many draft RFPs as needed at no cost. A credit is only consumed when you take the “Publish” action and send the RFP to vendors.

As part of Activation, your team will receive an initial allocation of free credits to explore the RFP functionality. If you would like to purchase additional credits or discuss an unlimited license option, please reach out to your Account Manager or Customer Success Manager.

What is required of vendors during activation?

No action is required from vendors during Activation.

If you plan to begin using the RFP functionality, we recommend notifying your vendors (in addition to our standard communication to vendors) so they are aware of the new capability and can be prepared to respond to Requests for Proposal within Counsel Exchange. 

Granting Team Access to Unity RFP 

When Unity RFP is activated in your Unity environment, access can be granted to the team members who will be involved in creating, managing, or overseeing RFPs. Please note that not all users are required to have access to Unity RFP functionality. 

How to Grant a Unity User Access to Unity RFP

On July 15, Unity administrative users will automatically receive access to Unity RFP.

After launch, your Unity administrators can grant access to additional users based on your organization’s needs. This gives your organization flexibility to determine who can access and manage the RFP process.

1. Navigate to Settings > Users and select the user you would like to update 
2. Within the User Profile, select Actions > Edit 
3. Within Edit Record > Code Module Access, select “Simple Rfp” 
4. Under “Simple Rfp,” assign the appropriate RFP Role:
   1. Admin: Full access to manage all RFPs, vendors, approvals, and user access
   2. Manager: Full access to create and manage all RFPs and vendors
   3. Owner: Access to create and manage their own RFPs based on permissions granted
   4. Reviewer: Access to review RFPs and evaluate vendor submissions
5. Select Save

Product Training and Enablement

Training

Managing Outside Counsel Selection with Unity RFP

Product Guides

Onit RFP User Guide

RFP in Counsel Exchange

Best Practices and Tips for Success

These best practices are designed to help your team maximize the value of Unity RFP by improving consistency, streamlining vendor collaboration, and creating a more efficient and transparent RFP process.

Use Templates to Create Consistency

Templates allow your team to quickly create standardized RFPs for common matter types or workflows. This helps save time, maintain consistency across submissions, and ensure vendors are evaluated against the same criteria.

Compare Vendor Responses Side-by-Side

The comparison tool makes it easy to evaluate vendor responses in one centralized view. Your team can quickly compare pricing, experience, staffing, and questionnaire responses to support a more efficient and transparent selection process.

Keep Vendor Communication Centralized

Unity RFP allows your team to communicate directly with vendors within the platform, reducing reliance on email and keeping all RFP-related conversations tied to the matter for better visibility and tracking.

Streamline Engagements with Built-In Engagement Letters

Once a vendor is selected, engagement letters can be sent directly through Unity RFP, helping your team move seamlessly from vendor selection to engagement while maintaining all documentation in one centralized location.

Additional Recommendations

• Clearly outline timelines, requirements, and evaluation criteria within each RFP
• Encourage vendors to review available training materials before receiving RFPs
• Use prior RFPs and historical responses as reference points for future vendor evaluations

Common Questions and Answers

When will I get access to the RFP module?
Access will be available in Unity beginning on July 15.

Do my vendors need to take any action before I send an RFP?
No action is required. However, we recommend notifying your vendors of the new functionality so they are aware and prepared to respond. Training materials will be available to vendors within Counsel Exchange.

What happens when I run out of RFP credits?

Once your credits have been used, you can continue to create and edit RFP drafts, but you will not be able to publish new RFPs. To resume publishing, please reach out to your Account Manager to discuss RFP licensing options and next steps.

Can I track and compare vendor responses within the platform?
Yes. You can view and manage open RFPs, review vendor responses, and access previous RFPs directly within the module, making it easy to track and compare submissions.

Is training required to use the RFP functionality?
Training is not required, but we recommend reviewing the available materials to familiarize yourself with the functionality and process.

Will using RFPs impact my existing workflows in Counsel Exchange?
No. There is no impact to your existing workflows. The RFP module is an additional capability available to support vendor selection and engagement.

Vendor Communication Template 

Use this email to proactively notify your vendors about the new RFP functionality in Counsel Exchange and prepare them to receive and respond to upcoming Requests for Proposal.

Subject: Introducing Our New RFP Process in Counsel Exchange

Body:

We’re reaching out to share an update to how we will be managing Requests for Proposal (RFPs) moving forward.

As part of our continued effort to streamline vendor engagement and improve collaboration, we will now be using the RFP functionality within Counsel Exchange to issue and manage RFPs.

What this means for you

You may begin receiving RFPs directly through Counsel Exchange. These will include structured questionnaires, submission requirements, and any relevant details needed for your response. The platform will guide you through the response process in a centralized and efficient way.

RFP Overview

An RFP (Request for Proposal) is a structured process that allows us to outline our needs and evaluate vendor responses across key criteria such as experience, approach, and pricing. Using Counsel Exchange helps ensure a more consistent and transparent process for both our team and our vendors.

Training and Resources

To help you prepare, we’ve included the following resources:

• RFP in Counsel Exchange

What to expect next

There is no immediate action required. When we issue an RFP, you will receive a notification through Counsel Exchange with instructions on how to respond.

We’re excited to roll out this new capability and look forward to your participation in future RFPs.

If you have any questions, please don’t hesitate to reach out.

Qu’est-ce que « Counsel Exchange » ?

