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Qu’est-ce que « Counsel Exchange » ?

Navigation dans le tableau de bord de Counsel Exchange

Counsel Exchange est la nouvelle génération des services de facturation électronique d’Onit. Counsel Exchange réunit CounselGO et BillingPoint avec une interface utilisateur réactive et une expérience utilisateur moderne, améliorant la rapidité, l’accessibilité et la navigation intuitive, réduisant le temps de formation des fournisseurs et favorisant l’adoption.

En quoi Counsel Exchange diffère-t-il de CounselGO et BillingPoint ?

Counsel Exchange s’appuie sur les flux de travail éprouvés auxquels les clients et les fournisseurs font déjà confiance aujourd’hui via CounselGO et BillingPoint.

Les flux de travail essentiels tels que la soumission des factures, la gestion des temps et des tarifs, la collaboration sur les budgets, le partage de fichiers et la visibilité sur le statut sont maintenus dans Counsel Exchange.

Ce qui change, c’est l’expérience autour de ces flux de travail.

Counsel Exchange introduit :

• Une expérience fournisseur plus épurée et plus moderne 
• Une navigation et un guidage des flux de travail plus intuitifs 
• Une meilleure visibilité sur le statut des factures et les commentaires de validation 
• Une collaboration améliorée entre les équipes juridiques et les fournisseurs

Une base de plateforme évolutive pour l’innovation future et les fonctionnalités basées sur l’IA

Counsel Exchange est conçu pour préserver les flux de travail essentiels tout en améliorant la convivialité, la cohérence et l’évolutivité à long terme.

Qu’est-ce que la « migration » ?

La migration de Counsel Exchange marque la transition vers une expérience modernisée de collaboration avec les fournisseurs et de facturation électronique. Elle rassemble les fonctionnalités principales de BillingPoint et de CounselGO au sein d’une plateforme unique dotée d’une interface plus intuitive, de performances améliorées et de flux de travail rationalisés.

Il ne s’agit pas d’une migration, mais d’une transition guidée qui permet aux fournisseurs de commencer à utiliser Counsel Exchange tout en conservant l’accès aux systèmes existants pendant le déploiement. Grâce à une communication structurée, à des formations et à un calendrier par étapes, la migration est conçue pour minimiser les perturbations et faciliter l’adoption.

En quoi consiste le processus de migration ?

• 18 mai : les clients d’OnitX, de SimpleLegal et d’Unity commencent à recevoir les communications de migration, les calendriers et les documents d’accompagnement
• 1er juin : les fournisseurs de BillingPoint et CounselGO commencent à recevoir les communications de migration, les calendriers et les supports de formation
• Remarque : Onit contactera les fournisseurs au nom des clients 
• 15 juin : des bannières s’affichent dans les applications BillingPoint et CounselGO pour informer les fournisseurs de la migration à venir et du calendrier 
• 13 juillet : Counsel Exchange est activé
• Les fournisseurs peuvent commencer à utiliser le nouveau système 
• Les anciens systèmes (BillingPoint et CounselGO) restent accessibles pendant cette période de transition 
• 17 août : l’accès à BillingPoint et CounselGO est interrompu 
• Counsel Exchange devient le point d’accès unique pour la soumission des factures, les rapports et toutes les activités des fournisseurs

Qu’est-ce qui est demandé aux utilisateurs d’OnitX, de SimpleLegal et d’Unity ?

Consultez les documents relatifs à la migration : examinez attentivement toutes les communications et ressources fournies concernant la migration, ainsi que les documents contenus dans ce kit de réussite. Ceux-ci décrivent les principales échéances, les attentes et ce à quoi il faut s’attendre pendant la transition vers Counsel Exchange.

Communiquez avec votre équipe : informez vos équipes internes de la transition à venir afin de garantir la coordination et la préparation. Onit se chargera de toutes les communications avec les fournisseurs en votre nom ; toutefois, si vous choisissez de contacter vos fournisseurs de manière proactive, vous êtes libre de le faire.

Soutenez la préparation des fournisseurs : Onit communiquera directement avec les fournisseurs en votre nom, mais votre implication et votre soutien peuvent contribuer à garantir leur engagement. Encouragez les fournisseurs à consulter les documents et à suivre la formation avant la migration.

Révision de la formation (facultatif) : aucune formation n’est requise pour vos utilisateurs internes, car aucun changement n’est apporté à votre système ELM. Toutefois, des supports de formation sont inclus dans ce kit de réussite si votre équipe souhaite se familiariser avec Counsel Exchange.

Contactez-nous si vous avez des questions : si vous avez des questions ou besoin d’assistance à tout moment pendant la migration, veuillez contacter le support, votre responsable de la réussite client ou votre chargé de compte.

Aucune configuration technique requise : aucune intervention technique n’est requise de la part de votre équipe. La migration sera gérée par Onit, et les fournisseurs seront guidés tout au long de l’accès et de l’intégration. Vous pouvez poursuivre vos activités comme d’habitude jusqu’au début de la migration.

Qu’est-ce qui est demandé aux fournisseurs ?

Consultez les communications et le calendrier de migration : lisez attentivement toutes les communications d’Onit concernant Counsel Exchange. Elles indiquent les dates clés, les attentes et le moment où les changements auront lieu afin que vous puissiez vous organiser en conséquence.

Suivez la formation et consultez les supports : nous vous recommandons vivement de consulter les supports de formation et les guides fournis avant la migration. Counsel Exchange est conçu pour être intuitif, mais vous familiariser à l’avance vous aidera à assurer une transition en douceur.

Préparez-vous à la transition : soyez informés des dates de migration et de fin de service à venir pour BillingPoint et CounselGO. Prévoyez de commencer à utiliser Counsel Exchange à partir du 13 juillet et d’y transférer l’ensemble de vos activités avant que les anciens systèmes ne soient mis hors service.

Mise à jour des identifiants de connexion : les fournisseurs continueront d’utiliser les mêmes identifiants de connexion ; toutefois, vous devrez réinitialiser votre mot de passe lors de votre première connexion à Counsel Exchange.

Surveillez les notifications dans l’application : soyez attentifs aux bannières et rappels dans BillingPoint et CounselGO, car ils vous rappelleront les dates clés et vous fourniront des conseils utiles avant la migration.

Contactez-nous si vous avez des questions : si vous avez des questions ou besoin d’assistance, contactez le support Onit en utilisant les ressources fournies dans vos communications.

Formation et mise en œuvre du produit

Formation

Unity Counsel Exchange : l’essentiel pour les fournisseurs

Guides du produit

Nous continuons à enrichir cette bibliothèque avec davantage d’explications détaillées et de bonnes pratiques.

Kit de l’utilisateur des paramètres généraux de Counsel Exchange
Kit de l’utilisateur de Counsel Exchange pour OnitX
Kit de l’utilisateur de Counsel Exchange pour SimpleLegal et Unity

Contacter l’assistance

Depuis n’importe quelle page de Counsel Exchange, cliquez sur le bouton bleu « Obtenir de l’aide » situé dans le coin inférieur droit de votre écran, OU

Cliquez sur le cercle bleu clair dans le coin supérieur droit – ce cercle contiendra vos initiales ou votre photo de profil. Cliquez ensuite sur « Contacter l’assistance ». Cela ouvrira la fenêtre de chat « Obtenir de l’aide ».

Si le chat bot n’est pas en mesure de répondre à l’une de vos questions pratiques, vous pouvez facilement l’utiliser pour soumettre un ticket à l’équipe d’assistance dans la même fenêtre que le chat.

Conditions générales mises à jour pour les fournisseurs

Counsel Exchange fonctionnera selon des Conditions générales mises à jour, qui régiront votre utilisation de la nouvelle plateforme

La poursuite de l’utilisation de Counsel Exchange après la migration vaut acceptation de ces conditions mises à jour

Vous serez invité à consulter et à accepter les Conditions générales mises à jour lors de votre première connexion à Counsel Exchange

Les mises à jour des Conditions générales reflètent la transition vers Counsel Exchange. Les principales différences sont les suivantes :

• Ajout d’une nouvelle section 2.1 qui précise quelle entité Onit émettra la facture si vous avez migré depuis CounselGO.
• Ajout d’une nouvelle section 9 qui autorise Onit à utiliser et à intégrer l’IA dans les Services, ainsi que les conditions relatives à cette utilisation de l’IA.
• Mise à jour de la section 8.6 — un nouveau lien vers notre Politique de confidentialité mise à jour.
• Mise à jour de la section 10.5 — le droit applicable est désormais celui de l’État de Géorgie

Questions et réponses fréquentes

Pourrai-je toujours accéder à BillingPoint ou CounselGO après la migration ?
Oui. Il y aura une période de double accès de 5 semaines pendant laquelle vous pourrez utiliser à la fois votre système actuel (BillingPoint ou CounselGO) et Counsel Exchange. Après le 17 août, Counsel Exchange deviendra le portail unique pour toutes les activités des fournisseurs.

