Category: Legal Operations

With the increased pressure on legal departments to improve efficiency and control costs, modern legal spend management solutions are a sensible option as they quickly generate savings that exceed the initial investment. E-billing automates processes and allows legal departments to identify cost-saving measures in the immediate term and by using data-driven strategies for the future. Here are six of the ways legal spend management can reduce your costs.

1. ENFORCEMENT OF LEGAL BILLING GUIDELINES

E-billing software automatically checks invoices against billing guidelines such as caps on hours, total spend, expenses, overtime, or staffing rules. Human reviewers will make mistakes and miss certain invoice and line-item violations. This is especially the case for departments with multiple guidelines or different rules for different firms. Your company’s specific rules can be loaded into the e-billing software, which then automatically evaluates invoices during processing. Non-compliant invoices that may have previously gone unnoticed will be rejected or flagged for review, and compliant invoices will automatically be approved for payment.

2. REAL-TIME COST TRANSPARENCY

E-billing offers visibility and consistency of how legal bills, matter information, and budgets are input, processed, and centrally stored. This creates greater control vs. spreadsheets by default. Modern Legal Spend Management software has additional tools to improve visibility of the entire matter lifecycle and associated costs. Onit’s European legal spend management solution BusyLamp, for example, allows law firms to enter work in progress (WIP) and draft invoices before invoicing the respective line items, so the legal department does not need to wait for the bill to get this information. Legal departments can also submit cost estimates and instruct firms directly from the software. This increased transparency makes budgeting easier and reduces unexpected costs.

3. INVOICE PROCESSING AND TIME EFFICIENCIES

As with many software tools, legal spend management dramatically improves efficiency and accuracy. With BusyLamp, information is processed digitally without needing sorting and organizing, as bills are forwarded automatically to a designated person after being checked for guideline compliance. This saves a vast amount of administration time spent doing tasks that carry the risk of significant manual errors, and some tasks are made redundant, such as data entry, scanning, and filing. Coupled with other process automation, lawyers are freed up to spend time on actual legal work, their area of expertise, not tedious manual tasks.

4. REPORTING EFFICIENCIES

Having real-time, secure, accurate, and consistent, centralized data saves time accessing and reporting on documents, matters, and financials. A lot of time is wasted by legal staff of all seniorities manually compiling reports from multiple on- and offline sources. Using Legal Spend Management software, custom reports, as required by the business, can be scheduled for automatic creation and delivered to stakeholders by email. When ad-hoc reports are inevitably needed, they can be compiled in just a few clicks.

5. LEGAL ANALYTICS FOR STRATEGIC DECISION MAKING

Over time, legal spend management creates a database of all historic matters and their associated spend, broken down into UTBMS and LEDES codes. Analytics can gain insights into legal spend and inform data-driven decision-making by comparing savings, spending trends, and budget-to-actuals across law firms, matter types, practice areas, jurisdictions, timekeeper seniority, and more. This further reduces costs and improves legal operations. E-billing captures spend accurately and comprehensively. Without it, analyzing spend is incredibly time and resource intensive. With e-billing, the legal department is armed with valuable information for long-term legal spend management. It can contribute to business goals and achieve year-over-year improvements, becoming a driver of value and savings for the company instead of a cost center.

6. VENDOR SOURCING

Modern legal spend management solutions like BusyLamp include tools to submit RFPs and cost estimates for work to law firms. Pre-structuring the requests in a consistent format ensures a fair and easily comparable response from the firms. Proposals are more likely to be competitively priced, as firms know they compete for the work. Using data from responses and estimates can empower a legal department to make more informed resourcing and budgeting decisions faster.

To find out exactly how much you can save in each area, download the Building a Business Case for e-Billing Guide, which provides calculations for each saving category that can be achieved with a legal spend management solution.

Rechtsabteilungen stehen zunehmend unter Druck, um effizienter und kostenbewusster zu arbeiten. Modernes Legal Spend Management unterstützt Sie dabei, kurzfristig Einsparungen zu erzielen, die die Anschaffungskosten übersteigen. Durch eBilling werden Prozesse automatisiert, die es Rechtsabteilungen ermöglichen, Einsparpotentiale zu realisieren und kennzahlengestützt Strategien für die Zukunft zu entwickeln.

Hier sind sechs Beispiele, wie Legal Spend Management zu Kosteneinsparungen führen kann. 