Navigation dans le tableau de bord de Counsel Exchange

Counsel Exchange est la nouvelle génération des services de facturation électronique d’Onit. Counsel Exchange réunit CounselGO et BillingPoint avec une interface utilisateur réactive et une expérience utilisateur moderne, améliorant la rapidité, l’accessibilité et la navigation intuitive, réduisant le temps de formation des fournisseurs et favorisant l’adoption.

1. Accédez au site counselexchange.onit.com
2. Cliquez sur “Mot de passe oublié”
3. Saisissez l’adresse e-mail que vous avez utilisée précédemment pour vous connecter a BillingPoint ou CounselGO
4. Suivez les instructions de réinitialisation du mot de passe qui vous ont été envoyées par e-mail et terminez la procédure pour créer un nouveau mot de passe
5. Important: Pendant la période d’accès double, après avoir réinitialisé votre mot de passe pour accéder a Counsel Exchange:
   1. Pour accéder à BillingPoint, continuez à utiliser l’URL BillingPoint et votre adresse e-mail actuelle, mais saisissez votre nouveau mot de passe créé pour Counsel Exchange
   2. Pour accéder à CounselGO, continuez à utiliser l’URL CounselGO et votre adresse e-mail actuelle, mais saisissez votre précédent mot de passe pour CounselGO

En quoi Counsel Exchange diffère-t-il de CounselGO et BillingPoint ?

Counsel Exchange s’appuie sur les flux de travail éprouvés auxquels les clients et les fournisseurs font déjà confiance aujourd’hui via CounselGO et BillingPoint.

Les flux de travail essentiels tels que la soumission des factures, la gestion des temps et des tarifs, la collaboration sur les budgets, le partage de fichiers et la visibilité sur le statut sont maintenus dans Counsel Exchange.

Ce qui change, c’est l’expérience autour de ces flux de travail.

Counsel Exchange introduit :

• Une expérience fournisseur plus épurée et plus moderne 
• Une navigation et un guidage des flux de travail plus intuitifs 
• Une meilleure visibilité sur le statut des factures et les commentaires de validation 
• Une collaboration améliorée entre les équipes juridiques et les fournisseurs

Une base de plateforme évolutive pour l’innovation future et les fonctionnalités basées sur l’IA

Counsel Exchange est conçu pour préserver les flux de travail essentiels tout en améliorant la convivialité, la cohérence et l’évolutivité à long terme.

Qu’est-ce que la « migration » ?

La migration de Counsel Exchange marque la transition vers une expérience modernisée de collaboration avec les fournisseurs et de facturation électronique. Elle rassemble les fonctionnalités principales de BillingPoint et de CounselGO au sein d’une plateforme unique dotée d’une interface plus intuitive, de performances améliorées et de flux de travail rationalisés.

Il ne s’agit pas d’une migration, mais d’une transition guidée qui permet aux fournisseurs de commencer à utiliser Counsel Exchange tout en conservant l’accès aux systèmes existants pendant le déploiement. Grâce à une communication structurée, à des formations et à un calendrier par étapes, la migration est conçue pour minimiser les perturbations et faciliter l’adoption.

En quoi consiste le processus de migration ?

• 18 mai : les clients d’OnitX, de SimpleLegal et d’Unity commencent à recevoir les communications de migration, les calendriers et les documents d’accompagnement
• 1er juin : les fournisseurs de BillingPoint et CounselGO commencent à recevoir les communications de migration, les calendriers et les supports de formation
• Remarque : Onit contactera les fournisseurs au nom des clients 
• 15 juin : des bannières s’affichent dans les applications BillingPoint et CounselGO pour informer les fournisseurs de la migration à venir et du calendrier 
• 13 juillet : Counsel Exchange est activé
• Les fournisseurs peuvent commencer à utiliser le nouveau système 
• Les anciens systèmes (BillingPoint et CounselGO) restent accessibles pendant cette période de transition 
• 17 août : l’accès à BillingPoint et CounselGO est interrompu 
• Counsel Exchange devient le point d’accès unique pour la soumission des factures, les rapports et toutes les activités des fournisseurs

Qu’est-ce qui est demandé aux utilisateurs d’OnitX, de SimpleLegal et d’Unity ?

Consultez les documents relatifs à la migration : examinez attentivement toutes les communications et ressources fournies concernant la migration, ainsi que les documents contenus dans ce kit de réussite. Ceux-ci décrivent les principales échéances, les attentes et ce à quoi il faut s’attendre pendant la transition vers Counsel Exchange.

Communiquez avec votre équipe : informez vos équipes internes de la transition à venir afin de garantir la coordination et la préparation. Onit se chargera de toutes les communications avec les fournisseurs en votre nom ; toutefois, si vous choisissez de contacter vos fournisseurs de manière proactive, vous êtes libre de le faire.

Soutenez la préparation des fournisseurs : Onit communiquera directement avec les fournisseurs en votre nom, mais votre implication et votre soutien peuvent contribuer à garantir leur engagement. Encouragez les fournisseurs à consulter les documents et à suivre la formation avant la migration.

Révision de la formation (facultatif) : aucune formation n’est requise pour vos utilisateurs internes, car aucun changement n’est apporté à votre système ELM. Toutefois, des supports de formation sont inclus dans ce kit de réussite si votre équipe souhaite se familiariser avec Counsel Exchange.

Contactez-nous si vous avez des questions : si vous avez des questions ou besoin d’assistance à tout moment pendant la migration, veuillez contacter le support, votre responsable de la réussite client ou votre chargé de compte.