Dois-je créer un nouveau compte ou mes identifiants actuels fonctionneront-ils ?
Aucun nouveau compte n’est requis. Vous utiliserez votre nom d’utilisateur actuel pour accéder à Counsel Exchange ; toutefois, vous devrez réinitialiser votre mot de passe lors de votre première connexion via la nouvelle URL de Counsel Exchange.

Une interruption de service est-elle prévue pendant la période de migration ?
Non. Aucune interruption de service n’est prévue pendant la migration, et vous pourrez poursuivre votre travail sans interruption.

Que se passera-t-il- si je ne commence pas à utiliser Counsel Exchange avant la date de migration ?
À l’issue de la période de transition, l’accès à BillingPoint et CounselGO sera désactivé. Toutes les activités devront se dérouler sur Counsel Exchange.

Dois-je migrer mes données ou factures existantes ?
Non. Toutes vos données, y compris les factures, les dossiers et les fichiers, seront automatiquement disponibles sur Counsel Exchange. Aucune action n’est requise de votre part.

Mes factures et rapports historiques seront-ils toujours disponibles dans Counsel Exchange ?
Oui. Toutes les données historiques, y compris les factures, les dossiers et les rapports, seront accessibles dans Counsel Exchange.

Une formation est-elle nécessaire avant de commencer à utiliser Counsel Exchange ?
La formation n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée. Bien que l’expérience soit similaire à celle de BillingPoint et CounselGO, la consultation des documents fournis aidera votre équipe à se familiariser avec l’interface mise à jour.

Qui dois-je contacter si je rencontre des problèmes lors de la migration ?
Vous pouvez contacter l’assistance Onit pour toute question, dépannage ou assistance pendant le processus de migration en suivant les étapes décrites dans la section « Contacter l’assistance » ci-dessus.

Y a-t-il des changements dans la manière dont les factures sont soumises ?
Le processus global reste le même. Bien que l’interface ait été mise à jour, la soumission des factures suit un flux de travail similaire à celui que vous utilisez aujourd’hui.

Y aura-t-il des changements dans les directives de facturation ou aux workflows d’approbation ?
Non. Vos directives de facturation et vos workflows d’approbation actuels resteront inchangés.

Les fournisseurs peuvent-ils continuer à soumettre leurs factures dans les anciens systèmes pendant la période de transition ?
Oui. Pendant la période de double accès de 5 semaines, vous pouvez soumettre vos factures soit dans BillingPoint/CounselGO, soit dans Counsel Exchange. Après le 17 août, toutes les soumissions devront être effectuées via Counsel Exchange.

Comment Onit communiquera-t-il les mises à jour ou les rappels importants pendant le déploiement ?
Vous recevrez des communications régulières de la part d’Onit, notamment des mises à jour hebdomadaires contenant les dates importantes, des rappels et les prochaines étapes tout au long de la période de migration.

O que é o “Counsel Exchange”?

Navegação no painel do Counsel Exchange

O Counsel Exchange é a próxima evolução dos serviços de faturamento eletrônico da Onit. O Counsel Exchange reúne o CounselGO e o BillingPoint com uma interface de usuário responsiva e renovada e uma experiência do usuário moderna, melhorando a velocidade, a acessibilidade e a navegação intuitiva, reduzindo o tempo de treinamento dos fornecedores e aumentando a adoção.

Como o Counsel Exchange difere do CounselGO e do BillingPoint?

O Counsel Exchange se baseia nos fluxos de trabalho confiáveis nos quais clientes e fornecedores já confiam hoje por meio do CounselGO e do BillingPoint.

Fluxos de trabalho essenciais, como envio de faturas, gerenciamento de registro de horas (timekeeper) e taxas, colaboração em orçamentos, compartilhamento de arquivos e visibilidade de status, continuam no Counsel Exchange. 

O que muda é a experiência em torno desses fluxos de trabalho. 

O Counsel Exchange apresenta: 

• Uma experiência mais clara e moderna para os fornecedores 
• Navegação mais intuitiva e orientação sobre o fluxo de trabalho 
• Melhor visibilidade do status das faturas e do feedback de validação 
• Maior colaboração entre equipes jurídicas e fornecedores 

Uma base de plataforma escalável para inovação futura e recursos habilitados para IA 

O Counsel Exchange foi projetado para preservar fluxos de trabalho críticos, ao mesmo tempo em que melhora a usabilidade, a consistência e a escalabilidade a longo prazo.

O que é “Ativação”?

A ativação do Counsel Exchange marca a transição para uma experiência modernizada de colaboração com fornecedores e faturamento eletrônico. Ela reúne os principais recursos do BillingPoint e do CounselGO em uma única plataforma com uma interface mais intuitiva, desempenho aprimorado e fluxos de trabalho otimizados.

Não se trata de uma migração, mas de uma transição orientada que permite que os fornecedores comecem a usar o Counsel Exchange enquanto os sistemas atuais permanecem disponíveis durante a implementação. Com comunicações estruturadas, treinamento e um cronograma em fases, a ativação foi projetada para minimizar interrupções e apoiar a adoção.

Qual é o processo de ativação?

• 18 de maio: Os clientes da OnitX, SimpleLegal e Unity começam a receber comunicações de ativação, cronogramas e materiais de apoio 
• 1º de junho: Os fornecedores do BillingPoint e do CounselGO começam a receber comunicações de ativação, cronogramas e materiais de treinamento
• Observação: a Onit entrará em contato com os fornecedores em nome dos clientes 
• 15 de junho: Banners no aplicativo aparecem no BillingPoint e no CounselGO para notificar os fornecedores sobre a ativação iminente e o cronograma 
• 13 de julho: O Counsel Exchange é ativado
• Os fornecedores podem começar a usar o novo sistema 
• Os sistemas antigos (BillingPoint e CounselGO) permanecem acessíveis durante este período de transição 
• 17 de agosto: O acesso ao BillingPoint e ao CounselGO é encerrado
• O Counsel Exchange passa a ser o único ponto de acesso para envio de faturas, relatórios e todas as atividades dos fornecedores

O que é exigido dos usuários do OnitX, SimpleLegal e Unity?

Revise os materiais de ativação: Revise cuidadosamente todas as comunicações e recursos de ativação fornecidos, juntamente com os materiais deste Kit de Sucesso. Eles descreverão os principais prazos, expectativas e o que esperar durante a transição para o Counsel Exchange. 

Comunique-se com sua equipe: informe suas equipes internas sobre a transição que está por vir para garantir o alinhamento e a preparação. A Onit cuidará de todas as comunicações com os fornecedores em seu nome, mas você também pode entrar em contato com seus fornecedores de forma proativa, se preferir.

Apoie a preparação dos fornecedores: A Onit se comunicará diretamente com os fornecedores em seu nome, mas sua atenção e reforço podem ajudar a garantir o engajamento. Incentive os fornecedores a revisar os materiais e concluir o treinamento antes da ativação.

Revisão do treinamento (opcional): Não é necessário nenhum treinamento para seus usuários internos, pois não há alterações no seu sistema ELM. No entanto, materiais de treinamento estão incluídos neste Kit de Sucesso caso sua equipe queira revisar ou se familiarizar com o Counsel Exchange.

Entre em contato em caso de dúvidas: Se tiver alguma dúvida ou precisar de suporte em qualquer momento durante a ativação, entre em contato com o Suporte, seu Gerente de Sucesso do Cliente ou seu Gerente de Contas. 

Não é necessária nenhuma configuração técnica: Nenhuma ação técnica é necessária por parte de sua equipe. A ativação será gerenciada pela Onit, e os fornecedores serão orientados sobre o acesso e a integração. Você pode continuar com as atividades normais até o início da ativação.

O que é exigido dos fornecedores?

Revise as comunicações e o cronograma de ativação: revise atenciosamente todas as comunicações da Onit relacionadas ao Counsel Exchange. Elas descreverão datas importantes, expectativas e quando as mudanças ocorrerão, para que você possa se planejar adequadamente. 

Conclua o treinamento e revise os materiais: Recomendamos enfaticamente que revise os materiais de treinamento e guias fornecidos antes da ativação. O Counsel Exchange foi concebido para ser intuitivo, mas familiarizar-se antecipadamente com o seu funcionamento ajudará a garantir uma transição harmoniosa. 

