Diese dreiteilige Blogserie ist ein Leitfaden für die Umsetzung eines erfolgreichen juristischen Technologieprojekts. Dies ist Teil zwei. Klicken Sie unten, um Teil eins und drei zu lesen:
Teil 1 – Projektumfang vor dem Lauf einer neuen Technologie definieren
Teil 3 – Change Management während und nach der Implementierung
Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Bereiche auf, die es bei der Implementierung einer Rechtstechnologie zu berücksichtigen gilt.
Die Einbindung von Interessengruppen ist sowohl bei der Definition von Technologieprojekten als auch bei deren Umsetzung von entscheidender Bedeutung. Wie können Sie also die wichtigsten Projektbeteiligten ermitteln und die erforderliche Zustimmung erhalten? Wie Sie im ersten Teil gelesen haben, ist die Erfassung und Analyse der Anforderungen von Interessenvertretern und Endnutzern ein entscheidender Faktor für den Erfolg bei der Entwicklung und Implementierung eines neuen Systems. Natürlich ist es möglich (und leider auch häufig der Fall), die Anforderungen an die Lösung zu skizzieren, ohne die Bedürfnisse der Interessengruppen zu berücksichtigen, aber dies birgt ein reales, aber vermeidbares Risiko des Scheiterns des Projekts.
Einige dieser Stakeholder-Gruppen oder Einzelpersonen sind möglicherweise voll und ganz dabei, unterstützen das Projekt und benötigen nur sehr wenig Management in Bezug auf ihre Erwartungen. Allerdings gibt es wahrscheinlich auch wichtige Interessengruppen, die andere Prioritäten haben oder sich gegen die Veränderungen wehren, die ein neues Software-Tool mit sich bringt.
Wenn Softwareprojekte aufgrund von Problemen mit den Beteiligten/Endnutzern nicht den erwarteten Nutzen bringen, lassen sich diese Projekte in zwei Kategorien einteilen:
- Diejenigen, die die Anforderungen der Stakeholder nicht unabhängig verifizieren („einer der Benutzer hat das gesagt, also müssen wir das tun“)
- Diejenigen, die die Projektbeteiligten und ihre Anforderungen als eine Art unbequeme Wahrheit behandeln („es gibt sie, aber wir stimmen nicht wirklich mit ihnen überein/ wollen ihnen nicht zuhören“)
Beide Positionen sind weder wünschenswert noch hilfreich, und beide lassen sich relativieren.
PROJEKTZIELE DEFINIEREN
Eine effektive Lösungsauswahl erfordert ein Verständnis der Bedürfnisse aller Beteiligten und der Endnutzer der Anwendung.
Wie im ersten Teil erläutert, trägt die Erstellung eines Scope Dokuments dazu bei, Verwirrung innerhalb des Projekts zu vermeiden, da die Erwartungen von Anfang an gesteuert werden. Mit der Erfassung der Benutzerbedürfnisse werden die Ziele des Softwarekaufs definiert und zusätzliche Projektbeteiligte können identifiziert werden.
IDENTIFIZIERUNG DER PROJEKTBETEILIGTEN
Nachdem die Projektziele definiert wurden, ermitteln Sie die relevanten Interessengruppen. Erfassen Sie deren Anforderungen sowie die Auswirkungen der Lösung auf ihre Teams. Ein erfolgreiches Projekt muss nicht nur von der Rechtsabteilung, sondern auch von oben nach unten getragen werden. Wenn die Projektbeteiligten ignoriert wurden, kann dies die erfolgreiche Implementierung Ihrer Software ernsthaft beeinträchtigen. Die Identifizierung der Stakeholder kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, da es sich dabei um Parteien handeln kann, die nicht nur auf den ersten Blick erkennbar sind. Wer sind typische Stakeholder? Die unmittelbaren Systemnutzer (bei eBilling wären dies die Buchhaltung und die Rechtsabteilung/ Legal Operations), aber auch Rechtsdienstleister und Anwaltskanzleien, der Vertrieb, die IT-Abteilung und das Beschaffungswesen sind potenzielle weitere Beteiligte.