Aucune configuration technique requise : aucune intervention technique n’est requise de la part de votre équipe. La migration sera gérée par Onit, et les fournisseurs seront guidés tout au long de l’accès et de l’intégration. Vous pouvez poursuivre vos activités comme d’habitude jusqu’au début de la migration.

Qu’est-ce qui est demandé aux fournisseurs ?

Consultez les communications et le calendrier de migration : lisez attentivement toutes les communications d’Onit concernant Counsel Exchange. Elles indiquent les dates clés, les attentes et le moment où les changements auront lieu afin que vous puissiez vous organiser en conséquence.

Suivez la formation et consultez les supports : nous vous recommandons vivement de consulter les supports de formation et les guides fournis avant la migration. Counsel Exchange est conçu pour être intuitif, mais vous familiariser à l’avance vous aidera à assurer une transition en douceur.

Préparez-vous à la transition : soyez informés des dates de migration et de fin de service à venir pour BillingPoint et CounselGO. Prévoyez de commencer à utiliser Counsel Exchange à partir du 13 juillet et d’y transférer l’ensemble de vos activités avant que les anciens systèmes ne soient mis hors service.

Mise à jour des identifiants de connexion : les fournisseurs continueront d’utiliser les mêmes identifiants de connexion ; toutefois, vous devrez réinitialiser votre mot de passe lors de votre première connexion à Counsel Exchange.

Surveillez les notifications dans l’application : soyez attentifs aux bannières et rappels dans BillingPoint et CounselGO, car ils vous rappelleront les dates clés et vous fourniront des conseils utiles avant la migration.

Contactez-nous si vous avez des questions : si vous avez des questions ou besoin d’assistance, contactez le support Onit en utilisant les ressources fournies dans vos communications.

Formation et mise en œuvre du produit

Formation

Unity Counsel Exchange : l’essentiel pour les fournisseurs

Guides du produit

Nous continuons à enrichir cette bibliothèque avec davantage d’explications détaillées et de bonnes pratiques.

Kit de l’utilisateur des paramètres généraux de Counsel Exchange
Kit de l’utilisateur de Counsel Exchange pour OnitX
Kit de l’utilisateur de Counsel Exchange pour SimpleLegal et Unity

Contacter l’assistance

Depuis n’importe quelle page de Counsel Exchange, cliquez sur le bouton bleu « Obtenir de l’aide » situé dans le coin inférieur droit de votre écran, OU

Cliquez sur le cercle bleu clair dans le coin supérieur droit – ce cercle contiendra vos initiales ou votre photo de profil. Cliquez ensuite sur « Contacter l’assistance ». Cela ouvrira la fenêtre de chat « Obtenir de l’aide ».

Si le chat bot n’est pas en mesure de répondre à l’une de vos questions pratiques, vous pouvez facilement l’utiliser pour soumettre un ticket à l’équipe d’assistance dans la même fenêtre que le chat.

Conditions générales mises à jour pour les fournisseurs

Counsel Exchange fonctionnera selon des Conditions générales mises à jour, qui régiront votre utilisation de la nouvelle plateforme

La poursuite de l’utilisation de Counsel Exchange après la migration vaut acceptation de ces conditions mises à jour

À compter du 17 août, lors de votre première connexion à Counsel Exchange, vous serez invité à prendre connaissance et à accepter les conditions générales mises à jour

Les mises à jour des Conditions générales reflètent la transition vers Counsel Exchange. Les principales différences sont les suivantes :

• Ajout d’une nouvelle section 2.1 qui précise quelle entité Onit émettra la facture si vous avez migré depuis CounselGO.
• Ajout d’une nouvelle section 9 qui autorise Onit à utiliser et à intégrer l’IA dans les Services, ainsi que les conditions relatives à cette utilisation de l’IA.
• Mise à jour de la section 8.6 — un nouveau lien vers notre Politique de confidentialité mise à jour.
• Mise à jour de la section 10.5 — le droit applicable est désormais celui de l’État de Géorgie

Questions et réponses fréquentes

Pourrai-je toujours accéder à BillingPoint ou CounselGO après la migration ?
Oui. Il y aura une période de double accès de 5 semaines pendant laquelle vous pourrez utiliser à la fois votre système actuel (BillingPoint ou CounselGO) et Counsel Exchange. Après le 17 août, Counsel Exchange deviendra le portail unique pour toutes les activités des fournisseurs.

Dois-je créer un nouveau compte ou mes identifiants actuels fonctionneront-ils ?
Aucun nouveau compte n’est requis. Vous utiliserez votre nom d’utilisateur actuel pour accéder à Counsel Exchange ; toutefois, vous devrez réinitialiser votre mot de passe lors de votre première connexion via la nouvelle URL de Counsel Exchange.

Une interruption de service est-elle prévue pendant la période de migration ?
Non. Aucune interruption de service n’est prévue pendant la migration, et vous pourrez poursuivre votre travail sans interruption.

Que se passera-t-il- si je ne commence pas à utiliser Counsel Exchange avant la date de migration ?
À l’issue de la période de transition, l’accès à BillingPoint et CounselGO sera désactivé. Toutes les activités devront se dérouler sur Counsel Exchange.

Dois-je migrer mes données ou factures existantes ?
Non. Toutes vos données, y compris les factures, les dossiers et les fichiers, seront automatiquement disponibles sur Counsel Exchange. Aucune action n’est requise de votre part.