Prepare-se para a transição: Esteja ciente das próximas datas de ativação e encerramento do BillingPoint e do CounselGO. Planeje começar a usar o Counsel Exchange a partir de 13 de julho e faça a transição completa de todas as atividades antes que os sistemas antigos sejam desativados. 

Atualização das credenciais de login: Os fornecedores continuarão usando as mesmas credenciais de nome de usuário; no entanto, será necessário redefinir sua senha na primeira vez que fizer login no Counsel Exchange.

Fique atento às notificações no aplicativo: preste atenção aos banners e lembretes no BillingPoint e no CounselGO, pois eles reforçarão as datas importantes e fornecerão orientações úteis antes da ativação. 

Entre em contato em caso de dúvidas: Se tiver alguma dúvida ou precisar de suporte, entre em contato com o Suporte da Onit usando os recursos fornecidos em suas comunicações.

Treinamento e capacitação sobre o produto

Treinamento

Unity Counsel Exchange: Fundamentos para fornecedores

Guias do produto

Continuamos a expandir esta biblioteca com mais tutoriais e práticas recomendadas.

Guia do usuário das configurações principais do Counsel Exchange
Guia do usuário do Counsel Exchange para OnitX
Guia do usuário do Counsel Exchange para SimpleLegal e Unity

Como entrar em contato com o suporte

Em qualquer página do Counsel Exchange, clique no botão azul “Get Help” (Obter ajuda) no canto inferior direito da tela, OU 

Clique no círculo azul claro no canto superior direito — esse círculo conterá suas iniciais ou foto de perfil. Em seguida, clique em “Contact Support”  (Contate o suporte). Isso abrirá a janela de chat “Get Help”.  

Se o chatbot não conseguir responder a alguma das suas perguntas sobre como fazer algo, você pode facilmente usá-lo para enviar um ticket à equipe de suporte na mesma janela do chat.

Termos atualizados para fornecedores

O Counsel Exchange passará a operar sob Termos e Condições atualizados, que regerão o uso da nova plataforma 

O uso continuado do Counsel Exchange após a ativação indica a aceitação desses termos atualizados 

Será solicitado que você revise e aceite os Termos e Condições atualizados quando acessar o Counsel Exchange pela primeira vez 

As atualizações nos Termos e Condições refletem a transição para o Counsel Exchange. As principais diferenças incluem:

• Adição de uma nova Seção 2.1 que esclarece qual entidade da Onit emitirá a fatura caso você tenha migrado do CounselGO.
• Adição de uma nova Seção 9 que permite à Onit utilizar e incorporar IA nos Serviços, bem como os termos relacionados a tal uso de IA.
• Atualização da Seção 8.6 — um novo link para nossa Política de Privacidade atualizada.
• Atualização da Seção 10.5 — a lei aplicável agora é a do Estado da Geórgia

Perguntas e respostas frequentes

Ainda poderei acessar o BillingPoint ou o CounselGO após a ativação?
Sim. Haverá um período de acesso duplo de 5 semanas durante o qual você poderá usar tanto o seu sistema atual (BillingPoint ou CounselGO) quanto o Counsel Exchange. Após 17 de agosto, o Counsel Exchange se tornará o único portal para todas as atividades dos fornecedores.

Preciso criar um novo login ou minhas credenciais atuais funcionarão?
Não é necessário criar um novo login. Você usará seu nome de usuário atual para acessar o Counsel Exchange; no entanto, será necessário redefinir sua senha na primeira vez que fizer login pelo novo URL do Counsel Exchange

Há algum período de inatividade previsto durante o período de ativação?
Não. Não há nenhum período de inatividade planejado durante a ativação, e você poderá continuar seu trabalho sem interrupção.

O que acontece se eu não começar a usar o Counsel Exchange até a data de ativação?
Após o término do período de transição, o acesso ao BillingPoint e ao CounselGO será desativado. Todas as atividades deverão ser realizadas no Counsel Exchange.

Preciso migrar meus dados ou faturas atuais?
Não. Todos os seus dados — incluindo faturas, assuntos e arquivos — estarão automaticamente disponíveis no Counsel Exchange. Não é necessária nenhuma ação de sua parte.

Minhas faturas e relatórios históricos ainda estarão disponíveis no Counsel Exchange?
Sim. Todos os dados históricos, incluindo faturas, assuntos e relatórios, estarão acessíveis no Counsel Exchange.

É necessário fazer um treinamento antes de começar a usar o Counsel Exchange?
Não é necessário fazer um treinamento, mas é recomendado. Embora a experiência seja semelhante à do BillingPoint e do CounselGO, revisar os materiais fornecidos ajudará sua equipe a se familiarizar com a interface atualizada.

Com quem devo entrar em contato se tiver problemas durante a ativação?
Você pode entrar em contato com o Suporte da Onit para quaisquer dúvidas, solução de problemas ou assistência durante o processo de ativação, seguindo as etapas descritas na seção “Como entrar em contato com o suporte” acima.

Houve alguma mudança na forma como as faturas são enviadas?
O processo geral permanece o mesmo. Embora a interface tenha sido atualizada, o envio de faturas segue um fluxo de trabalho semelhante ao que você utiliza atualmente.

Haverá alguma mudança nas diretrizes de faturamento ou nos fluxos de trabalho de aprovação?
Não. Suas diretrizes de faturamento e fluxos de trabalho de aprovação atuais permanecerão inalterados.

Os fornecedores podem continuar enviando faturas nos sistemas antigos durante o período de transição?
Sim. Durante o período de acesso duplo de 5 semanas, você poderá enviar faturas tanto no BillingPoint/CounselGO quanto no Counsel Exchange. Após 17 de agosto, todos os envios deverão ser feitos pelo Counsel Exchange.

Como a Onit comunicará atualizações ou lembretes importantes durante a implementação?
Você receberá comunicações regulares da Onit, incluindo atualizações semanais com datas importantes, lembretes e próximos passos ao longo do período de ativação.

Cos’è “Counsel Exchange”?

Navigazione nella dashboard di Counsel Exchange

Counsel Exchange è la prossima evoluzione dei servizi di fatturazione elettronica di Onit. Counsel Exchange integra CounselGO e BillingPoint con un aggiornamento reattivo dell’interfaccia utente e un’esperienza utente moderna, migliorando la velocità, l’accessibilità e la navigazione intuitiva, riducendo i tempi di formazione dei fornitori e potenziando l’adozione del nuovo sistema.

Quali sono le differenze tra Counsel Exchange e CounselGO / BillingPoint?

Counsel Exchange si basa sui flussi di lavoro affidabili che, già ora, clienti e fornitori utilizzano tramite CounselGO e BillingPoint.

I flussi di lavoro principali, quali ad esempio l’invio delle fatture, la gestione delle scadenze e delle tariffe, la collaborazione in termini di budget, la condivisione dei file e la visibilità dello stato, continuano all’interno di Counsel Exchange. 

Ciò che cambia è l’esperienza intorno a tali flussi di lavoro. 

Counsel Exchange introduce quanto segue: 

• Un’esperienza fornitore più chiara e moderna 
• Navigazione e guida più intuitive ai flussi di lavoro 
• Una migliore visibilità dello stato delle fatture e del feedback di convalida 
• Una maggiore collaborazione tra team legali e fornitori 

Una piattaforma scalabile di base per l’innovazione futura e funzionalità basate sull’intelligenza artificiale. 

Counsel Exchange è un sistema progettato per proteggere i flussi di lavoro critici migliorando al contempo usabilità, coerenza e scalabilità a lungo termine.

Cosa significa “Attivazione”?

L’attivazione di Counsel Exchange segna il passaggio a una collaborazione tra fornitori e a un’esperienza di fatturazione elettronica più moderne. Riunisce le funzionalità principali di BillingPoint e CounselGO in un’unica piattaforma con un’interfaccia più intuitiva, prestazioni migliorate e flussi di lavoro semplificati.

Non si tratta di una migrazione, bensì di una transizione guidata che consente ai fornitori di iniziare a utilizzare Counsel Exchange mentre i sistemi esistenti restano disponibili durante l’implementazione del nuovo sistema. Grazie a comunicazioni strutturate e alla formazione, insieme a una tempistica scaglionata, l’attivazione è progettata per ridurre al minimo le interruzioni delle attività e l’adozione dell’assistenza.

Cos’è il processo di attivazione?