1. DURCHSETZUNG VON RICHTLINIEN

Durch eBilling Software werden Rechnungen automatisch gegen Vergütungsregeln wie z.B. maximale Stundensätze, Gesamtbudget, Aufwendungen, Überstunden oder Teambesetzung abgeglichen. Die manuelle Rechnungsprüfung führt dagegen häufig zu versehentlichen Abweichungen und Fehlern. Dies gilt insbesondere für Rechtsabteilungen, die mit einer Vielzahl von verschiedenen Richtlinien und Kanzleien arbeiten. Die einschlägigen Richtlinien Ihres Unternehmens werden elektronisch in die eBilling Software eingegeben und während der Rechnungsprüfung automatisch ausgewertet. Nicht konforme Rechnungen, die vorher unbemerkt blieben, werden abgelehnt oder zur nochmaligen Prüfung angezeigt. Konforme Rechnungen werden automatisch zur Zahlung freigegeben. 

Laden Sie unseren Leitfaden herunter, in dem Sie Beispiele für Billing Guidelines finden und erfahren, wie Sie diese erstellen und durchsetzen können. 

2. KOSTEN TRANSPARENZ ZUR ECHTZEIT 

eBilling zeigt kontinuierlich und transparent, wie Anwaltsrechnungen, Projektinformationen und Budgets eingegeben, verarbeitet und zentral gespeichert werden. eBilling ermöglicht so eine bessere und durchgängige Kontrolle als fehleranfällige Tabellenkalkulationen. 

Moderne Legal Spend Management-Software bietet zusätzliche Tools, um den gesamten Lifecycle von Projekten einschließlich Kosten abzubilden. Mit Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp können Kanzleien ihren Work in Progress (WIP) eingeben, bevor die entsprechenden Positionen in Rechnung gestellt werden. Dadurch erhalten Rechtsabteilungen bereits vorab einen Überblick über die laufenden Tätigkeiten. Sie können auch Kostenschätzungen eingeben und direkt über die eBilling Software mit den Kanzleien kommunizieren. Durch diese Transparenz wird die Budgetierung leichter, und Überraschungen über unerwartet hohe Kosten werden vermieden. 

3. RECHNUNGSVERARBEITUNG UND ZEITEFFIZIENZ 

Wie bei vielen Software-Tools führt Legal Spend Management zu wesentlich effizienteren und genaueren Daten. Mit eBilling werden Informationen digital verarbeitet, Rechnungen nach einem Abgleich mit den Vergütungsrichtlinien automatisch an die zuständige Abteilung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Dies spart enorm viel Zeit, weil Aufgaben wie z.B. die Eingabe von Daten, Scannen und Archivieren entfallen ebenso wie manuelle Tätigkeiten, die sehr fehleranfällig sind. Auch weitere Prozessverbesserungen führen dazu, dass Rechtsanwälte sich wieder mehr auf ihre juristischen Tätigkeiten und Expertise konzentrieren können, anstatt Zeit für einfache, administrative Aufgaben zu verwenden. 

4. REPORTING 

Sichere, genaue und zentralisierte Daten in Echtzeit machen es möglich, kurzfristig Berichte zu Verträgen und Dokumenten, Projekten und Kennzahlen zu erstellen. Viel Zeit geht dadurch verloren, dass Mitarbeiter in Rechtsabteilungen oft mühsam und trotzdem unvollständig Berichte aus verschiedenen On- und Offline-Quellen manuell zusammenstellen müssen. Mit Legal Spend Management-Software können Berichte automatisch und bedarfsgerecht erstellt und per E-Mail an die Stakeholder übermittelt werden. Auch wichtige, kurzfristige Ad-hoc-Berichte sind mit wenigen Klicks verfügbar. 

5. RECHTLICHE ANALYSEN FÜR STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN 

Durch Legal Spend Management wächst über Zeit eine Datenbank mit sämtlichen Projekten und Rechtsthemen sowie deren Kosten an, die in UTBMS- und LEDES-Codes abgelegt sind. Anhand strukturierter Analysen erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Ausgaben und können auf dieser Grundlage gezieltere Entscheidungen treffen, indem z.B. Einsparpotentiale, Ausgabeverhalten und Budgetvergleiche zwischen Kanzleien, Projektarten, Rechtsbereichen, Rechtsordnungen, Seniorität der Rechtsanwälte etc. miteinander abgeglichen werden können. Dadurch lassen sich weitere Kosten reduzieren und Legal Operations verbessern. 

eBilling gibt einen detaillierten und umfassenden Überblick über sämtliche Ausgaben. Ohne eBilling sind Auswertungen weitaus zeitraubender und personalintensiver. Systembasiert und über lange Zeiträume hinweg können Rechtsabteilungen ihr Ausgabeverhalten messen, anpassen und Einsparungen generieren. Durch eBilling können Rechtsabteilungen einen wertvollen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten, anstatt lediglich Cost Center zu bleiben. 