Mes factures et rapports historiques seront-ils toujours disponibles dans Counsel Exchange ?
Oui. Toutes les données historiques, y compris les factures, les dossiers et les rapports, seront accessibles dans Counsel Exchange.

Une formation est-elle nécessaire avant de commencer à utiliser Counsel Exchange ?
La formation n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée. Bien que l’expérience soit similaire à celle de BillingPoint et CounselGO, la consultation des documents fournis aidera votre équipe à se familiariser avec l’interface mise à jour.

Qui dois-je contacter si je rencontre des problèmes lors de la migration ?
Vous pouvez contacter l’assistance Onit pour toute question, dépannage ou assistance pendant le processus de migration en suivant les étapes décrites dans la section « Contacter l’assistance » ci-dessus.

Y a-t-il des changements dans la manière dont les factures sont soumises ?
Le processus global reste le même. Bien que l’interface ait été mise à jour, la soumission des factures suit un flux de travail similaire à celui que vous utilisez aujourd’hui.

Y aura-t-il des changements dans les directives de facturation ou aux workflows d’approbation ?
Non. Vos directives de facturation et vos workflows d’approbation actuels resteront inchangés.

Les fournisseurs peuvent-ils continuer à soumettre leurs factures dans les anciens systèmes pendant la période de transition ?
Oui. Pendant la période de double accès de 5 semaines, vous pouvez soumettre vos factures soit dans BillingPoint/CounselGO, soit dans Counsel Exchange. Après le 17 août, toutes les soumissions devront être effectuées via Counsel Exchange.

Comment Onit communiquera-t-il les mises à jour ou les rappels importants pendant le déploiement ?
Vous recevrez des communications régulières de la part d’Onit, notamment des mises à jour hebdomadaires contenant les dates importantes, des rappels et les prochaines étapes tout au long de la période de migration.

O que é o “Counsel Exchange”?

Navegação no painel do Counsel Exchange

O Counsel Exchange é a próxima evolução dos serviços de faturamento eletrônico da Onit. O Counsel Exchange reúne o CounselGO e o BillingPoint com uma interface de usuário responsiva e renovada e uma experiência do usuário moderna, melhorando a velocidade, a acessibilidade e a navegação intuitiva, reduzindo o tempo de treinamento dos fornecedores e aumentando a adoção.

Para aceder ao Counsel Exchange

1. Aceda counselexchange.onit.com
2. Clique em “Esqueceu-se da senha?”
3. Introduza o endereço de e-mail que você utilizou anteriormente pare iniciar sessão no BillingPoint ou no CounselGO
4. Siga as instruções para redefinir a senha que lhe foram enviadas por e-mail e conclua o processo de criação de uma nova senha
5. Importante: Durante o período de acesso duplo, depois de redefinir a sua senha da Counsel Exchange:
   1. Para aceder ao BillingPoint, continue a utilizar o URL BillingPoint URL e o seu endereço de e-mail atual, mas inicie sessão com sua nova senha da Counsel Exchange
   2. Para aceder ao CounselGO, continue a utilizar o URL CounselGO e o seu endereço de e-mail atual, mas inicie sessão com sua senha da CounselGO recém-criada

Como o Counsel Exchange difere do CounselGO e do BillingPoint?

O Counsel Exchange se baseia nos fluxos de trabalho confiáveis nos quais clientes e fornecedores já confiam hoje por meio do CounselGO e do BillingPoint.

Fluxos de trabalho essenciais, como envio de faturas, gerenciamento de registro de horas (timekeeper) e taxas, colaboração em orçamentos, compartilhamento de arquivos e visibilidade de status, continuam no Counsel Exchange. 

O que muda é a experiência em torno desses fluxos de trabalho. 

O Counsel Exchange apresenta: 

• Uma experiência mais clara e moderna para os fornecedores 
• Navegação mais intuitiva e orientação sobre o fluxo de trabalho 
• Melhor visibilidade do status das faturas e do feedback de validação 
• Maior colaboração entre equipes jurídicas e fornecedores 

Uma base de plataforma escalável para inovação futura e recursos habilitados para IA 

O Counsel Exchange foi projetado para preservar fluxos de trabalho críticos, ao mesmo tempo em que melhora a usabilidade, a consistência e a escalabilidade a longo prazo.

O que é “Ativação”?

A ativação do Counsel Exchange marca a transição para uma experiência modernizada de colaboração com fornecedores e faturamento eletrônico. Ela reúne os principais recursos do BillingPoint e do CounselGO em uma única plataforma com uma interface mais intuitiva, desempenho aprimorado e fluxos de trabalho otimizados.

Não se trata de uma migração, mas de uma transição orientada que permite que os fornecedores comecem a usar o Counsel Exchange enquanto os sistemas atuais permanecem disponíveis durante a implementação. Com comunicações estruturadas, treinamento e um cronograma em fases, a ativação foi projetada para minimizar interrupções e apoiar a adoção.

Qual é o processo de ativação?