• 18 maggio: i clienti di OnitX, SimpleLegal e Unity iniziano a ricevere comunicazioni, tempistiche e materiali di supporto riguardanti l’attivazione 
• 1° giugno: i fornitori di BillingPoint e CounselGO iniziano a ricevere comunicazioni, tempistiche e materiali di formazione riguardanti l’attivazione 
• Nota: Onit contatterà i fornitori per conto dei clienti 
• 15 giugno: iniziano ad apparire i banner in-app in BillingPoint e CounselGO per avvisare i fornitori della prossima attivazione e delle tempistiche 
• 13 Luglio: Counsel Exchange viene attivato
• I fornitori possono iniziare a utilizzare il nuovo sistema 
• I sistemi precedenti (BillingPoint e CounselGO) restano accessibili durante questo periodo transitorio 
• 17 agosto: l’accesso a BillingPoint e CounselGO viene dismesso 
• Counsel Exchange diventa il punto d’accesso unico per l’invio delle fatture, la rendicontazione e tutte le attività dei fornitori

Cosa viene richiesto agli utenti di OnitX, SimpleLegal e Unity?

Consultare i materiali riguardanti l’attivazione: esaminare attentamente tutte le comunicazioni e le risorse di attivazione fornite, insieme ai materiali contenuti in questo kit per il successo dell’attivazione. Questi materiali definiranno le tempistiche principali, le aspettative e cosa fare in anticipo durante la transizione a Counsel Exchange. 

Comunicare con i team: informare i team interni sulla prossima transizione, per garantire allineamento e disponibilità. Onit gestirà tutte le comunicazioni dei fornitori a nome tuo; tuttavia, se scegli di collegarti in modo proattivo con i tuoi fornitori, puoi farlo senza problemi.

Sostenere la disponibilità dei fornitori: Onit comunicherà direttamente con i fornitori a nome tuo, ma la tua consapevolezza e il tuo rinforzo possono contribuire a garantire un maggiore coinvolgimento.

Incoraggiare i fornitori a esaminare i materiali e a completare la formazione prima dell’attivazione.

Revisione della formazione (facoltativa): non è richiesta alcuna formazione per gli utenti interni, in quanto non vi sono modifiche al sistema ELM. Tuttavia, se il tuo team desidera esaminare o acquisire familiarità con Counsel Exchange, in questo kit sono inclusi i materiali per la formazione.

Contattare il servizio di assistenza per porre domande: in caso di domande o se servisse aiuto in qualsiasi momento durante l’attivazione, è possibile contattare il servizio di assistenza, il responsabile dei clienti o il responsabile degli account. 

Nessuna configurazione tecnica richiesta: non è richiesta alcun intervento tecnico da parte del team. L’attivazione verrà gestita da Onit e i fornitori saranno guidati durante l’accesso e l’implementazione. Potrai continuare la normale attività fino all’inizio dell’attivazione.

Cosa viene richiesto ai fornitori?

Consultare le comunicazioni e la tempistica riguardanti l’attivazione: esaminare attentamente tutte le comunicazioni di Onit in merito a Counsel Exchange, che riguarderanno date principali, aspettative e tempistiche di attuazione, in modo da preparare una pianificazione appropriata. 

Completare la formazione e consultare i materiali: si consiglia vivamente di esaminare le guide e i materiali di formazione forniti prima dell’attivazione. Counsel Exchange è progettato per essere intuitivo, ma acquisire familiarità in anticipo contribuirà a garantire una transizione senza problemi. 

Prepararsi alla transizione: i fornitori devono essere consapevoli delle date di attivazione di Counsel Exchange e di dismissione per BillingPoint e CounselGO.

Pianificare l’uso di Counsel Exchange a partire dal 13 luglio e la transizione completa di tutte le attività prima della dismissione dei sistemi precedenti. 

Aggiornamento delle credenziali di accesso: i fornitori continueranno a utilizzare le stesse credenziali collegate al nome utente; tuttavia, sarà necessario reimpostare la password al primo accesso a Counsel Exchange.

Prestare attenzione alle notifiche in-app: i fornitori dovranno prestare attenzione ai banner e ai promemoria in-app all’interno di BillingPoint e CounselGO, in quanto segnaleranno le date chiave e forniranno suggerimenti utili prima dell’attivazione. 

Contattare il servizio di assistenza per porre domande: in caso di domande o se servisse aiuto, i fornitori devono contattare Onit utilizzando le risorse fornite nelle comunicazioni.

Formazione e abilitazione dei prodotti

Formazione

Unity Counsel Exchange: Elementi essenziali per i fornitori

Guide ai prodotti

Continuiamo ad espandere questa libreria con ulteriori procedure dettagliate e migliori prassi.

Guida per l’utente delle impostazioni principali di Counsel Exchange
Guida per l’utente di Counsel Exchange per OnitX
Guida per l’utente di Counsel Exchange per SimpleLegal e Unity

Per contattare il servizio di assistenza

Da qualsiasi pagina all’interno di Counsel Exchange, fai clic sul pulsante blu “Get Help” (Aiuto) nell’angolo inferiore destro dello schermo, OPPURE

Fai clic sul cerchio azzurro nell’angolo superiore destro. Il cerchio conterrà le tue iniziali o l’immagine del tuo profilo. A quel punto, fai clic su “Contact Support” (Contatta assistenza). Verrà aperta la finestra di chat “Get Help” (Aiuto). 

Se il chatbot non è in grado di rispondere a nessuna delle tue domande sulle procedure da seguire, puoi facilmente utilizzarlo per sottoporre il caso al team di assistenza nella stessa finestra della chat.

Termini & Condizioni aggiornati per i fornitori

Counsel Exchange funzionerà in base a Termini & Condizioni aggiornati, che disciplineranno l’uso della nuova piattaforma 

L’uso continuato di Counsel Exchange dopo l’attivazione indica l’accettazione di tali termini aggiornati 

Ti verrà chiesto di esaminare e accettare i Termini & Condizioni aggiornati la prima volta che accedi a Counsel Exchange 

Gli aggiornamenti ai Termini & Condizioni rispecchiano la transizione a Counsel Exchange. Le differenze principali includono:

• Aggiunta di una nuova Sezione 2.1 che chiarisce quale entità di Onit fatturerà in caso di migrazione da CounselGO.
• Aggiunta di una nuova Sezione 9 che consente a Onit di eseguire e incorporare l’Intelligenza Artificiale nei Servizi e nei termini relativi a tale uso dell’IA.
• Aggiornamento alla Sezione 8.6 — un nuovo link alla nostra Informativa sulla privacy aggiornata.
• Aggiornamento alla Sezione 10.5 — la legislazione vigente diventa quella dello Stato della Georgia

Domande e risposte comuni

Sarò ancora in grado di accedere a BillingPoint o CounselGO dopo l’attivazione?
Sì. Ci sarà un periodo di doppio accesso, lungo 5 settimane, in cui potrai utilizzare sia il sistema attuale (BillingPoint o CounselGO) che Counsel Exchange. Dopo il 17 agosto, Counsel Exchange diventerà il portale unico per tutte le attività dei fornitori.

È necessario creare un nuovo login oppure funzioneranno le credenziali esistenti?
Non è richiesto alcun nuovo login. Utilizzerai il tuo nome utente esistente per accedere a Counsel Exchange; tuttavia, ti verrà richiesto di reimpostare la password la prima volta che accedi tramite il nuovo URL di Counsel Exchange.

È previsto un tempo d’inattività durante il periodo di attivazione?
No. Durante l’attivazione non è pianificato alcun tempo d’inattività e potrai continuare a lavorare senza interruzioni.

Cosa succede se non inizio a utilizzare Counsel Exchange entro la data d’attivazione?
Al termine del periodo transitorio, l’accesso a BillingPoint e CounselGO verrà disattivato. Tutte le attività dovranno svolgersi in Counsel Exchange.

Devo eseguire la migrazione di dati o fatture esistenti?
No. Tutti i tuoi dati – compresi file, fatture e problematiche – saranno automaticamente disponibili in Counsel Exchange. Non è richiesto alcun intervento da parte tua.

Le mie fatture e i miei rapporti storici saranno ancora disponibili in Counsel Exchange?
Sì. Tutti i dati storici – compresi rapporti, fatture e problematiche – saranno accessibili in Counsel Exchange.

È richiesta una formazione prima di iniziare a utilizzare Counsel Exchange?
La formazione non è obbligatoria, ma è consigliata. Anche se l’esperienza è simile a quella di BillingPoint e CounselGO, la consultazione dei materiali forniti aiuterà il tuo team ad acquisire familiarità con l’interfaccia aggiornata.