Ein strukturierter und kohärenter Ansatz kann Ihnen helfen, die Interessengruppen und ihre Rollen zu ermitteln. Zu den Instrumenten und Techniken gehören gezielte Interviews, Multimedia-Kommunikation, Umfragen, Rollenspiele und Workshops zur Nachbereitung von Maßnahmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Stakeholder-Gruppen umfassend einbezogen und unterstützt werden.
VERWENDUNG DER INFORMATIONEN
Nachdem Sie die Anforderungen der Interessengruppen erfasst haben, geht es in der nächsten Phase darum, die Ergebnisse zu interpretieren und zu entscheiden, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen. In dieser Phase ist Ausgewogenheit wichtig: lassen Sie nicht zu, dass der Stakeholder, der am lautesten ist, die Anforderungen dominiert. Denken Sie daran, was die Rechtsabteilung zu erreichen versucht, und wählen Sie nur diejenigen Rückmeldungen aus, die dazu beitragen. Versuchen Sie zu vermeiden, dass der Projektumfang zu groß wird. Denken Sie auch daran, dass die besten Lösungen sowohl effektiv als auch effizient sind und dass ein positiver ROI ein Maßstab für den Erfolg sein wird.
Wenn Sie Zugang zu einem erfahrenen Projektmanager/Analysten haben, wird dieser in der Lage sein, die Ergebnisse der Stakeholder- und Benutzersitzungen aufzuzeichnen und zu interpretieren und die Schlussfolgerungen in die allgemeinen Projektanforderungen einfließen zu lassen.
KONTINUIERLICHE KOMMUNIKATION
Abschließend besteht die wichtige Aufgabe darin, den Beteiligten mitzuteilen, was Sie mit ihrem Feedback gemacht haben und warum. Dies ist der Schlüssel, um sie für das Projekt zu gewinnen.
Sie können es nicht immer allen Projektbeteiligten recht machen, also begründen Sie Ihre Entscheidungen, wenn Sie können, mit Daten. Die Stakeholder und insbesondere die Hauptnutzer haben es in der Hand, ob der neue Prozess Erfolg hat oder nicht. Wenn es um die Implementierung geht, brauchen Sie ihre Unterstützung, um ihre Teams und Kollegen zu ermutigen, das neue System zu nutzen. Auch wenn es ihnen vielleicht nicht gefällt, was sie hören, werden sie es zu schätzen wissen, dass Sie auf sie zugehen.
Letztendlich müssen Sie die Stakeholder auch im weiteren Verlauf des Projekts zur Validierung heranziehen, vor allem um sicherzustellen, dass das gelieferte System nicht von den vereinbarten Zielen abweicht, und um zu prüfen, ob die ursprünglichen Anforderungen noch gültig sind, da sie sich im Laufe der Zeit ändern können. Auch dies ist ein Vorteil eines Scope Dokuments. Viele Anwendungen wurden in Betrieb genommen, und die Benutzer sagten: „Toll, aber das ist nicht das, was wir jetzt brauchen!“
FAKTOREN, DIE FÜR EINE EFFEKTIVE BETEILIGUNG DER STAKEHOLDER ZU BEACHTEN SIND
- Machen Sie deutlich, was mit dem Projekt erreicht werden soll
- Identifizieren Sie die Projektbeteiligten – insbesondere deren Rollen und Verantwortlichkeiten
- Verwenden Sie relevante Erfassungsmethoden – halten Sie sie konsistent und unvoreingenommen
- Lassen Sie das Feedback in die Lösungsanforderungen einfließen – achten Sie auf Ausgewogenheit und behalten Sie die Projektziele im Blick
- Halten Sie die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden und seien Sie bereit, das Projekt anzupassen, wenn es die vereinbarten Ziele nicht erreicht
- Überprüfen Sie die Projektziele immer wieder anhand der geänderten Anforderungen der Interessengruppen.
Der dritte und letzte Beitrag in dieser Reihe befasst sich mit dem Change Management. Wenn
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