• 18 de maio: Os clientes da OnitX, SimpleLegal e Unity começam a receber comunicações de ativação, cronogramas e materiais de apoio 
• 1º de junho: Os fornecedores do BillingPoint e do CounselGO começam a receber comunicações de ativação, cronogramas e materiais de treinamento
• Observação: a Onit entrará em contato com os fornecedores em nome dos clientes 
• 15 de junho: Banners no aplicativo aparecem no BillingPoint e no CounselGO para notificar os fornecedores sobre a ativação iminente e o cronograma 
• 13 de julho: O Counsel Exchange é ativado
• Os fornecedores podem começar a usar o novo sistema 
• Os sistemas antigos (BillingPoint e CounselGO) permanecem acessíveis durante este período de transição 
• 17 de agosto: O acesso ao BillingPoint e ao CounselGO é encerrado
• O Counsel Exchange passa a ser o único ponto de acesso para envio de faturas, relatórios e todas as atividades dos fornecedores

O que é exigido dos usuários do OnitX, SimpleLegal e Unity?

Revise os materiais de ativação: Revise cuidadosamente todas as comunicações e recursos de ativação fornecidos, juntamente com os materiais deste Kit de Sucesso. Eles descreverão os principais prazos, expectativas e o que esperar durante a transição para o Counsel Exchange. 

Comunique-se com sua equipe: informe suas equipes internas sobre a transição que está por vir para garantir o alinhamento e a preparação. A Onit cuidará de todas as comunicações com os fornecedores em seu nome, mas você também pode entrar em contato com seus fornecedores de forma proativa, se preferir.

Apoie a preparação dos fornecedores: A Onit se comunicará diretamente com os fornecedores em seu nome, mas sua atenção e reforço podem ajudar a garantir o engajamento. Incentive os fornecedores a revisar os materiais e concluir o treinamento antes da ativação.

Revisão do treinamento (opcional): Não é necessário nenhum treinamento para seus usuários internos, pois não há alterações no seu sistema ELM. No entanto, materiais de treinamento estão incluídos neste Kit de Sucesso caso sua equipe queira revisar ou se familiarizar com o Counsel Exchange.

Entre em contato em caso de dúvidas: Se tiver alguma dúvida ou precisar de suporte em qualquer momento durante a ativação, entre em contato com o Suporte, seu Gerente de Sucesso do Cliente ou seu Gerente de Contas. 

Não é necessária nenhuma configuração técnica: Nenhuma ação técnica é necessária por parte de sua equipe. A ativação será gerenciada pela Onit, e os fornecedores serão orientados sobre o acesso e a integração. Você pode continuar com as atividades normais até o início da ativação.

O que é exigido dos fornecedores?

Revise as comunicações e o cronograma de ativação: revise atenciosamente todas as comunicações da Onit relacionadas ao Counsel Exchange. Elas descreverão datas importantes, expectativas e quando as mudanças ocorrerão, para que você possa se planejar adequadamente. 

Conclua o treinamento e revise os materiais: Recomendamos enfaticamente que revise os materiais de treinamento e guias fornecidos antes da ativação. O Counsel Exchange foi concebido para ser intuitivo, mas familiarizar-se antecipadamente com o seu funcionamento ajudará a garantir uma transição harmoniosa. 

Prepare-se para a transição: Esteja ciente das próximas datas de ativação e encerramento do BillingPoint e do CounselGO. Planeje começar a usar o Counsel Exchange a partir de 13 de julho e faça a transição completa de todas as atividades antes que os sistemas antigos sejam desativados. 

Atualização das credenciais de login: Os fornecedores continuarão usando as mesmas credenciais de nome de usuário; no entanto, será necessário redefinir sua senha na primeira vez que fizer login no Counsel Exchange.

Fique atento às notificações no aplicativo: preste atenção aos banners e lembretes no BillingPoint e no CounselGO, pois eles reforçarão as datas importantes e fornecerão orientações úteis antes da ativação. 

Entre em contato em caso de dúvidas: Se tiver alguma dúvida ou precisar de suporte, entre em contato com o Suporte da Onit usando os recursos fornecidos em suas comunicações.

Treinamento e capacitação sobre o produto

Treinamento

Unity Counsel Exchange: Fundamentos para fornecedores

Guias do produto

Continuamos a expandir esta biblioteca com mais tutoriais e práticas recomendadas.

Guia do usuário das configurações principais do Counsel Exchange
Guia do usuário do Counsel Exchange para OnitX
Guia do usuário do Counsel Exchange para SimpleLegal e Unity

Como entrar em contato com o suporte

Em qualquer página do Counsel Exchange, clique no botão azul “Get Help” (Obter ajuda) no canto inferior direito da tela, OU 

Clique no círculo azul claro no canto superior direito — esse círculo conterá suas iniciais ou foto de perfil. Em seguida, clique em “Contact Support”  (Contate o suporte). Isso abrirá a janela de chat “Get Help”.  

Se o chatbot não conseguir responder a alguma das suas perguntas sobre como fazer algo, você pode facilmente usá-lo para enviar um ticket à equipe de suporte na mesma janela do chat.

Termos atualizados para fornecedores

O Counsel Exchange passará a operar sob Termos e Condições atualizados, que regerão o uso da nova plataforma 

O uso continuado do Counsel Exchange após a ativação indica a aceitação desses termos atualizados 

Ser-lhe-á solicitado que reveja e aceite os termos e condições atualizados na primeira vez que aceder ao Counsel Exchange a partir de 17 de Agosto 

As atualizações nos Termos e Condições refletem a transição para o Counsel Exchange. As principais diferenças incluem:

• Adição de uma nova Seção 2.1 que esclarece qual entidade da Onit emitirá a fatura caso você tenha migrado do CounselGO.
• Adição de uma nova Seção 9 que permite à Onit utilizar e incorporar IA nos Serviços, bem como os termos relacionados a tal uso de IA.
• Atualização da Seção 8.6 — um novo link para nossa Política de Privacidade atualizada.
• Atualização da Seção 10.5 — a lei aplicável agora é a do Estado da Geórgia

Perguntas e respostas frequentes

Ainda poderei acessar o BillingPoint ou o CounselGO após a ativação?
Sim. Haverá um período de acesso duplo de 5 semanas durante o qual você poderá usar tanto o seu sistema atual (BillingPoint ou CounselGO) quanto o Counsel Exchange. Após 17 de agosto, o Counsel Exchange se tornará o único portal para todas as atividades dos fornecedores.