Chi devo contattare se riscontro problemi durante l’attivazione?
Puoi contattare il servizio di assistenza di Onit per qualsiasi domanda, risoluzione di problemi o richiesta di assistenza durante il processo di attivazione, utilizzando le procedure descritte nella sezione “Per contattare il servizio di assistenza” nel presente documento.

Sono state apportate modifiche alle modalità d’invio delle fatture?
Il processo complessivo resta lo stesso. Anche se l’interfaccia è stata aggiornata, l’invio delle fatture segue un flusso di lavoro simile a quello utilizzato attualmente.

Verranno apportate modifiche alle linee guida di fatturazione o ai flussi di lavoro di approvazione?
No. Le linee guida di fatturazione e i flussi di lavoro di approvazione esistenti resteranno invariati.

Was ist „Counsel Exchange“?

Navigation im Counsel Exchange-Dashboard

Counsel Exchange ist die nächste Evolutionsstufe der E-Billing-Dienste von Onit. Counsel Exchange vereint CounselGO und BillingPoint mit einer responsiven, überarbeiteten Benutzeroberfläche und einer modernen Benutzererfahrung. Dadurch werden Geschwindigkeit, Zugänglichkeit und intuitive Navigation verbessert, die Schulungszeit für Anbieter verkürzt und die Akzeptanz erhöht.

Wie unterscheidet sich Counsel Exchange von CounselGO und BillingPoint?

Counsel Exchange baut auf den bewährten Arbeitsabläufen auf, auf die Kunden und Anbieter bereits heute über CounselGO und BillingPoint vertrauen.

Kernworkflows wie Rechnungsübermittlung, Zeiterfassung und Tarifverwaltung, Budgetzusammenarbeit, Dateifreigabe und Statusübersicht werden in Counsel Exchange fortgeführt. 

Was sich ändert, ist die Benutzererfahrung rund um diese Workflows. 

Counsel Exchange bietet: 

• Eine übersichtlichere, modernere Benutzererfahrung für Anbieter 
• Eine intuitivere Navigation und Workflow-Führung 
• Bessere Transparenz hinsichtlich Rechnungsstatus und Validierungsfeedback 
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilungen und Anbieter 

Eine skalierbare Plattformgrundlage für zukünftige Innovationen und KI-gestützte Funktionen 

Counsel Exchange wurde entwickelt, um kritische Arbeitsabläufe zu erhalten und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit, Konsistenz und langfristige Skalierbarkeit zu verbessern.

Was ist „Aktivierung“?

Die Aktivierung von Counsel Exchange markiert den Übergang zu einer modernisierten Zusammenarbeit mit Anbietern und einer optimierten E-Billing-Erfahrung. Sie vereint die Kernfunktionen von BillingPoint und CounselGO auf einer einzigen Plattform mit einer intuitiveren Benutzeroberfläche, verbesserter Leistung und optimierten Arbeitsabläufen.

Es handelt sich hierbei nicht um eine Migration, sondern um einen begleiteten Übergang, der es Anbietern ermöglicht, Counsel Exchange zu nutzen, während bestehende Systeme während der Einführung weiterhin verfügbar bleiben. Durch eine strukturierte Kommunikation, Schulungen und einen stufenweisen Zeitplan wird die Aktivierung so gestaltet, dass Störungen minimiert und die Akzeptanz gefördert werden.

Wie läuft der Aktivierungsprozess ab?

• 18. Mai: Kunden von OnitX, SimpleLegal und Unity erhalten erste Informationen zur Aktivierung, Zeitpläne und Begleitmaterialien 
• 1. Juni: Anbieter von BillingPoint und CounselGO erhalten erste Informationen zur Aktivierung, Zeitpläne und Schulungsmaterialien
• Hinweis: Onit wird die Anbieter im Namen der Kunden kontaktieren 
• 15. Juni: In BillingPoint und CounselGO erscheinen In-App-Banner, um Anbieter über die bevorstehende Aktivierung und den Zeitplan zu informieren 
• 13. Juli: Counsel Exchange wird aktiviert
• Anbieter können das neue System nutzen 
• Die bisherigen Systeme (BillingPoint und CounselGO) bleiben während dieser Übergangsphase weiterhin zugänglich 
• 17. August: Der Zugriff auf BillingPoint und CounselGO wird eingestellt
• Counsel Exchange wird zur zentralen Anlaufstelle für die Rechnungsübermittlung, die Berichterstellung und alle Aktivitäten der Anbieter

Was wird von OnitX-, SimpleLegal- und Unity-Nutzern erwartet?

Aktivierungsunterlagen prüfen: Lesen Sie alle bereitgestellten Aktivierungsmitteilungen und -ressourcen sowie die Unterlagen in diesem Success Kit sorgfältig durch. Darin werden wichtige Zeitpläne, Erwartungen und zu erwartende Abläufe während der Umstellung auf Counsel Exchange beschrieben. 

Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Informieren Sie Ihre internen Teams über den bevorstehenden Übergang, um eine einheitliche Vorgehensweise und Bereitschaft sicherzustellen. Onit übernimmt die gesamte Kommunikation mit den Anbietern in Ihrem Namen; sollten Sie jedoch proaktiv mit Ihren Anbietern in Kontakt treten wollen, können Sie dies gerne tun.

Unterstützen Sie die Vorbereitung der Anbieter: Onit wird in Ihrem Namen direkt mit den Anbietern kommunizieren, aber Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Unterstützung können dazu beitragen, das Engagement sicherzustellen. Ermutigen Sie die Anbieter, die Materialien durchzugehen und die Schulung vor der Aktivierung abzuschließen.

Schulungsübersicht (optional): Für Ihre internen Nutzer ist keine Schulung erforderlich, da sich an Ihrem ELM-System nichts ändert. Dieses Success Kit enthält jedoch Schulungsmaterialien, falls Ihr Team sich mit Counsel Exchange vertraut machen möchte.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns: Sollten Sie während der Aktivierung Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support, Ihren Customer Success Manager oder Ihren Account Manager. 

Keine technische Einrichtung erforderlich: Von Ihrem Team sind keine technischen Maßnahmen erforderlich. Die Aktivierung wird von Onit verwaltet, und die Anbieter werden durch den Zugriff und die Einarbeitung geführt. Sie können Ihren Geschäftsbetrieb wie gewohnt fortsetzen, bis die Aktivierung beginnt.

Was wird von den Anbietern erwartet?

Aktivierungsmitteilungen und Zeitplan prüfen: Lesen Sie alle Mitteilungen von Onit zu Counsel Exchange sorgfältig durch. Darin werden wichtige Termine, Erwartungen und der Zeitpunkt von Änderungen dargelegt, damit Sie entsprechend planen können. 

Schulungs- und Informationsmaterialien durcharbeiten: Wir empfehlen dringend, die bereitgestellten Schulungsmaterialien und Anleitungen vor der Aktivierung durchzugehen. Counsel Exchange ist intuitiv gestaltet, aber wenn Sie sich im Voraus damit vertraut machen, trägt dies zu einem reibungslosen Übergang bei. 

Bereiten Sie sich auf den Übergang vor: Beachten Sie die bevorstehenden Aktivierungs- und Stichtage für BillingPoint und CounselGO. Planen Sie, Counsel Exchange ab dem 13. Juli zu nutzen und alle Aktivitäten vollständig umzustellen, bevor die Altsysteme eingestellt werden. 

Aktualisierung der Anmeldedaten: Anbieter verwenden weiterhin dieselben Benutzernamen; Sie müssen jedoch Ihr Passwort zurücksetzen, wenn Sie sich zum ersten Mal bei Counsel Exchange anmelden.

Achten Sie auf Benachrichtigungen in der App: Achten Sie auf Banner und Erinnerungen in BillingPoint und CounselGO, da diese wichtige Termine hervorheben und hilfreiche Hinweise im Vorfeld der Aktivierung geben.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns: Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie den Onit-Support über die in Ihren Mitteilungen angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

Produktschulung und Einarbeitung

Schulung

Unity Counsel Exchange: Essentials for Vendors

Produktanleitungen

Wir erweitern diese Bibliothek kontinuierlich um weitere Anleitungen und Best Practices.

Counsel Exchange Master Settings User Guide
Counsel Exchange for OnitX User Guide
Counsel Exchange for SimpleLegal and Unity User Guide

Kontakt zum Support

Klicken Sie auf einer beliebigen Seite innerhalb von Counsel Exchange auf die blaue Schaltfläche „Hilfe“ in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms ODER

Klicken Sie auf den hellblauen Kreis in der oberen rechten Ecke – dieser Kreis enthält Ihre Initialen oder Ihr Profilbild. Klicken Sie anschließend auf „Support kontaktieren“. Dadurch wird das Chat-Fenster „Hilfe erhalten“ geöffnet. 