6. ANBIETERQUELLEN 

Moderne Software-Lösungen für Legal Spend Management wie BusyLamp enthalten Tools, um von den Kanzleien RFP’s und Kostenschätzungen für Projekte einzufordern. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats lassen sich die Angebote der Kanzleien schneller und leichter vergleichen, zudem wird im Wettbewerb um das Mandat zu attraktiveren Preisen angeboten. Auf dieser Grundlage kann eine Rechtsabteilung schneller und gezielter über eine Mandatsvergabe und dessen Budgetierung entscheiden. 

Zur Ermittlung Ihres konkreten Einsparpotentials laden Sie sich den Leitfaden zum Erstellen eines Business Case für eBilling herunter, die verschiedenen Kalkulationen für etwaige Einsparpotentiale enthält. 

Um präzise Erkenntnisse über die möglichen Einsparungen in diesen Bereichen zu gewinnen, empfehlen wir Ihnen den Leitfaden “Einen Business Case für Legal Spend Management” herunterzuladen. Dieser Leitfaden enthält Berechnungen für sämtliche Einsparungskategorien, die durch den Einsatz einer Legal Spend Management-Lösung erzielt werden können. 

When humans make decisions, they are nearly always impacted by invisible biases. And we are not the ones to blame! If anything, we will have to blame evolution for that. Humans only naturally rely on feelings, experiences, and personal views when making decisions. After all, in the past, this bias has often decided between life and death. Luckily, nowadays, the business decisions we must make daily are usually less dramatic. Yet they are equally shaped by experience, so we often stick with the tried and tested. This path often appears as “the safe choice,” but it leaves no room for improvement and might even sometimes prevent you from making the best or most cost-effective choice for your business.

Request for Proposals (RFPs) are a powerful tool to pre-empt this potential bias and choose a data-based approach to selecting the most suitable provider for your matter. A standardized template, for example, ensures that your legal teams repeatedly ask themselves and their vendors critical questions that support finding the right vendor. We have learned first-hand how crucial selecting the right vendor is to the project’s success going forward. Here, we will provide helpful tips on which features your RFP should include to best support you and your team in the decision-making process and pave the way for a successful project outcome.

BE PRECISE AND ASK THE RIGHT QUESTIONS

Be specific in your questions and provide law firms with information that gives a clear picture of the task. Precise questions are the be-all and end-all because the more general your questions are, the broader the law firms’ answers will be. Of course, you do not want to read pages and pages of marketing materials from law firms, which exist to represent themselves positively but are ultimately not a good decision-making aid. To get away from the so-called “gut feeling” and marketing materials, determine a set of questions that tells you which law firm is best for the upcoming project and your company. From the law firm’s point of view, it is helpful to have as much information as possible about the matter and, if relevant, about your industry to formulate precise answers and for them to respond with an offer. The more specific your questions are, the more likely you are to receive well-prepared answers that will help you to find legal advice that suits you and your business. Allow enough time for the drafting; you will usually get it back afterward because the RFP process will benefit from it.

HOW CAN BUSYLAMP HELP YOU STREAMLINE THIS PART OF THE PROCESS?

Frequently, a simple document or spreadsheet is used to gather and send a set of questions to law firms – it takes no tech expert to know that there are more modern and efficient solutions. Onit’s European legal spend management solution BusyLamp eBilling.Space, for example, summing compilation of relevant answers for your evaluation. This gives you summarized tabular data supported by graphs, allowing you to compare responses instantly. The RFP module asks law firms specifically for the information relevant to you and provides specialized templates, e.g., for finance and M&A transactions. Therefore, all the information in the law firms’ responses is in a standardized format of your choosing and adapts flexibly to subsequent changes.

