Year: 2017

VORTEILE VON E-BILLING 

Bisher lag der Fokus der elektronischen Rechnungsstellung (E-Billing) hauptsächlich auf der Verwaltung der Rechtskosten (Legal Spend Management), der Ermittlung potenzieller Kosteneinsparungen sowie der Möglichkeit für Inhouse-Juristen, die Effizienz ihrer externen Berater zu bewerten. Dadurch bleiben die weniger offensichtlichen Vorteile, die aus einer erfolgreichen E-Billing-Implementierung resultieren, mitunter unentdeckt – doch sie sind real und können messbar gemacht werden. 

Die Vorzüge des E-Billings für Kunden sind vielfältig: Dazu zählen die Minimierung von fehlerhaft verbuchten Kosten, die Sicherstellung der Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien (Billing Guidelines) sowie die Transparenz bezüglich der Seniorität und der zugehörigen Abrechnungssätze der Anwälte, die an einem Fall arbeiten. Einige Kunden setzen ihre Abrechnungsregeln äußerst konsequent um. Dank E-Billing lässt sich die Einhaltung der Billing Guidelines automatisieren, was zu einer effizienteren und fehlerfreien Anwendung im Vergleich zu rein papierbasierten Rechnungen führt. Obwohl E-Billing in den USA weit verbreitet ist, ist auch in Großbritannien und Kontinentaleuropa eine zunehmende Tendenz erkennbar, strenge Maßstäbe hinsichtlich dessen anzulegen, was auf Rechnungen für juristische Dienstleistungen aufgeführt werden darf und was nicht. 

Gängige Billing Guidelines schreiben vor, dass externe Berater bestimmte Aktivitäten wie Telekommunikationsgebühren, Verwaltungsaufwand und Online-Recherche nicht in Rechnung stellen dürfen. Weitere Beispiele für Abrechnungsrichtlinien sind: 

• Die Kanzleien sollten angemessene Ressourcen für spezifische Aufgaben einsetzen. Beispielsweise sollten Partner nicht für Aufgaben mit eher geringerer Seniorität veranschlagt werden. 
• Kunden zahlen nur für Reisezeiten, die produktiv genutzt wurden, d.h. wenn der Anwalt während der Reise tatsächlich gearbeitet hat. 
• Kunden können festlegen, dass nur ein externer Anwalt der Kanzlei an bestimmten Arten von Meetings teilnimmt, und haben die Möglichkeit, dies zu überprüfen. 
• Verschiedene Aufgaben sollten nicht in einem Pauschalbetrag abgerechnet werden, und vage Zeitangaben sollten vermieden werden. 

Laden Sie sich unseren praktischen Leitfaden „Getting Started With Billing Guidelines“ herunter, um weitere Beispiele und Tipps zu erhalten. 

INDIREKTEN VORTEILE VON E-BILLING IN DER ANWALTSKANZLEI-KUNDEN BEZIEHUNG 

E-Billing birgt zusätzliche indirekte Vorteile in sich. Diese umfassen die Förderung engerer Arbeitsbeziehungen zwischen Kunden und ihren externen Beratern sowie die Gelegenheit, langfristig für beide Seiten positive Bindungen zu schaffen. Hier einige Beispiele:  

• Anwaltskanzleien haben die Möglichkeit, dem Kunden Zugang zu internen Daten zu gewähren, die dem Kunden normalerweise nicht zur Verfügung stehen. Hierzu zählen beispielsweise nicht abgerechnete Zeiten, nicht in Rechnung gestellte Leistungen für den Kunden sowie abgeschriebene Posten. Die Kanzleien können auch die abgerechneten Zeiten gemäß den individuellen Arbeitsaufschlüsselungs- und Kostencodes des Kunden kategorisieren, wodurch der Informationsgehalt der E-Rechnung für den Kunden optimiert wird. Dies führt insgesamt dazu, dass sowohl der Kanzlei als auch dem Kunden umfassendere Informationen zu jeder Matter zur Verfügung stehen. Dies wiederum hat nachweislich eine Steigerung der Qualität der Diskussionen zur Folge. 
• Rechtsanwaltskanzleien sollten E-Billing als eine Form des Marketings und einen zusätzlichen Service betrachten, den sie sowohl neuen als auch bestehenden Kunden anbieten können. Viele Kanzleien verfügen über umfangreiche Erfahrung im Bereich E-Billing und können daher nicht nur bei Fragen zum Thema beraten, sondern auch dabei unterstützen, Abrechnungsdaten optimal auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden abzustimmen. Heutzutage erwarten potenzielle Kunden von Kanzleien, dass diese mit E-Billing vertraut sind und nachweisen können, dass sie diesen Service zur Verfügung stellen können. 