Falls der Chatbot Ihre Fragen zur Bedienung nicht beantworten kann, können Sie über den Chatbot ganz einfach im selben Fenster wie der Chat eine Anfrage an das Support-Team senden.

Aktualisierte Bedingungen für Anbieter

Counsel Exchange wird nach aktualisierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen betrieben, die Ihre Nutzung der neuen Plattform regeln 

Die fortgesetzte Nutzung von Counsel Exchange nach der Aktivierung gilt als Zustimmung zu diesen aktualisierten Bedingungen 

Sie werden beim ersten Zugriff auf Counsel Exchange aufgefordert, die aktualisierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu lesen und zu akzeptieren 

Die Aktualisierungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen spiegeln den Übergang zu Counsel Exchange wider. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• Hinzufügung eines neuen Abschnitts 2.1, der klarstellt, welche Onit-Einheit die Rechnungsübermittlung übernimmt, wenn Sie von CounselGO migriert sind.
• Hinzufügung eines neuen Abschnitts 9, der Onit die Nutzung und Einbettung von KI in die Dienste sowie die Bedingungen für eine solche Nutzung von KI gestattet.
• Aktualisierung von Abschnitt 8.6 – ein neuer Link zu unserer aktualisierten Datenschutzerklärung.
• Aktualisierung von Abschnitt 10.5 – das anwendbare Recht ist nun das Recht des Bundesstaates Georgia

Häufige Fragen und Antworten

Werde ich nach der Aktivierung weiterhin auf BillingPoint oder CounselGO zugreifen können?
Ja. Es gibt eine fünfwöchige Übergangsphase, in der Sie sowohl Ihr aktuelles System (BillingPoint oder CounselGO) als auch Counsel Exchange nutzen können. Nach dem 17. August wird Counsel Exchange das einzige Portal für alle Anbieteraktivitäten sein.

Muss ich ein neues Login erstellen oder funktionieren meine bestehenden Zugangsdaten?
Es ist kein neues Login erforderlich. Sie verwenden Ihren bestehenden Benutzernamen für den Zugriff auf Counsel Exchange; Sie müssen jedoch Ihr Passwort zurücksetzen, wenn Sie sich zum ersten Mal über die neue URL von Counsel Exchange anmelden

Sind während der Aktivierungsphase Ausfallzeiten zu erwarten?
Nein. Während der Aktivierung sind keine Ausfallzeiten geplant, und Sie können Ihre Arbeit ohne Unterbrechung fortsetzen.

Was passiert, wenn ich Counsel Exchange bis zum Aktivierungsdatum nicht nutze?
Nach Ablauf der Übergangsphase wird der Zugriff auf BillingPoint und CounselGO deaktiviert. Alle Aktivitäten müssen dann über Counsel Exchange abgewickelt werden.

Muss ich meine bestehenden Daten oder Rechnungen migrieren?
Nein. Alle Ihre Daten – einschließlich Rechnungen, Sachverhalte und Dateien – werden automatisch in Counsel Exchange verfügbar sein. Ihrerseits sind keine Maßnahmen erforderlich.

Werden meine historischen Rechnungen und Berichte weiterhin in Counsel Exchange verfügbar sein?
Ja. Alle historischen Daten, einschließlich Rechnungen, Sachverhalte und Berichte, sind in Counsel Exchange zugänglich.

Ist eine Schulung erforderlich, bevor ich Counsel Exchange nutzen kann?
Eine Schulung ist nicht erforderlich, wird aber empfohlen. Die Bedienung ähnelt zwar der von BillingPoint und CounselGO, doch die Durchsicht der bereitgestellten Materialien hilft Ihrem Team, sich mit der aktualisierten Benutzeroberfläche vertraut zu machen.

An wen kann ich mich wenden, wenn bei der Aktivierung Probleme auftreten?
Bei Fragen, zur Fehlerbehebung oder für Unterstützung während des Aktivierungsprozesses können Sie sich an den Onit-Support wenden. Befolgen Sie dazu die Schritte im Abschnitt „Kontakt zum Support“ oben.

Gibt es Änderungen bei der Rechnungsübermittlung?
Der Gesamtprozess bleibt unverändert. Die Benutzeroberfläche wurde zwar aktualisiert, die Rechnungsübermittlung folgt jedoch einem ähnlichen Ablauf wie bisher.

Gibt es Änderungen an den Abrechnungsrichtlinien oder Genehmigungsabläufen?
Nein. Ihre bestehenden Abrechnungsrichtlinien und Genehmigungsabläufe bleiben unverändert.

Können Anbieter während der Übergangsphase weiterhin Rechnungen in den Altsystemen einreichen?
Ja. Während der fünfwöchigen Phase mit doppeltem Zugriff können Sie Rechnungen entweder in BillingPoint/CounselGO oder in Counsel Exchange einreichen. Nach dem 17. August müssen alle Einreichungen über Counsel Exchange erfolgen.

Wie wird Onit während der Einführung über Aktualisierungen oder wichtige Erinnerungen informieren?
Sie können während des gesamten Aktivierungszeitraums mit regelmäßigen Mitteilungen von Onit rechnen, darunter wöchentliche Updates mit wichtigen Terminen, Erinnerungen und nächsten Schritten.

「Counsel Exchange」とは？

Counsel Exchangeダッシュボード・ナビゲーション

Counsel Exchangeは、Onitの電子請求（eBilling）サービスを次世代化したものです。Counsel Exchangeは、CounselGOとBillingPointを統合し、レスポンシブなUIの刷新と最新のUX（ユーザー体験）を導入することで、処理速度、アクセシビリティ、そして直感的な操作性を向上させています。これにより、ベンダー側のトレーニング時間が短縮され、定着率が向上します。

Counsel Exchangeは、CounselGOやBillingPointとどこが異なりますか？

Counsel Exchangeは、CounselGOやBillingPointを通じて現在顧客やベンダーにより信頼され、活用されているワークフローを基盤として構築されています。

請求書の提出、タイムキーパーやレートの管理、予算に関する連携、ファイル共有、進捗状況の可視化といった主要なワークフローは、Counsel Exchange内でも引き続き利用することができます。

変更されるのは、それらのワークフローを取り巻く「体験（ユーザーエクスペリエンス

）」です。 

Counsel Exchangeでは、以下の点が新たに導入されます。

• 洗練された、モダンなベンダー向け利用体験 
• より直感的なナビゲーションとワークフローの操作ガイド 
• 請求書のステータスや審査結果（フィードバック）に関する、可視性の向上 
• 法務チームとベンダー間の、より強化された連携機能
• 将来的なイノベーションやAIを活用した機能拡張に対応可能な、拡張性の高いプラットフォーム基盤

Counsel Exchangeは、重要なワークフローを維持しつつ、使いやすさ、一貫性、そして長期的な拡張性を向上させることを目指して設計されています。

「アクティベーション」とは？

Counsel Exchangeのアクティベーションは、ベンダー間のコラボレーションと電子請求業務を最新の状態へと移行するプロセスです。BillingPointとCounselGOの中核機能を統合し、より直感的なインターフェース、パフォーマンスの向上、そしてワークフローの効率化を実現した単一プラットフォームが提供されます。

これは単なる移行ではなく、ベンダーが既存システムをそのまま利用しながらCounsel Exchangeを使い始められるように段階的に進められるガイド付き変換です。体系的なコミュニケーション、トレーニング、そして段階的なスケジュールにより、アクティベーションは混乱を最小限に抑え、導入を円滑に進めるように設計されています。

アクティベーションプロセスとは？

• 5月18日：OnitX、SimpleLegal、およびUnityの顧客に対し、アクティベーションに関する通知、スケジュール、および関連資料の送付が開始されます。
• 6月1日：BillingPointおよびCounselGOを利用するベンダーへのアクティベーションに関する通知、スケジュール、およびトレーニング資料の送付が開始されます。
• 注：Onitは、顧客を代行してベンダーへの連絡を行います。 
• 6月15日：BillingPointおよびCounselGOのアプリケーション内にバナーが表示され、アクティベーションの実施予定およびスケジュールがベンダーに通知されます。 
• 7月13日：Counsel Exchangeが有効化されます。
• 新システムのベンダーによる使用が可能となります。 
• 移行期間中は、旧システム（BillingPointおよびCounselGO）へのアクセスも引き続き可能です。 
• 8月17日：BillingPointおよびCounselGOへのアクセスが停止（廃止）されます。
• 請求書の提出、レポート作成、その他すべてのベンダー業務に関するアクセス窓口は、Counsel Exchangeへと一本化されます。