Preciso criar um novo login ou minhas credenciais atuais funcionarão?
Não é necessário criar um novo login. Você usará seu nome de usuário atual para acessar o Counsel Exchange; no entanto, será necessário redefinir sua senha na primeira vez que fizer login pelo novo URL do Counsel Exchange

Há algum período de inatividade previsto durante o período de ativação?
Não. Não há nenhum período de inatividade planejado durante a ativação, e você poderá continuar seu trabalho sem interrupção.

O que acontece se eu não começar a usar o Counsel Exchange até a data de ativação?
Após o término do período de transição, o acesso ao BillingPoint e ao CounselGO será desativado. Todas as atividades deverão ser realizadas no Counsel Exchange.

Preciso migrar meus dados ou faturas atuais?
Não. Todos os seus dados — incluindo faturas, assuntos e arquivos — estarão automaticamente disponíveis no Counsel Exchange. Não é necessária nenhuma ação de sua parte.

Minhas faturas e relatórios históricos ainda estarão disponíveis no Counsel Exchange?
Sim. Todos os dados históricos, incluindo faturas, assuntos e relatórios, estarão acessíveis no Counsel Exchange.

É necessário fazer um treinamento antes de começar a usar o Counsel Exchange?
Não é necessário fazer um treinamento, mas é recomendado. Embora a experiência seja semelhante à do BillingPoint e do CounselGO, revisar os materiais fornecidos ajudará sua equipe a se familiarizar com a interface atualizada.

Com quem devo entrar em contato se tiver problemas durante a ativação?
Você pode entrar em contato com o Suporte da Onit para quaisquer dúvidas, solução de problemas ou assistência durante o processo de ativação, seguindo as etapas descritas na seção “Como entrar em contato com o suporte” acima.

Houve alguma mudança na forma como as faturas são enviadas?
O processo geral permanece o mesmo. Embora a interface tenha sido atualizada, o envio de faturas segue um fluxo de trabalho semelhante ao que você utiliza atualmente.

Haverá alguma mudança nas diretrizes de faturamento ou nos fluxos de trabalho de aprovação?
Não. Suas diretrizes de faturamento e fluxos de trabalho de aprovação atuais permanecerão inalterados.

Os fornecedores podem continuar enviando faturas nos sistemas antigos durante o período de transição?
Sim. Durante o período de acesso duplo de 5 semanas, você poderá enviar faturas tanto no BillingPoint/CounselGO quanto no Counsel Exchange. Após 17 de agosto, todos os envios deverão ser feitos pelo Counsel Exchange.

Como a Onit comunicará atualizações ou lembretes importantes durante a implementação?
Você receberá comunicações regulares da Onit, incluindo atualizações semanais com datas importantes, lembretes e próximos passos ao longo do período de ativação.

Cos’è “Counsel Exchange”?

Navigazione nella dashboard di Counsel Exchange

Counsel Exchange è la prossima evoluzione dei servizi di fatturazione elettronica di Onit. Counsel Exchange integra CounselGO e BillingPoint con un aggiornamento reattivo dell’interfaccia utente e un’esperienza utente moderna, migliorando la velocità, l’accessibilità e la navigazione intuitiva, riducendo i tempi di formazione dei fornitori e potenziando l’adozione del nuovo sistema.

Come accedere a Counsel Exchange

1. Vai a counselexchange.onit.com
2. Fai clic su “Password dimenticata”
3. Inserisci l’indirizzo e-mail che hai usato in precedenza per accedere a BillingPoint o a CounselGO
4. Segui le istruzioni per reimpostare la password che sono state inviate via e-mail e svolgi la procedura per creare una nuova password
5. Importante: Durante il periodo di doppio accesso, dopo aver reimpostato la password per Counsel Exchange:
   1. Per accedere a BillingPoint, continua a utilizzare l’URL di BillingPoint e il tuo indirizzo e-mail attuale, ma effettua il login utilizzando la password che hai appena creato per Counsel Exchange
   2. Per accedere CounselGO, continua a utilizzare l’URL di CounselGO e il tuo indirizzo e-mail attuale, ma effettua il login utilizzando la password usata in precedenza per CounselGO

Quali sono le differenze tra Counsel Exchange e CounselGO / BillingPoint?

Counsel Exchange si basa sui flussi di lavoro affidabili che, già ora, clienti e fornitori utilizzano tramite CounselGO e BillingPoint.

I flussi di lavoro principali, quali ad esempio l’invio delle fatture, la gestione delle scadenze e delle tariffe, la collaborazione in termini di budget, la condivisione dei file e la visibilità dello stato, continuano all’interno di Counsel Exchange. 

Ciò che cambia è l’esperienza intorno a tali flussi di lavoro. 