• Die Anwendung von E-Billing kann einen neuen Dialog zwischen Kanzlei und Kunde bezüglich der Preisgestaltung von juristischer Arbeit und der Nutzung flexiblerer Kostenmodelle eröffnen. Ein Beispiel dafür ist, wenn ein Teil einer Matter auf der Basis von Zeitabrechnung erfolgt und ein anderer Teil über Pauschalpreise abgerechnet wird. Diese Form der Kostenaufschlüsselung kann nur dann effektiv umgesetzt werden, wenn beide Parteien mit der erbrachten Arbeit und dem Zeitpunkt oder der Phase der Transaktion übereinstimmen. E-Billing stellt die alleinige Möglichkeit dar, diese Art der Arbeitsaufschlüsselung zu quantifizieren und für beide Parteien sichtbar zu gestalten. 
• Last but not least zeigen mehrere Studien, dass die Verwendung von E-Billing-Software zu einer schnelleren Bezahlung der Anwaltsrechnungen führt. Die Verwendung von E-Billing-Tools reduziert den manuellen Arbeitsaufwand des Kunden für die Rechnungsvalidierung erheblich, sodass die Rechnungsgenehmigung und letztendlich die Bezahlung der Rechnungen schneller erfolgen können. 

Die vorgestellten Punkte verdeutlichen die vielfältigen Vorteile, die der Einsatz von E-Billing-Software für die Arbeitsbeziehung zwischen Rechtsanwaltskanzleien und ihren Mandanten bieten kann. Diese Verbindung basiert auf Transparenz und erfordert eine aktive Vermeidung von Informationsasymmetrien. Dies bezieht sich nicht nur auf den Inhalt des jeweiligen Rechtsfalls, in dem die Kanzlei den Kunden berät, sondern auch auf die damit verbundenen Kosten. 

Moderne E-Billing-Anbieter wie Onit haben sich dazu verpflichtet, die Nutzung von E-Billing zu einem nahtlosen Prozess sowohl für den Kunden als auch für die Kanzleien zu machen. Die Legal Spend Management Lösung BusyLamp eBilling.Space zielt darauf ab, die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien zu optimieren. Rechtsabteilungen sind oft besorgt über steigende Beratungskosten und die Notwendigkeit einer strukturierten Kommunikation mit externen Kanzleien, insbesondere im Zusammenhang mit Rechnungsstellung und Abrechnung. Genau hier setzen wir an und bieten Lösungen an, um die Ausgaben für externe Rechtsberatung zu reduzieren und die partnerschaftliche Zusammenarbeit zu stärken. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo und erfahren Sie mehr.

Der Geschäftsprozess der elektronischen Rechnungsstellung (Legal e-Billing) zwischen der internen Rechtsabteilung und externen Anwälten nimmt stetig zu und es existieren viele erfolgreiche Implementierungen, von denen wir lernen können. Dabei gibt es einige Erfolgsfaktoren, die bei der Einführung von e-Billing hilfreich sein können und dazu beitragen, dass sowohl die interne Rechtsabteilung als auch die Anwaltskanzleien in vollem Umfang von den Veränderungen profitieren. 

 Zwar ist das Thema Legal e-Billing in der Rechtsbranche inzwischen allgemein verbreitet, doch scheint es immer noch an detaillierten Informationen und Fachwissen zu mangeln, wenn es um die genauen Schritte geht, die sowohl die Inhouse Rechtsabteilung als auch die Anwaltskanzlei unternehmen müssen, um e-Billing zum Erfolg zu führen. 

Oberflächlich betrachtet mag e-Billing aus der Perspektive von internen Rechtsteams recht einfach erscheinen. Wir sind jedoch der Meinung, dass sich viele Rechtsabteilungen der Probleme nicht bewusst sind, die auftreten können, wenn eine e-Billing-Initiative nicht von Anfang an mit den erforderlichen Mitteln ausgestattet ist oder das Projekt nicht richtig verwaltet wird. Auch gibt es eine Reihe von „Best Practices“, die Rechtsteams kennen und anwenden sollten, um die Möglichkeiten von Legal e-Billing zu maximieren. 

Unserer Erfahrung nach sollten einige Vorbereitungen für e-Billing getroffen werden, bevor Rechtsabteilungen sich an ihre externen Kanzleien wenden, um ein e-Billing-Projekt durchzuführen – entweder direkt oder über einen der e-Billing-Vermittler. 

ERFOLGSFAKTOR 1: 
DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Es ist wichtig, dass die Einführung von Legal e-Billing als ein zweiseitiger Prozess betrachtet wird und nicht nur als etwas, das von der internen Rechtsabteilung aufgezwungen wird. Eine Checkliste für Legal e-Billing sollte erarbeitet werden, in der die wichtigsten Fragen aufgeführt sind, welche die Anwaltskanzlei beantworten können muss, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Idealerweise sollte mit der schlussendlichen Arbeit erst begonnen werden, wenn alle Fragen beantwortet sind, da sich sonst die Umsetzung erheblich verzögern kann. 