OnitX、SimpleLegal、およびUnityのユーザーに求められる事項

アクティベーション資料の確認：提供されたすべてのアクティベーションに関する通知やリソース、およびこの「サクセスキット」に含まれる資料を詳細に確認してください。これらの資料には、主要なスケジュール、予測事項、そしてCounsel Exchangeへの移行期間中に想定される事柄の概要が記載されています。 

社内チームへの周知：社内チームに対し、今後の移行について事前に周知し、認識の統一と準備の徹底を図ってください。ベンダーへの連絡業務はすべてOnitが代行して行いますが、ベンダーへ連絡を自主的に行うことも選択肢です。

ベンダーの準備支援：Onitが代行してベンダーと直接連絡を取りますが、自主的にこの案件を認識し、ベンダーに働きかけを行うことで、ベンダー側の積極的な参加を促すことができます。ベンダーに対し、アクティベーション開始前に資料を確認し、トレーニングを完了するよう推奨してください。

トレーニング資料の確認（任意）：既存のELMシステムに変更はないため、ユーザー側の社内ユーザーに対する必須のトレーニングはありません。ただし、チーム内でCounsel Exchangeについて確認したり、操作に慣れておきたいという要望がある場合に備え、本サクセスキットにトレーニング資料が含まれています。

質問・相談：アクティベーション期間中に質問やサポートが必要な場合は、いつでもサポート窓口、担当のカスタマーサクセスマネージャー、またはアカウントマネージャーまで連絡してください。

技術的な設定は不要：ユーザー側による技術的な作業は一切不要です。アクティベーションの実施・管理はすべてOnitが行い、ベンダーに対してはアクセス方法やオンボーディングの手順をOnitが案内します。アクティベーションが開始されるまでは、通常通り業務を継続することができます。

ベンダーに求められる事項

アクティベーションに関する通知とスケジュールの確認：Counsel Exchangeに関してOnitから送付されるすべての通知を詳細に確認してください。これらの通知に記載される重要な日程、期待事項、および変更の実施時期に基づいて適切な計画を立てることができます。 

トレーニングの受講および資料の確認：アクティベーションに先立ち、提供されたトレーニング資料やガイドを確認することが強く推奨されます。Counsel Exchangeは直感的に操作できるよう設計されていますが、事前に操作に慣れておくことで、スムーズな移行を実現することができます。 

移行に向けた準備：アクティベーション日やBillingPointおよびCounselGOの停止日（カットオフ日）に留意してください。7月13日よりCounsel Exchangeの利用を開始し、旧システムが廃止される前に、すべての業務を新システムへ完全に移行できるように計画を立ててください。

ログイン認証情報の更新：ベンダーは、引き続きこれまでと同じユーザー名を使用できます。ただし、Counsel Exchangeへ初回ログインを行う際に、パスワードの再設定が求められます。

アプリ内通知に留意する：BillingPointおよびCounselGOの画面内に表示されるバナーやリマインダーに注意を払ってください。これらを通じて重要な日程が再通知されるほか、アクティベーションに向けた役立つ案内が表示されます。

質問・不明な点について：質問やサポートが必要な場合は、通知資料に記載されているリソースを活用し、Onit Supportまでお問い合わせください。

製品トレーニングおよび活用支援

トレーニング

Unity Counsel Exchange: Essentials for Vendors

製品ガイド

本ライブラリは、今後も順次、詳細な操作手順やベストプラクティスを追加し、拡充されます。

Counsel Exchange Master Settings User Guide
Counsel Exchange for OnitX User Guide
Counsel Exchange for SimpleLegal and Unity User Guide

サポートへの問い合わせ

1. Counsel Exchange内のいずれかのページから、画面右下にある青色の「Get Help」ボタンをクリックしてください。または、
2. 画面右上にある水色の丸（ユーザーのイニシャルまたはプロフィール画像が表示されています）をクリックし、続いて「Contact Support」をクリックしてください。これにより、「Get Help」チャットウィンドウが開きます。
3. 操作方法に関する質問に対し、チャットボットが回答できない場合は、チャット画面と同じウィンドウ内で、チャットボットを通じて簡単にサポートチームへ問い合わせ（ケース登録）を行うことができます。

ベンダー向け利用規約の改定について

Counsel Exchangeは、改定された利用規約に基づき運営されます。この利用規約は、新プラットフォームの利用全般に適用されます。 

本サービスの運用開始後に引き続きCounsel Exchangeを利用することは、改定された利用規約へ同意したものとみなされます。

Counsel Exchangeに初めてアクセスする際、改定された利用規約の内容を確認し、同意する手続きを行うことが求められます。 

今回の利用規約の改定は、Counsel Exchangeへの移行に伴う変更を反映したものです。主な変更点は以下の通りです。

• 新規セクション2.1の追加 — CounselGOから移行したユーザーに対し、どのOnit法人が請求業務を行うかが明確化されています。
• 新規セクション9の追加 — Onitが本サービスにおいてAIを活用・実装すること、および当該AI利用に関連する諸条件が規定されました。
• セクション8.6の更新 — 最新のプライバシーポリシーへのリンクが追加されました。
• セクション10.5の更新 — 準拠法がジョージア州法に変更されました。

よくある質問と回答

有効化（アクティベーション）後も、BillingPointまたはCounselGOにアクセスできますか？
はい、可能です。5週間の併用期間が設けられており、その間は現在のシステム（BillingPointまたはCounselGO）とCounsel Exchangeの両方を利用できます。8月17日以降は、すべてのベンダー関連業務のポータルサイトがCounsel Exchangeへと一本化されます。

新しいログインアカウントを作成する必要がありますか？それとも、現在のログイン情報（認証情報）をそのまま使えますか？
新しいログインアカウントを作成する必要はありません。Counsel Exchangeへのアクセスには、現在のユーザー名を引き続き使用できます。ただし、新しいCounsel ExchangeのURLから初回ログインを行う際、パスワードの再設定が求められます。

有効化期間中に、システムの停止（ダウンタイム）は発生しますか？
いいえ、発生しません。有効化期間中に予定されているシステム停止はなく、中断することなく業務を継続できます。

有効化（アクティベーション）当日までにCounsel Exchangeの利用を開始しなかった場合、どうなりますか？
移行期間が終了すると、BillingPointおよびCounselGOへのアクセスは停止されます。それ以降のすべての業務は、Counsel Exchange上で行う必要があります。

既存のデータや請求書を、手動で移行（マイグレーション）する必要がありますか？
いいえ、必要ありません。請求書、案件、ファイルを含むすべてのデータは、自動的にCounsel Exchange上で利用可能になります。ユーザー側での特別な作業は一切不要です。

過去の請求書やレポートも、Counsel Exchange上で閲覧できますか？
はい、可能です。Counsel Exchangeから請求書、案件、レポートを含むすべての過去のデータにアクセスすることができます。

Counsel Exchangeの利用を開始する前に、トレーニングを受ける必要がありますか？
トレーニングの受講は必須ではありませんが、強く推奨されます。操作感はBillingPointやCounselGOと似ていますが、提供されている資料を確認することで、利用するチーム全体が新しいインターフェースにスムーズに慣れることができます。

アクティベーション期間中に問題が発生した場合、どこに問い合わせればよいですか？
アクティベーションプロセス中に質問、トラブルシューティング、またはサポートが必要な場合は、上記の「サポートへの問い合わせ」セクションに記載の手順に従い、Onit Supportまで連絡してください。

請求書の提出方法に変更はありますか？
全体的なプロセスに変更はありません。インターフェースは更新されていますが、請求書の提出手順は、現在行われているワークフローと同様の流れとなります。

請求ガイドラインや承認ワークフローに変更はありますか？
いいえ、変更はありません。現在適用されている請求ガイドラインおよび承認ワークフローは、引き続き変更なく適用されます。

移行期間中も、ベンダーは旧システムから請求書を提出し続けることができますか？
はい、可能です。 5週間の併用アクセス期間中は、BillingPoint/CounselGOまたはCounsel Exchangeのいずれかを通じて請求書を提出することができます。8月17日以降は、すべての提出をCounsel Exchange経由で行う必要があります。

ロールアウト期間中、Onitはどのようにして最新情報や重要な通知を行いますか？
アクティベーション期間を通じて重要な日程、リマインダー、今後の手順を含む週次アップデートなど、定期的な通知がOnitより送られます。

What is “Counsel Exchange?”