ESSENTIAL FUNCTIONS THAT SPEED UP YOUR SOURCING-PROCESS

Depending on the complexity of the matter, it is good practice to allow law firms to take up to three or four weeks to answer all your questions. We understand that there are often more urgent cases in the work schedule where the law firms need an almost immediate response – e.g., in corporate cases or an M&A acquisition. BusyLamp provides a functionality especially valuable for these specific cases, allowing users to limit the time to file a response. Additionally, software solutions generally save a significant amount of your time in the RFP process because answers on staffing, costs, hours, etc., will be received uniformly formatted, which allows a simple and intuitive comparison of the answers received. This leaves valuable time for other tasks, especially if your project is already very time critical.

DON’T FORGET TO NEGOTIATE

Ask the law firms about alternative cost structures and possibilities for discounting. Negotiation is possible, and it can be done without difficulty in a software-based environment. Finally, you do not want to simply receive an overview of standard rates. If law firms add to or adjust their responses after the initial offer, you will need to reassemble data at this point and track the changes. As an in-house legal team, you should be able to back up your negotiation results with numbers at any time. If a law firm revises its offer during the RFP process, you will want to note this later in your reports. A good negotiation result can make you feel good, but you should have clear numbers up your sleeve to back this up. BusyLamp works for you and records if the offer has changed during the RFP process. For example, it points out whether an hourly rate has changed within an RFP (i.e., if the rate was lowered compared to the previous response).

KICK-OFF FOR A SUCCESSFUL COLLABORATION

In BusyLamp, the RFP module is only the first step in creating and managing the matter. After interviewing, evaluating, and selecting the law firm, the data from the RFP module is applied to a new matter with the corresponding budget settings by simply clicking one button. In the same step, the law firm receives an invitation to start collaborating on the matter in BusyLamp. If desired, it is possible to have the matter checked and the budget approved by the departments responsible with our approval module. Software-powered RFP processes are a time and resource-saving alternative to the old-fashioned and clunky manual processes. In conclusion, a powerful RFP tool is essential for selecting your vendor. It bypasses the urge to act based on biases and allows a data-driven approach instead. Doing that decisively shapes the outcome of the overall project’s success.

BusyLamp is acknowledged by our clients for its value-adding, continuously enhanced RFP tool. With the right decision made, the entire matter management cycle can be followed up in our legal spend management solution — a vital asset in times of remote working.

Request a demo of eBilling.Space today and see our RFP functionality for yourself.

Wenn Menschen Entscheidungen treffen, werden sie fast immer von nicht sichtbaren Vorurteilen beeinflusst. Und daran sind nicht wir schuld! Wenn überhaupt, dann müssen wir die Evolution dafür verantwortlich machen. Es ist nur natürlich, dass sich Menschen bei ihren Entscheidungen auf Gefühle, Erfahrungen und persönliche Ansichten verlassen. Schließlich hat diese Voreingenommenheit in der Vergangenheit oft über Leben und Tod entschieden… 

Zum Glück sind die geschäftlichen Entscheidungen, die wir heute täglich treffen müssen, meist weniger dramatisch. Dennoch sind sie ebenso von Erfahrungen geprägt, so dass wir oft dazu neigen, uns an das Bewährte zu halten. Dieser Weg erscheint oft als „die sichere Wahl“, aber er lässt keinen Raum für Verbesserungen und kann Sie manchmal sogar daran hindern, die beste oder kostengünstigste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen. 

Angebotsanfragen (Request for Proposals oder RFPs) sind ein wirksames Instrument, um dieser potenziellen Voreingenommenheit vorzubeugen und einen datengestützten Ansatz für die Auswahl des am besten geeigneten Anbieters für Ihre Rechtsangelegenheit zu wählen. Eine standardisierte Vorlage stellt beispielsweise sicher, dass Ihre Rechtsteams sich selbst und ihren Anbietern immer wieder kritische Fragen stellen, die die Suche nach dem richtigen Anbieter unterstützen. 

Wir von Onit haben aus erster Hand erfahren, wie entscheidend die Auswahl des richtigen Anbieters für den Erfolg des Projekts ist. Daher möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps geben, welche Merkmale Ihre Ausschreibung enthalten sollte, um Sie und Ihr Team bei der Entscheidungsfindung bestmöglich zu unterstützen und so den Weg für ein erfolgreiches Projektergebnis zu ebnen. 