Counsel Exchange introduce quanto segue: 

• Un’esperienza fornitore più chiara e moderna 
• Navigazione e guida più intuitive ai flussi di lavoro 
• Una migliore visibilità dello stato delle fatture e del feedback di convalida 
• Una maggiore collaborazione tra team legali e fornitori 

Una piattaforma scalabile di base per l’innovazione futura e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale. 

Counsel Exchange è un sistema progettato per proteggere i flussi di lavoro critici migliorando al contempo usabilità, coerenza e scalabilità a lungo termine.

Cosa significa “Attivazione”?

L’attivazione di Counsel Exchange segna il passaggio a una collaborazione tra fornitori e a un’esperienza di fatturazione elettronica più moderne. Riunisce le funzionalità principali di BillingPoint e CounselGO in un’unica piattaforma con un’interfaccia più intuitiva, prestazioni migliorate e flussi di lavoro semplificati.

Non si tratta di una migrazione, bensì di una transizione guidata che consente ai fornitori di iniziare a utilizzare Counsel Exchange mentre i sistemi esistenti restano disponibili durante l’implementazione del nuovo sistema. Grazie a comunicazioni strutturate e alla formazione, insieme a una tempistica scaglionata, l’attivazione è progettata per ridurre al minimo le interruzioni delle attività e l’adozione dell’assistenza.

Cos’è il processo di attivazione?

• 18 maggio: i clienti di OnitX, SimpleLegal e Unity iniziano a ricevere comunicazioni, tempistiche e materiali di supporto riguardanti l’attivazione 
• 1° giugno: i fornitori di BillingPoint e CounselGO iniziano a ricevere comunicazioni, tempistiche e materiali di formazione riguardanti l’attivazione 
• Nota: Onit contatterà i fornitori per conto dei clienti 
• 15 giugno: iniziano ad apparire i banner in-app in BillingPoint e CounselGO per avvisare i fornitori della prossima attivazione e delle tempistiche 
• 13 Luglio: Counsel Exchange viene attivato
• I fornitori possono iniziare a utilizzare il nuovo sistema 
• I sistemi precedenti (BillingPoint e CounselGO) restano accessibili durante questo periodo transitorio 
• 17 agosto: l’accesso a BillingPoint e CounselGO viene dismesso 
• Counsel Exchange diventa il punto d’accesso unico per l’invio delle fatture, la rendicontazione e tutte le attività dei fornitori

Cosa viene richiesto agli utenti di OnitX, SimpleLegal e Unity?

Consultare i materiali riguardanti l’attivazione: esaminare attentamente tutte le comunicazioni e le risorse di attivazione fornite, insieme ai materiali contenuti in questo kit per il successo dell’attivazione. Questi materiali definiranno le tempistiche principali, le aspettative e cosa fare in anticipo durante la transizione a Counsel Exchange. 

Comunicare con i team: informare i team interni sulla prossima transizione, per garantire allineamento e disponibilità. Onit gestirà tutte le comunicazioni dei fornitori a nome tuo; tuttavia, se scegli di collegarti in modo proattivo con i tuoi fornitori, puoi farlo senza problemi.

Sostenere la disponibilità dei fornitori: Onit comunicherà direttamente con i fornitori a nome tuo, ma la tua consapevolezza e il tuo rinforzo possono contribuire a garantire un maggiore coinvolgimento.

Incoraggiare i fornitori a esaminare i materiali e a completare la formazione prima dell’attivazione.

Revisione della formazione (facoltativa): non è richiesta alcuna formazione per gli utenti interni, in quanto non vi sono modifiche al sistema ELM. Tuttavia, se il tuo team desidera esaminare o acquisire familiarità con Counsel Exchange, in questo kit sono inclusi i materiali per la formazione.

Contattare il servizio di assistenza per porre domande: in caso di domande o se servisse aiuto in qualsiasi momento durante l’attivazione, è possibile contattare il servizio di assistenza, il responsabile dei clienti o il responsabile degli account. 

Nessuna configurazione tecnica richiesta: non è richiesta alcun intervento tecnico da parte del team. L’attivazione verrà gestita da Onit e i fornitori saranno guidati durante l’accesso e l’implementazione. Potrai continuare la normale attività fino all’inizio dell’attivazione.

Cosa viene richiesto ai fornitori?

Consultare le comunicazioni e la tempistica riguardanti l’attivazione: esaminare attentamente tutte le comunicazioni di Onit in merito a Counsel Exchange, che riguarderanno date principali, aspettative e tempistiche di attuazione, in modo da preparare una pianificazione appropriata. 

Completare la formazione e consultare i materiali: si consiglia vivamente di esaminare le guide e i materiali di formazione forniti prima dell’attivazione. Counsel Exchange è progettato per essere intuitivo, ma acquisire familiarità in anticipo contribuirà a garantire una transizione senza problemi. 

Prepararsi alla transizione: i fornitori devono essere consapevoli delle date di attivazione di Counsel Exchange e di dismissione per BillingPoint e CounselGO.

Pianificare l’uso di Counsel Exchange a partire dal 13 luglio e la transizione completa di tutte le attività prima della dismissione dei sistemi precedenti. 

Aggiornamento delle credenziali di accesso: i fornitori continueranno a utilizzare le stesse credenziali collegate al nome utente; tuttavia, sarà necessario reimpostare la password al primo accesso a Counsel Exchange.