Die Checkliste sollte die folgenden Fragen enthalten: 

• Welches LEDES-Format soll verwendet werden? 
• Welche UTBMS-Codes und welches Zeiterfassungssystem sollen verwendet werden? 
• Welche Abrechnungsregeln (e-Billing Guidelines) sollen eingeführt werden? 
• Welchen Umfang hat das Projekt – einschließlich der Mandanten und der Art der Rechtsangelegenheiten? 
• Was muss die Kanzlei tun, um eine erfolgreiche Abrechnung zu erreichen? 

Im Gegenzug zu einer strengeren und transparenteren Abrechnungsdisziplin sollte sich die Inhouse Rechtsabteilung zu einer Mindestzahlungsfrist nach Genehmigung der elektronischen Rechnung verpflichten. Wenn diese Bedingungen nicht von Anfang an vereinbart werden, ist es für die Kanzlei schwierig, nachträglich Bedingungen aufzuerlegen. 

ERFOLGSFAKTOR 2: 
AUSREICHENDE E-BILLING PROJEKT RESSOURCEN AUF KANZLEISEITE 

Legal e-Billing ist ein relativ ressourcenintensiver Prozess. Eine größere Anwaltskanzlei hat wahrscheinlich mit mehr als fünf verschiedenen e-Billing-Anbietern und verschiedenen LEDES-Formaten zu tun. Das zuständige Team muss in der Lage sein, sich in jedes System einzuloggen, die Unterschiede zu verstehen und zu wissen, was zu tun ist, wenn eine Rechnung abgelehnt wird, um die Durchlaufzeit der Rechnung zu minimieren. Darüber hinaus müssen die Systeme ständig mit neuen Informationen über Gebühren und Änderungen der Abrechnungssätze aktualisiert werden, da sie sonst vom System abgelehnt werden. Man schätzt, dass eine Firma pro 200 ausgestellten elektronischen Rechnungen im Monat eine Person zur Verwaltung der Systeme einstellen muss. Ohne die nötige Erfahrung und Kompetenz bei der Verwaltung der Systeme kann sich die Einzugsdauer erheblich verzögern. 

Interne Rechtsabteilungen müssen sich dessen bewusst sein und sicherstellen, dass sie einen e-Billing-Anbieter ausgewählt haben, der den Kanzleien bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht. Professionell aufgestellte e-Billing-Anbieter wie Onit legen den Schwerpunkt auf die schnelle und qualitativ hochwertige Beantwortung von Fragen der Anwaltskanzleien, um sicherzustellen, dass nicht nur der Kunde, sondern auch die Kanzleien den bestmöglichen Service erhalten und somit der Kreislauf von Aufträgen und Rechnungen in Gang gehalten wird. 

ERFOLGSFAKTOR 3: 
E-BILLING STAKEHOLDER VON ANFANG AN MIT EINBEZIEHEN 

E-Billing muss von einer Führungsebene aus geleitet und vorangetrieben werden und erfordert gleichzeitig den Beitrag aller am Prozess Beteiligten. In Anwaltskanzleien ist e-Billing nicht nur eine Funktion der Rechnungsabteilung. Es ist etwas, das von den Sachbearbeitern, Business Development, Finanzwesen und der Rechnungsstellung verstanden werden muss und zu dem sie aktiv beitragen müssen. Die strategische Implementierung wird noch wichtiger, wenn eine Reihe von e-Billing-Projekten mit konkurrierenden Prioritäten gleichzeitig eingeführt werden. Auch innerhalb des Unternehmens, das eine Legal Spend Management Lösung einführt, müssen alle Beteiligten in den Prozess einbezogen werden – einschließlich der Rechtsabteilung, des General Counsels und neuerdings auch des Corporate Legal Operations Teams. 

ERFOLGSFAKTOR 4: 
DURCHFÜHRBARKEIT MIT DEN INTERNEN ABRECHNUNGSPROZESSEN 

Die Einführung von e-Billing erfordert auch Ressourcen des internen Teams. Insofern unterscheidet sich die Einführung eines e-Billing-Systems nicht von jeder anderen Prozessänderung vergleichbaren Umfangs. Die Rechtsabteilungen müssen sicherstellen, dass ihre eigenen internen Prozesse und Systeme in der Lage sind, die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu maximieren. Dies kann Änderungen am Kreditorenbuchhaltungssystem bedeuten, um die elektronische Annahme von Rechnungen zu ermöglichen, sobald sie zur Zahlung freigegeben wurden. Auch die internen Rechnungsprozesse sollten den Anforderungen, die eine Umstellung auf e-Billing mit sich bringt, gerecht werden. Dies wiederum kann Änderungen der bestehenden Verfahren für die Budgetgenehmigung, die Erteilung von Anweisungen in bestimmten Rechtsangelegenheiten und die Abläufe für Rechnungsprüfung und -bezahlung bedeuten.