PRÄZISE SEIN UND DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Das Wichtigste zuerst: Seien Sie bei Ihren Fragen konkret und geben Sie den Anwaltskanzleien Informationen, die ein klares Bild der Aufgabe vermitteln. Präzise Fragen sind das A und O, denn je allgemeiner Ihre Fragen sind, desto allgemeiner werden die Antworten der Kanzleien ausfallen. Natürlich wollen Sie nicht seitenweise Marketingmaterialien von Kanzleien lesen, die dazu da sind, sich möglichst positiv darzustellen, aber letztlich keine gute Entscheidungshilfe sind. Um von dem so genannten „Bauchgefühl“ und den Marketingmaterialien wegzukommen, ist es wichtig, eine Reihe von Fragen zu bestimmen, die Ihnen wirklich sagen, welche Kanzlei für das anstehende Projekt und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Aus Sicht der Anwaltskanzleien ist es hilfreich, möglichst viele Informationen über die Rechtsangelegenheit und ggf. über Ihre Branche zu haben, um präzise Antworten formulieren und mit einem Angebot antworten zu können. Je spezifischer Ihre Fragen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie gut vorbereitete Antworten erhalten, die Ihnen helfen, eine Rechtsberatung zu finden, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Planen Sie genügend Zeit für die Ausarbeitung ein, da Sie diese in der Regel im Nachhinein wieder zurückgewinnen, weil sie dem Ausschreibungsverfahren zugutekommt. 

WIE KANN BUSYLAMP EBILLING.SPACE IHNEN HELFEN, DIESEN TEIL DES PROZESSES ZU OPTIMIEREN? 

Häufig wird ein einfaches Dokument oder eine Tabellenkalkulation verwendet, um eine Reihe von Fragen zu sammeln und an die Anwaltskanzleien zu senden – man muss kein „Techie“ sein, um zu wissen, dass es heutzutage modernere und effizientere Lösungen gibt. Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space bietet zum Beispiel ein Umfragemodul, mit dem Sie die sonst zeitaufwändige Zusammenstellung der für Ihre Auswertung relevanten Antworten umgehen können. So erhalten Sie zusammengefasste, tabellarische und grafisch unterstützte Daten, mit denen Sie die Antworten sofort vergleichen können. Das RFP-Modul fragt Kanzleien gezielt nach den für Sie relevanten Informationen ab und bietet darüber hinaus spezielle Vorlagen, z.B. für Finanz- und M&A-Transaktionen. Alle Informationen in den Antworten der Anwaltskanzleien liegen somit in einem von Ihnen gewählten standardisierten Format vor und lassen sich flexibel an spätere Änderungen anpassen. 

WESENTLICHE FUNKTIONEN, DIE IHREN BESCHAFFUNGSPROZESS BESCHLEUNIGEN 

Je nach Komplexität der Rechtsangelegenheit sollten die Anwaltskanzleien bis zu drei oder vier Wochen Zeit für die Beantwortung aller Ihrer Fragen haben. Wir wissen, dass es oft dringende Fälle gibt, in denen die Anwaltskanzleien fast sofort antworten müssen – z. B. in Unternehmensangelegenheiten oder bei M&As. BusyLamp bietet eine besonders wertvolle Funktion für diese speziellen Fälle, die es den Nutzern ermöglicht, die Zeit für die Einreichung einer Antwort zu begrenzen. Darüber hinaus sparen Softwarelösungen im Allgemeinen viel Zeit im Ausschreibungsprozess, da die Antworten zu Personal, Kosten, Stunden usw. in einem einheitlichen Format eingehen, was einen einfachen und intuitiven Vergleich der erhaltenen Antworten ermöglicht. So bleibt wertvolle Zeit für andere Aufgaben, insbesondere wenn Ihr Projekt bereits sehr zeitkritisch ist. 

VERGESSEN SIE NICHT ZU VERHANDELN 

Erkundigen Sie sich bei den Anwaltskanzleien nach alternativen Kostenstrukturen und Möglichkeiten für Preisnachlässe. Verhandeln ist schließlich möglich, und in einer softwaregestützten Umgebung ist dies auch problemlos umsetzbar. Schließlich möchten Sie nicht nur einen Überblick über die Standardsätze erhalten. Wenn Anwaltskanzleien ihre Antworten nach dem ersten Angebot ergänzen oder anpassen, müssen Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt neu zusammenstellen und die Änderungen verfolgen. Als internes Rechtsteam sollten Sie in der Lage sein, Ihre Verhandlungsergebnisse jederzeit mit Zahlen zu untermauern. Wenn eine Anwaltskanzlei ihr Angebot während des Ausschreibungsprozesses ändert, sollten Sie dies später in Ihren Berichten vermerken. Ein gutes Verhandlungsergebnis gibt Ihnen ein gutes Gefühl, aber auch hier sollten Sie klare Zahlen in der Hinterhand haben, um dies zu belegen. BusyLamp übernimmt diese Arbeit für Sie und hält fest, ob sich das Angebot während des Ausschreibungsprozesses geändert hat. So wird z. B. angezeigt, ob sich ein Stundensatz innerhalb einer Ausschreibung geändert hat (d. h. ob der Stundensatz im Vergleich zur vorherigen Antwort gesenkt wurde). 