Prestare attenzione alle notifiche in-app: i fornitori dovranno prestare attenzione ai banner e ai promemoria in-app all’interno di BillingPoint e CounselGO, in quanto segnaleranno le date chiave e forniranno suggerimenti utili prima dell’attivazione. 

Contattare il servizio di assistenza per porre domande: in caso di domande o se servisse aiuto, i fornitori devono contattare Onit utilizzando le risorse fornite nelle comunicazioni.

Formazione e abilitazione dei prodotti

Formazione

Unity Counsel Exchange: Elementi essenziali per i fornitori

Guide ai prodotti

Continuiamo ad espandere questa libreria con ulteriori procedure dettagliate e migliori prassi.

Guida per l’utente delle impostazioni principali di Counsel Exchange
Guida per l’utente di Counsel Exchange per OnitX
Guida per l’utente di Counsel Exchange per SimpleLegal e Unity

Per contattare il servizio di assistenza

Da qualsiasi pagina all’interno di Counsel Exchange, fai clic sul pulsante blu “Get Help” (Aiuto) nell’angolo inferiore destro dello schermo, OPPURE

Fai clic sul cerchio azzurro nell’angolo superiore destro. Il cerchio conterrà le tue iniziali o l’immagine del tuo profilo. A quel punto, fai clic su “Contact Support” (Contatta assistenza). Verrà aperta la finestra di chat “Get Help” (Aiuto). 

Se il chatbot non è in grado di rispondere a nessuna delle tue domande sulle procedure da seguire, puoi facilmente utilizzarlo per sottoporre il caso al team di assistenza nella stessa finestra della chat.

Termini & Condizioni aggiornati per i fornitori

Counsel Exchange funzionerà in base a Termini & Condizioni aggiornati, che disciplineranno l’uso della nuova piattaforma 

L’uso continuato di Counsel Exchange dopo l’attivazione indica l’accettazione di tali termini aggiornati 

A partire dal 17 agosto, la prima volta che accederete a Counsel Exchange, vi sarà richiesto di leggere e accettare gli aggiornati termini e le condizioni

Gli aggiornamenti ai Termini & Condizioni rispecchiano la transizione a Counsel Exchange. Le differenze principali includono:

• Aggiunta di una nuova Sezione 2.1 che chiarisce quale entità di Onit fatturerà in caso di migrazione da CounselGO.
• Aggiunta di una nuova Sezione 9 che consente a Onit di eseguire e incorporare l’Intelligenza Artificiale nei Servizi e nei termini relativi a tale uso dell’IA.
• Aggiornamento alla Sezione 8.6 — un nuovo link alla nostra Informativa sulla privacy aggiornata.
• Aggiornamento alla Sezione 10.5 — la legislazione vigente diventa quella dello Stato della Georgia

Domande e risposte comuni

Sarò ancora in grado di accedere a BillingPoint o CounselGO dopo l’attivazione?
Sì. Ci sarà un periodo di doppio accesso, lungo 5 settimane, in cui potrai utilizzare sia il sistema attuale (BillingPoint o CounselGO) che Counsel Exchange. Dopo il 17 agosto, Counsel Exchange diventerà il portale unico per tutte le attività dei fornitori.

È necessario creare un nuovo login oppure funzioneranno le credenziali esistenti?
Non è richiesto alcun nuovo login. Utilizzerai il tuo nome utente esistente per accedere a Counsel Exchange; tuttavia, ti verrà richiesto di reimpostare la password la prima volta che accedi tramite il nuovo URL di Counsel Exchange.

È previsto un tempo d’inattività durante il periodo di attivazione?
No. Durante l’attivazione non è pianificato alcun tempo d’inattività e potrai continuare a lavorare senza interruzioni.

Cosa succede se non inizio a utilizzare Counsel Exchange entro la data d’attivazione?
Al termine del periodo transitorio, l’accesso a BillingPoint e CounselGO verrà disattivato. Tutte le attività dovranno svolgersi in Counsel Exchange.

Devo eseguire la migrazione di dati o fatture esistenti?
No. Tutti i tuoi dati – compresi file, fatture e problematiche – saranno automaticamente disponibili in Counsel Exchange. Non è richiesto alcun intervento da parte tua.

Le mie fatture e i miei rapporti storici saranno ancora disponibili in Counsel Exchange?
Sì. Tutti i dati storici – compresi rapporti, fatture e problematiche – saranno accessibili in Counsel Exchange.

È richiesta una formazione prima di iniziare a utilizzare Counsel Exchange?
La formazione non è obbligatoria, ma è consigliata. Anche se l’esperienza è simile a quella di BillingPoint e CounselGO, la consultazione dei materiali forniti aiuterà il tuo team ad acquisire familiarità con l’interfaccia aggiornata.

Chi devo contattare se riscontro problemi durante l’attivazione?
Puoi contattare il servizio di assistenza di Onit per qualsiasi domanda, risoluzione di problemi o richiesta di assistenza durante il processo di attivazione, utilizzando le procedure descritte nella sezione “Per contattare il servizio di assistenza” nel presente documento.

Sono state apportate modifiche alle modalità d’invio delle fatture?
Il processo complessivo resta lo stesso. Anche se l’interfaccia è stata aggiornata, l’invio delle fatture segue un flusso di lavoro simile a quello utilizzato attualmente.

Verranno apportate modifiche alle linee guida di fatturazione o ai flussi di lavoro di approvazione?
No. Le linee guida di fatturazione e i flussi di lavoro di approvazione esistenti resteranno invariati.