Counsel Exchange Dashboard Navigation

Counsel Exchange is the next evolution of Onit’s ebilling services. Counsel Exchange brings CounselGO and BillingPoint together with a responsive UI refresh and modern UX, improving speed, accessibility, and intuitive navigation, reducing vendor training time, and increasing adoption.

How Does Counsel Exchange Differ from CounselGO and BillingPoint?

Counsel Exchange builds on the trusted workflows customers and vendors already rely on today through CounselGO and BillingPoint.

Core workflows such as invoice submission, timekeeper and rate management, budget collaboration, file sharing, and status visibility continue within Counsel Exchange. 

What changes is the experience surrounding those workflows. 

Counsel Exchange introduces: 

• A cleaner, more modern vendor experience 
• More intuitive navigation and workflow guidance 
• Better visibility into invoice status and validation feedback 
• Enhanced collaboration between legal teams and vendors 

A scalable platform foundation for future innovation and AI-enabled capabilities 

Counsel Exchange is designed to preserve critical workflows while improving usability, consistency, and long-term scalability.

What is “Activation?”

Activation for Counsel Exchange marks the transition to a modernized vendor collaboration and e-billing experience. It brings together the core capabilities of BillingPoint and CounselGO into a single platform with a more intuitive interface, improved performance, and streamlined workflows.

This is not a migration, but a guided transition that allows vendors to begin using Counsel Exchange while existing systems remain available during rollout. With structured communications, training, and a phased timeline, activation is designed to minimize disruption and support adoption.

What is the activation process?

May 18: OnitX, SimpleLegal, and Unity customers begin receiving activation communications, timelines, and supporting materials 

June 1: BillingPoint and CounselGO vendors begin receiving activation communications, timelines, and training materials

• Note: Onit will contact vendors on behalf of customers 

June 15: In-app banners appear in BillingPoint and CounselGO to notify vendors of the upcoming activation and timeline 

July 13: Counsel Exchange is activated

• Vendors can begin using the new system 
• Legacy systems (BillingPoint and CounselGO) remain accessible during this transition period 

August 17: BillingPoint and CounselGO access is terminated

• Counsel Exchange becomes the single access point for invoice submission, reporting, and all vendor activities

What is required of OnitX, SimpleLegal, and Unity users?

• Review Activation Materials: Carefully review all Activation communications and resources provided, along with the materials in this Success Kit. These will outline key timelines, expectations, and what to anticipate during the transition to Counsel Exchange. 
• Communicate with Your Team: Notify your internal teams about the upcoming transition to ensure alignment and readiness. Onit will handle all vendor communications on your behalf; however, if you choose to proactively connect with your vendors, you are welcome to do so.
• Support Vendor Readiness: Onit will communicate directly with vendors on your behalf, but your awareness and reinforcement can help ensure engagement. Encourage vendors to review materials and complete training ahead of activation.
• Training Review (Optional): No training is required for your internal users, as there are no changes to your ELM system. However, training materials are included in this Success Kit if your team would like to review or familiarize themselves with Counsel Exchange.
• Reach Out with Questions: If you have any questions or need support at any point during Activation, please contact Support, your Customer Success Manager, or your Account Manager. 
• No Technical Setup Required: No technical action is required from your team. Activation will be managed by Onit, and vendors will be guided through access and onboarding. You can continue business as usual until Activation begins.

What is required of vendors?

• Review Activation Communications and Timeline: Carefully review all communications from Onit regarding Counsel Exchange. These will outline key dates, expectations, and when changes will occur so you can plan accordingly. 
• Complete Training and Review Materials: We strongly recommend reviewing the provided training materials and guides ahead of activation. Counsel Exchange is designed to be intuitive, but familiarizing yourself in advance will help ensure a smooth transition. 
• Prepare for the Transition: Be aware of the upcoming activation and cutoff dates for BillingPoint and CounselGO. Plan to begin using Counsel Exchange starting July 13 and fully transition all activities before legacy systems are retired. 
• Login Credential Update: Vendors will continue using the same username credentials; however, you will be required to reset your password the first time you log into Counsel Exchange.
• Watch for In-App Notifications: Pay attention to in-app banners and reminders within BillingPoint and CounselGO, as these will reinforce key dates and provide helpful prompts leading up to activation. 
• Reach Out with Questions: If you have any questions or need support, contact Onit Support using the resources provided in your communications.

Product Training and Enablement

Training

Unity Counsel Exchange: Essentials for Vendors

Product Walkthrough

When Counsel Exchange users log in, they’ll be guided through the new experience with an in-app walkthrough designed to help them get comfortable with the updated system. The walkthrough highlights the new layout, where to find key features and settings, and how to navigate common workflows so users can quickly find the tools and information they need.

Product Guides

We’re continuing to expand this library with more walkthroughs and best practices.

Counsel Exchange Master Settings User Guide
Counsel Exchange for OnitX User Guide
Counsel Exchange for SimpleLegal and Unity User Guide

Contacting Support

1. From any page within Counsel Exchange, click the blue “Get Help” button in the lower right hand corner of your screen, OR
2. Click the light blue circle in the upper right hand corner – this circle will contain your initials or profile picture. Then, click “Contact Support.” This will open the “Get Help” chat window. 
3. If the chatbot is unable to answer any of your how-to questions, you can easily use the chatbot to submit a case to the support team in the same window as the chat.

Onit Support Assistant: Counsel Exchange also includes the Onit Support Assistant, an AI-powered chat tool that answers basic “how-to” questions about the platform in multiple languages. The assistant is intended for product guidance only and does not access client data or support custom data queries. Read more about Onit’s Support Assistant here.

Updated Terms for Vendors

• Counsel Exchange will operate under updated Terms & Conditions, which will govern your use of the new platform 
• Continued use of Counsel Exchange after activation indicates acceptance of these updated terms 
• You will be prompted to review and accept the updated Terms & Conditions the first time you access Counsel Exchange 
• Updates to the Terms & Conditions reflect the transition to Counsel Exchange. Key differences include:
  • Addition of a new Section 2.1 which clarifies which Onit entity will be invoicing if you migrated over from CounselGO.
  • Addition of a new Section 9 which allows Onit to use to perform and embed AI in the Services and the terms related to such use of AI.
  • Update to Section 8.6 —  a new link to our updated Privacy Policy.
  • Update to Section 10.5 —  governing law is now the State of Georgia

Please note: these updated Terms & Conditions apply only to vendors and users accessing Counsel Exchange. There are no changes to the Terms & Conditions governing client use of OnitX, SimpleLegal, and/or Unity.

Common Questions and Answers

Will I still be able to access BillingPoint or CounselGO after activation?
Yes. There will be a 5-week dual access period where you can use both your current system (BillingPoint or CounselGO) and Counsel Exchange. After August 17, Counsel Exchange will become the single portal for all vendor activity.

Do I need to create a new login or will my existing credentials work?
No new login is required. You will use your existing username to access Counsel Exchange; however, you will be required to reset your password the first time you log in via the new Counsel Exchange URL

Is there any downtime expected during the activation period?
No. There is no planned downtime during activation, and you can continue your work without interruption.

What happens if I don’t start using Counsel Exchange by the activation date?
After the transition period ends, access to BillingPoint and CounselGO will be turned off. All activity will need to take place in Counsel Exchange.

Do I need to migrate any of my existing data or invoices?
No. All of your data—including invoices, matters, and files—will automatically be available in Counsel Exchange. No action is required on your part.

Will my historical invoices and reports still be available in Counsel Exchange?
Yes. All historical data, including invoices, matters, and reports, will be accessible in Counsel Exchange.

Is training required before I start using Counsel Exchange?
Training is not required, but it is recommended. While the experience is similar to BillingPoint and CounselGO, reviewing the provided materials will help your team get comfortable with the updated interface.

Who should I contact if I run into issues during activation?
You can reach out to Onit Support for any questions, troubleshooting, or assistance during the activation process using the steps outlined in the Contacting Support section above.

Are there any changes to how invoices are submitted?
The overall process remains the same. While the interface has been updated, invoice submission follows a similar workflow to what you use today.

Will there be any changes to billing guidelines or approval workflows?
No. Your existing billing guidelines and approval workflows will remain unchanged.

Can vendors continue submitting invoices in the legacy systems during the transition period?
Yes. During the 5-week dual access period, you can submit invoices in either BillingPoint/CounselGO or Counsel Exchange. After August 17, all submissions must be made through Counsel Exchange.

How will Onit communicate updates or important reminders during the rollout?
You can expect regular communications from Onit, including weekly updates with important dates, reminders, and next steps throughout the activation period.