AUFTAKT FÜR EINE ERFOLGREICHE ZUSAMMENARBEIT 

In BusyLamp ist das RFP-Modul nur der erste Schritt bei der Erstellung und Verwaltung der Rechtsangelegenheit. Nach der Befragung, Bewertung und Auswahl der Anwaltskanzlei werden die Daten aus dem RFP-Modul mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche in einer neuen Matter mit den entsprechenden Budgeteinstellungen übernommen. Im gleichen Schritt erhält die Kanzlei eine Einladung zur Mitarbeit an der Matter in BusyLamp. Auf Wunsch ist es sogar möglich, die Rechtsangelegenheit mit unserem Freigabemodul von den zuständigen Abteilungen prüfen und das Budget genehmigen zu lassen. Softwaregestützte Ausschreibungsprozesse sind eine zeit- und ressourcenschonende Alternative zu den altmodischen und schwerfälligen manuellen Prozessen. 

Abschließend lässt sich sagen, dass ein leistungsfähiges RFP-Tool für die richtige Auswahl Ihres Anbieters unerlässlich ist. Es umgeht den Drang, auf der Grundlage von Vorurteilen zu handeln, und ermöglicht stattdessen einen datengesteuerten Ansatz. Auf diese Weise wird das Ergebnis des Gesamterfolgs des Projekts entscheidend beeinflusst. 

BusyLamp eBilling.Space wird von unseren Kunden für sein wertsteigerndes RFP-Tool geschätzt, das in den letzten Monaten kontinuierlich verbessert wurde. Wenn die richtige Entscheidung getroffen wurde, kann der gesamte Zyklus der Rechtsangelegenheit in unserer Lösung für das Legal Spend Management nachverfolgt werden. Ein Vorteil, der insbesondere in Zeiten von remote und hybriden Arbeitsmodellen sehr wichtig ist.  

Legal operations is gradually becoming one of the most important disciplines for legal departments around the globe. Broadly speaking, legal operations encompasses all the responsibilities of a legal department that are not the law itself, including spend management, increasing efficiency and productivity of the legal department, vendor management, legal technology implementation. It is, therefore, multi-faceted with many roles and responsibilities and enables legal counsel to focus on providing legal advice in the most valuable and productive way possible. A legal operations team needs a wide range of skills to generate the best outcomes.

Fortunately, the legal operations head does not need to be perfect in those areas, as they can sometimes build a diverse team around them. Nevertheless, an excellent legal operations manager should always strive to develop generalist skills to mentor and lead the specialists within the team. Those with teams are the fortunate ones, though. A solo legal operations manager runs most legal operations functions in Europe, and it is even more critical that this person develops the necessary key skills.

Whether you’re already in the job or aspire to transition into legal operations, here are five essential skills every legal operations professional should have or be actively working on improving, especially if they are in a “team of one.”

1. STAKEHOLDER MANAGEMENT AND COMMUNICATION

A legal operations manager needs to define and identify the relevant stakeholders for projects to understand their needs and address them while balancing competing requirements and priorities. On occasion, final budget decisions will be made in other departments of the organization, so maintaining effective communication and a positive relationship with all stakeholders is vital. The legal operations director is the link between the legal department and the rest of the organization, ensuring stakeholders are involved and updated. This may also entail influencing stakeholders to buy into a project in the first place by identifying how the project benefits the wider business. As other departments may be unfamiliar with the legal department’s workflow and the resulting obstacles, a legal operations manager must be able to explain projects and benefits in terms that make sense outside of the legal silo. They should be able to network and communicate with people at several levels throughout the organization. As Ben Eason, Head of Legal Transformation at Barclays, says, “Evidence of flexibility, interchangeability, negotiation, and managing stakeholders are crucial. These skills are arguably the most important for legal operations success.”

2. LEGAL DEPARTMENT BUDGETING

A legal operations manager should be able to manage and calculate the budget the legal department has and the budget it might need, even if this responsibility is outside their remit. Reliable, stable financial planning will help the legal department to develop consistently. While there should be an understanding of previous and actual budgets, as this helps with forecasting, actually planning the future is more important. The legal department will constantly be pressured to be more efficient, and resource optimization is key to success. Part of the job will be to spot new cost-saving opportunities. Spend management tools can make the visibility of these metrics, and therefore decision making, much easier. The legal operations director should have the acumen to acquire a budget for a project when there isn’t one by communicating with the budget holder/s and creating a business case that advocates what is best for the legal department and the whole organization. This links with stakeholder management and communication skill in that the business case must resonate with the budget holder/s aims and objectives, not just the legal department.

3. LEGAL TECHNOLOGY KNOWLEDGE

Technology is playing an ever more significant role in the role of a legal operations manager as legal departments strive to become more agile, collaborative, and efficient. A legal operations head needs to have an innovative and curious approach to problem-solving. They should be confident in rolling out tech (or knowing where to go for help) and have the ability to plan and implement a long-term process and technology roadmap. The rapidly evolving legal technology landscape can cause distractions, so staying up to date with legal tech trends and new entrants to the market to avoid any sense of overwhelm is important. This also helps the legal operations manager ensure projects and plans stay true to the department’s objectives. The ability to critically evaluate the relevance of the current plan and pivot quickly if required is essential. Since many lawyers are still doing repetitive and time-consuming tasks manually, the legal operations manager should find solutions to streamline and/or automate these processes by using existing enterprise tech or evaluating legal-specific vendors. An excellent legal operations head will know how to map out current processes and decide which can be improved by changing processes vs. those which require technology to solve and then prioritize accordingly.

4. FIRM AND VENDOR MANAGEMENT

In some organizations, the legal operations team manages the procurement of external legal services from law firms and vendors. In many companies, firms and vendors are traditionally selected through personal contacts or loyalty, though this status quo is being challenged more frequently now. A good legal operations manager has to turn this thinking around and focus on more effective and transparent solutions for the department. Instead of agreeing on standard pricing and staffing models, the head of legal operations should facilitate the negotiation of more flexible and transparent pricing models to create positive incentives. This can be a win-win for clients and firms, incentives such as ‘volume discounts’ encourage counsel to drive more work towards a single firm to reach the threshold that triggers a discount. Legal operations professionals not from a legal background need to familiarize themselves with how legal services are billed; rates, AFAs, LEDES, etc. They also need to approach vendor management with sensitivity to influence in-house counsel to the new way of thinking.

Legal services aren’t a commodity, and it can be challenging to quantify added value, so it is about more than “lowest cost wins.” By setting up a structured bidding request, as one example, the legal operations manager can force competitive rates from the firms while requiring counsel to objectively decide which proposal generates the most value for the cost. Another part of the work in this area is the administration of efficient onboarding for new vendors or firms. After choosing the right vendor/firm, clear rules (such as billing guidelines) must be introduced to measure the performance of the collaboration and get maximum value for money. The head of legal operations also needs to facilitate fair, transparent, and data-driven performance reviews with vendors and firms.

5. DATA LITERACY

Data literacy is vital for the work of a legal operations director. Many legal departments are making decisions inefficiently, using outdated processes such as spreadsheet reporting, anecdotal feedback, or simply “gut feel.” A legal operations professional is unlikely to start their job with sophisticated reporting tools and must be confident in navigating the existing paper or spreadsheet reports to find the needed data. While there is no need for a legal operations manager to be a data scientist, data literacy goes beyond compiling reports. Many legal departments waste time compiling frequent reports in which most data goes unused. The director of legal operations needs to avoid data tracking for the sake of it and understand how to use the information to develop the department and the organization as a whole. They should identify the goals (using existing data to help, if appropriate), work backward to identify key performance indicators (KPIs) and important metrics, and then ensure the department can capture the data points needed to measure KPIs. This consistent data lays the foundations for analytical capabilities to enable strategic decision-making and solve problems.

An excellent legal operations head needs to know how to structure, gather and analyze the relevant legal data. This can help in practical ways, such as maximizing value when negotiating external contracts or making a business case for increased headcount and budgets. Data literacy will also help the legal operations head to balance the needs of the department in an objective manner and decide where to focus their efforts.

Learn more about BusyLamp from Onit, our end-to-end legal spend management solution built for European corporate legal departments.